Seguimiento de cambios en Word y Google Docs: edición simplificada

Seguimiento de cambios es una opción incorporada en Microsoft Word que le permite monitorear los cambios realizados en un documento. El modo de sugerencia es una función similar en Google Docs. Es especialmente útil como herramienta de colaboración, pero también puede utilizarla para realizar un seguimiento de los cambios en sus propios documentos, especialmente si trabaja con diferentes versiones del mismo documento. Esta guía demuestra cómo desbloquear el poder de Seguimiento de cambios en Word y Google Docs para permitir una revisión y revisión de documentos eficiente.

Cómo habilitar el seguimiento de cambios en Microsoft Word

Para comenzar a usar el seguimiento de cambios en Microsoft Word, primero deberá habilitarlo, independientemente de la plataforma que esté utilizando para trabajar en su documento.

ordenador personal

Abra un documento y haga clic en Revisar en el menú de la cinta en la parte superior. Seleccione Seguimiento de cambios o presione Ctrl + Shift + E para activar o desactivar Seguimiento de cambios.

Si comparte su PC con otras personas y le preocupa que puedan desactivar el seguimiento de cambios en su documento, haga clic en Bloquear seguimiento. Ingrese una contraseña y luego presione Aceptar.

A continuación, haga clic en el Panel de revisión para ver los cambios que está realizando mientras edita el documento en tiempo real.

Web

Si estás usando Word para la Web, haz clic en Revisar en el menú de la cinta y luego haz clic en el menú desplegable que dice Desactivado de forma predeterminada. Seleccione Todos o Solo mío para comenzar a agregar revisiones.

Móvil

Aunque el seguimiento de cambios está disponible en la aplicación Word para Android, no puedes habilitarlo sin una suscripción a Microsoft 365. La aplicación Word para iOS solo te permite ver documentos, pero toda la edición está reservada para aquellos con una cuenta paga.

Si tienes uno, abre el documento en tu aplicación y presiona Editar en la parte inferior. (Estamos usando la aplicación de Android para este tutorial). Toque la pequeña flecha a la derecha de la barra en la parte inferior.

Toca Inicio y luego selecciona Revisar de la lista. de opciones.

Desliza el dedo hacia abajo hasta encontrar la opción Seguimiento de cambios y selecciónala.

Cómo agregar revisiones en Microsoft Word

Agregar revisiones a un documento es muy fácil. Elimine texto o reemplácelo según sea necesario, tal como lo haría normalmente al editar un documento. La diferencia al utilizar Seguimiento de cambios es que se marcarán todos los cambios que realice en el documento.

Si necesita insertar algunas instrucciones detalladas en el documento, hágalo a través de comentarios. Utilice el mouse para resaltar un fragmento de texto específico y luego haga clic en Revisar -> Nuevo comentario. Escribe la información en el cuadro de texto de la derecha.

En la aplicación de Android, agregue comentarios de forma gratuita. Vaya al texto que desea comentar, luego cambie a Revisar (como se explicó anteriormente) y toque .

Escribe tu comentario aquí y presiona el ícono Enviar. El texto se resaltará inmediatamente y el comentario será visible en la parte inferior después de tocar el texto.

Cómo mostrar u ocultar cambios rastreados en Word

Puede mostrar y ocultar los cambios realizados en un documento en la aplicación Word para escritorio, así como en la versión web.

ordenador personal

Cuando abre un documento que ha sido editado previamente con Control de cambios, las versiones más nuevas de Word no le mostrarán estos cambios de forma predeterminada (excepto los comentarios). En cambio, notarás líneas verticales rojas en los márgenes adyacentes al texto que cambió.

Pulsa sobre estas líneas para hacer visibles los cambios. Su documento puede contener varios tipos de modificaciones. El texto eliminado se marca con un tachado, mientras que el texto agregado está subrayado. Si el texto fue formateado, la información sobre el nuevo formato se agregará en el margen derecho.

Puede alternar entre los distintos modos de visualización de los cambios que se han realizado en el documento haciendo clic en Revisar -> menú desplegable Todo el marcado. Si desea ver el documento tal como estaba al principio, haga clic en Original. Seleccione Sin marcado si desea ver el texto sin los cambios. Al optar por Marcado simple solo se mostrarán las líneas verticales junto al texto.

Además, si hace clic en Revisar -> Mostrar marcado, tiene la opción de mostrar solo tipos específicos de revisiones, como Inserciones y revisiones. Eliminaciones o Formato. Además, puede optar por que todas las revisiones se muestren en Globos en el lado derecho de la pantalla.

Si desea ver solo las revisiones de una determinada persona, haga clic en Revisar -> Mostrar marcado -> Mostrar personas específicas.

Web

Una vez que cargue el archivo previamente editado en Word para Web, podrá ver inmediatamente los cambios que se han realizado. También se le notificará que el seguimiento de cambios está activado.

Cambie a la versión sutil haciendo clic en Revisar -> Vista de marcado -> Marcado simple.

Móvil

Puede ver las revisiones si abre un documento que se editó previamente con Seguimiento de cambios. También puedes continuar editando de esta manera.

Cómo aceptar o rechazar cambios en Word

Para aceptar un cambio en un documento que ha sido editado con Control de cambios, busque una revisión y haga clic derecho en ella. Seleccione Aceptar [cambio] o Rechazar [cambio], según lo que necesitas hacer.

Como alternativa, consulte la barra de herramientas de arriba (si está utilizando la aplicación de escritorio). Tendrás algunas opciones más disponibles, que vale la pena explorar. Aceptar y pasar al siguiente o Aceptar todos los cambios. Alternativamente, también existe la opción de Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento si ha terminado de editar este documento.

Lamentablemente, en dispositivos móviles no podrá aceptar ni rechazar cambios a menos que tenga una suscripción a Microsoft 365. Si lo hace, simplemente toque la revisión y seleccione el icono apropiado en el menú.

Cómo invitar a otras personas a ver o editar

Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla y luego haga clic en Compartir. nuevamente.

Deberá cargar el documento en la nube a través de OneDrive antes de poder compartirlo con otras personas.

Una vez hecho esto, haga clic en el campo Invitar personas para ingresar un nombre o dirección de correo electrónico. De forma predeterminada, cualquiera que tenga el enlace puede editar. Puede cambiar esto y permitir que solo otros vean los documentos.

Incluye un mensaje si lo deseas y decide si deseas guardar siempre los cambios automáticamente, luego presiona Compartir.

Como alternativa, haz clic en Obtener un enlace para compartir en la parte inferior para compartir fácilmente a través de tus aplicaciones de mensajería favoritas. En dispositivos móviles, el botón Compartir está en la parte inferior.

Cómo habilitar el seguimiento de cambios en Google Docs con el modo de sugerencia

En Google Docs, el seguimiento de cambios se conoce como modo de sugerencia y también está disponible en la aplicación web y en dispositivos móviles.

ordenador personal

Abra el documento y haga clic en Edición en la esquina derecha de la barra de herramientas, luego seleccione Sugiriendo.

Como alternativa, habilite el modo Sugerencias moviendo el mouse hacia el margen derecho y haciendo clic en el ícono Sugerir ediciones.

Móvil

Abra el documento y presione los tres puntos en la esquina superior derecha. Habilite el interruptor junto a Sugerir cambios.

Cómo agregar sugerencias en Google Docs

Una vez que el modo Sugerencia esté habilitado, edite el artículo como lo haría normalmente.

ordenador personal

Estas revisiones serán marcadas. El texto que elimine aparecerá tachado, mientras que el texto que agregue aparecerá subrayado. Se muestra información adicional en burbujas para cada revisión en el lateral.

También puedes dejar comentarios específicos sobre el texto seleccionando el texto en cuestión y haciendo clic en el icono + al costado del documento. mientras pasas el mouse sobre el texto.

Añade tu comentario en el cuadro. Puedes etiquetar a otros miembros de tu equipo utilizando su dirección de correo electrónico. Quien @menciones recibirá un correo electrónico invitándolo a ver el documento.

Móvil

Para comenzar a editar el documento en su dispositivo móvil, toque el ícono de edición en la esquina inferior derecha. Luego elimine, agregue texto y realice los cambios necesarios, como de costumbre.

Si necesita agregar un comentario, toque el botón + y seleccione Comentar ✓ cuando hayas terminado de editar.

Cómo aceptar o rechazar cambios en Google Docs

Cuando abres un documento que ha sido editado y ahora incluye varias sugerencias, verás cada sugerencia y su burbuja correspondiente a la derecha (si estás en una computadora de escritorio). En el móvil, estos están ocultos.

ordenador personal

Haga clic en una burbuja específica para expandirla. Para aceptar un cambio, seleccione el signo ✓, y para rechazar uno, presione la X

Una vez que se implemente una edición sugerida, el panel de comentarios asociado desaparecerá.

Para comentarios, haga clic en el botón ✓ una vez que haya editado de acuerdo con las instrucciones para eliminarlos de la vista.

Móvil

Toque una revisión y decida aceptarla o rechazarla. También puedes agregar una respuesta. En la parte superior, presiona Ver todo para ver todos los cambios, o alterna entre ellos tocando las flechas.

Cómo invitar a otras personas a ver o editar

Si desea invitar a más personas para que le ayuden a editar este documento, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

Agregue personas o grupos a través de la barra en la parte superior. En la siguiente pantalla, haga clic en el ícono de enlace a continuación y agréguelo al campo de mensaje. Decide si la persona a la que invitas puede ser un editor o simplemente un comentarista o Visor y haga clic en Enviar.

En el dispositivo móvil, toca los tres puntos en la esquina superior derecha y luego selecciona Compartir y compartir. exportar.

Seleccione Compartir para invitar a otros a ver el documento. Toque Administrar acceso para modificar la configuración de privacidad del documento y generar un enlace directo.

Copiar y pegar con control de cambios

Si se pregunta si copiar y pegar conservará los cambios realizados en un documento, la respuesta es «Sí» para Word y «No» para Google Docs.

Si está copiando y pegando en el mismo documento de Word con el Control de cambios aún activado, el texto cambiará de color y se contará como una revisión. Copiar y pegar fuera del documento original le proporcionará una copia del texto editado.

Ese no es el caso de Google Docs, donde los cambios se copiarán y pegarán independientemente de si el documento de destino es uno nuevo o el mismo documento que se ha editado.

Impresión con seguimiento de cambios

Si ha terminado de editar, sería mejor desactivar el seguimiento de cambios para que el documento pueda procesarse para su publicación, publicación o impresión.

Puedes imprimir tu documento de Word incluso si la función aún está habilitada y aún no has resuelto todas las revisiones. Asegúrese de cambiar primero a Sin marcado para que se apliquen todos los cambios y se elimine la marca de la página. Si desea imprimir el documento original antes de las revisiones, haga clic en Original.

En Google Docs, su impresión no conservará el formato existente ni mostrará las sugerencias. Solo recibirá una copia del documento original. Si los cambios han sido ratificados y marcados como realizados, sus impresiones de Google Docs saldrán limpias y reflejarán sus modificaciones.

Edición en la vía rápida

Si trabajas frecuentemente con ambas plataformas, puede que te resulte útil saber cómo convertir documentos de Google Docs a Microsoft Word (y viceversa). viceversa). Asegúrese también de consultar estas plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Microsoft y Google.

Crédito de la imagen: DepositPhotos. Todas las capturas de pantalla son de Alexandra Arici.