Trier les e-mails dans Outlook par expéditeur, objet, date, catégorie et taille

Notes clés

  • Organisez facilement vos e-mails selon différents critères tels que l’expéditeur, la date et la catégorie.
  • Personnalisez les règles de tri des e-mails pour rationaliser la gestion de votre boîte de réception.
  • Utilisez le filtre lu/non lu pour une meilleure visibilité des e-mails.

Améliorez votre gestion des e-mails en apprenant à trier les e-mails dans Outlook

Trier efficacement les e-mails dans Outlook peut améliorer votre productivité et éviter la surcharge de votre boîte de réception. Ce didacticiel fournit un guide complet sur la façon dont vous pouvez exploiter les fonctionnalités de tri d’Outlook pour classer et organiser efficacement vos e-mails.

Maîtriser le tri des e-mails dans Outlook

Les options de tri d’Outlook permettent aux utilisateurs d’organiser leurs e-mails en fonction de critères spécifiques, ce qui simplifie la gestion des e-mails. Examinons les étapes nécessaires pour trier efficacement les e-mails.

Étape 1 : Organiser les e-mails par expéditeur

Pour regrouper les e-mails d’un expéditeur spécifique, accédez à Affichage > Paramètres d’affichage > Courrier > Règles.

Conseil de pro : cliquez avec le bouton droit sur le fil de discussion de l’e-mail de l’expéditeur et choisissez Règles > Créer une règle pour un accès plus rapide.

Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle et définissez une condition en sélectionnant De. Nommez votre règle pour une identification facile, par exemple, Regrouper mes e-mails par expéditeur XYZ.

Sélectionnez l’adresse e-mail de l’expéditeur dans la liste déroulante, puis décidez de l’action à entreprendre : soit épingler le fil de discussion en haut de votre boîte de réception, soit le déplacer vers un dossier désigné.

Une fois vos règles définies, cliquez sur Enregistrer. Tous les e-mails de cet expéditeur seront organisés selon vos spécifications.

Étape 2 : trier les e-mails dans des dossiers spécifiques

Pour créer un dossier dédié à des expéditeurs spécifiques, répétez la méthode du clic droit sur le fil de discussion, sélectionnez Règles, puis Créer une règle. Vous pouvez créer un nouveau dossier ou acheminer les e-mails vers un dossier existant pour un accès simplifié.

Étape 3 : regrouper les e-mails par conversation

Pour afficher vos e-mails groupés par conversation, accédez à l’ onglet Affichage et activez Grouper en conversations. Cela permet d’obtenir une vue cohérente des e-mails associés, améliorant ainsi le contexte lors de la correspondance.

Étape 4 : Filtrer les e-mails pour afficher les messages non lus

Pour hiérarchiser les e-mails non lus, accédez à l’ onglet Accueil et cliquez sur l’ option Lu/Non lu. Vous pouvez également cliquer sur Filtrer et sélectionner Non lu pour afficher tous les messages non lus en même temps.

Étape 5 : Filtrage par date pour le tri par année

Bien qu’Outlook ne propose pas d’option de tri direct par année, vous pouvez utiliser le filtre Date pour organiser efficacement les e-mails provenant de périodes spécifiques.

Conseils supplémentaires

  • Révisez et ajustez régulièrement vos règles de tri pour une organisation optimale.
  • Utilisez des catégories de couleurs pour des références visuelles rapides dans le tri de vos e-mails.
  • Envisagez d’intégrer Outlook à d’autres outils de productivité pour améliorer les fonctionnalités de messagerie.

Résumé

Ce didacticiel vous a présenté les techniques efficaces pour trier et gérer vos e-mails dans Outlook. En utilisant les différentes options de tri, vous pouvez rationaliser votre expérience de messagerie et garder votre boîte de réception organisée.

Conclusion

En tirant parti des puissantes fonctionnalités de tri d’Outlook, vous pouvez améliorer votre stratégie de gestion des e-mails. La mise en œuvre de ces conseils vous permettra d’organiser votre boîte de réception, d’augmenter votre productivité et de vous concentrer sur ce qui compte le plus.

FAQ (Foire aux questions)

Puis-je personnaliser les options de tri pour différents comptes de messagerie dans Outlook ?

Oui, Outlook vous permet de personnaliser les options de tri par compte, améliorant ainsi l’organisation des e-mails en fonction de vos besoins.

Est-il possible de trier automatiquement les e-mails en fonction de règles ?

Absolument ! Vous pouvez créer des règles qui trient automatiquement les e-mails entrants dans des dossiers ou des catégories désignés en fonction de critères que vous définissez.