Revisión de ONLYOFFICE DocSpace

Este es un artículo patrocinado y fue posible gracias a ONLYOFFICE. Los contenidos y opiniones reales son los puntos de vista exclusivos del autor, quien mantiene la independencia editorial incluso cuando una publicación está patrocinada.

Descripción general de las características

ONLYOFFICE DocSpace es un espacio de trabajo colaborativo que presenta la creación y edición de documentos en tiempo real. Todo sucede en “habitaciones”. Estos son espacios de trabajo individuales para organizar archivos y miembros del equipo. El beneficio es que solo necesita establecer permisos para una habitación individual en lugar de documentos individuales.

Para una mejor colaboración, utilice las funciones de chat o realice llamadas de audio/video. Además, deje comentarios en los archivos para realizar un mejor seguimiento de los cambios y lo que debe hacerse a continuación.

Si bien ONLYOFFICE es de código abierto, es altamente compatible con los formatos de archivo de Microsoft Office. Puede crear, editar y trabajar con:

• documentos de Word
• hojas de calculo
• Presentaciones
• formularios digitales
• PDF
• libros electrónicos
• Multimedia

Si necesita cargar archivos de audio/video como parte de un proyecto, ONLYOFFICE también lo admite. Todos sus archivos relevantes están en un solo lugar.

ONLYOFFICE hace de la seguridad una prioridad. De hecho, es sorprendentemente fácil encontrar todos los detalles de seguridad directamente en la página de inicio de DocSpace. Las características de seguridad incluyen:

• Cumplimiento de privacidad de datos para los estándares GDPR e HIPAA
• Cifrado AES-256
• HTTPS
• Algoritmo de cifrado TLS
• Permisos avanzados
• JWT
• Seguimiento e informes de actividad
• Restricciones de IP
• Dominios de confianza
• 2FA
• Inicio de sesión único
• Copias de seguridad de datos

Para hacer las cosas aún más privadas, puede crear salas privadas donde todo esté completamente encriptado.

Si bien el acceso a la nube es un beneficio importante, ONLYOFFICE ofrece acceso sin conexión, gracias a las aplicaciones de Android, iOS, Windows, macOS y Linux. Actualmente, no hay una versión autohospedada disponible, pero está en proceso.

Empezando

Comenzar con ONLYOFFICE DocSpace no podría ser más fácil. Simplemente regístrese, asigne un nombre a su espacio y estará listo para comenzar a trabajar.

El tablero tiene un diseño increíblemente limpio y minimalista. Sus habitaciones y documentos más recientes se enumeran en el centro, y todas sus acciones están a la izquierda. Incluso si no crea una sala, aún puede crear, cargar y editar los diversos formatos de documentos.

Empecé creando una habitación. Pude elegir entre dos tipos: Colaboración y Personalizado. Con Collaboration, todo se configura automáticamente para colaborar. Con Custom, configura todos los detalles desde cero.

Sin embargo, el proceso para crear ambos es el mismo inicialmente. Seleccione un nombre de habitación, agregue etiquetas y cargue un ícono. Es así de simple.

Por supuesto, puede invitar a miembros al panel principal o a salas individuales en cualquier momento.

Personalización de la apariencia

Después de crear una habitación, decidí explorar un poco para ver si podía personalizar el aspecto de ONLYOFFICE DocSpace. Dentro de la configuración de DocSpace, puede elegir entre temas claros y oscuros, además de cambiar el color de énfasis. Elija entre seis colores preestablecidos o personalice acentos y botones con su propia elección de color.

Si es un usuario pago, también puede cargar el nombre y el logotipo de su empresa para crear una marca coherente en todas las herramientas de su empresa. En realidad, es muy fácil hacer ajustes en el área de la marca y hay varios tipos de logotipos (para diferentes áreas de la plataforma) que puede cargar.

Personalización adicional de ONLYOFFICE DocSpace

Era un usuario gratuito durante mi revisión, por lo que no puedo comentar demasiado sobre todas las funciones premium. Sin embargo, incluso como usuario gratuito, puede establecer sus requisitos mínimos de contraseña, activar 2FA, habilitar la seguridad IP, activar los mensajes del administrador y habilitar la duración de la sesión. Como usuario pago, obtiene acceso al historial completo de inicio de sesión y un registro de auditoría, los cuales son herramientas increíblemente útiles para administrar equipos.

Dentro de la configuración de personalización, también puede hacer lo siguiente:

• Configure copias de seguridad y restaure desde copias de seguridad, esto incluye fuentes de terceros.
• Habilitar integraciones: en este momento, solo vi 10 integraciones, pero incluían herramientas/plataformas importantes, como Dropbox, Google, LinkedIn, AWS, OneDrive y Facebook.
• Herramientas para desarrolladores: personalice aún más el tamaño de las ventanas.
• Eliminar/Desactivar: soy un gran admirador de cualquier plataforma que facilite la desactivación y eliminación de su cuenta y sus datos sin pasar por el aro.
• Pagos: administre su plan y pagos, además de ver cuánto espacio, habitaciones y usuarios está utilizando actualmente.

Editores de documentos

ONLYOFFICE DocSpace no reinventa la rueda cuando se trata de varios editores de documentos. Si ha usado Google Docs o Microsoft Office antes, estará en un territorio familiar. En muchos sentidos, en realidad me gustó un poco más el diseño de las barras de herramientas, pero esa puede ser solo mi preferencia personal.

Naturalmente, puede cargar archivos para compartir con otros o para editar. Durante mi prueba, no tuve problemas con la carga. Uso LibreOffice y Microsoft Office la mayor parte del tiempo y no tuve problemas de formato al cargar archivos existentes. Esta es una gran mejora con respecto a Google Docs, que no siempre está de acuerdo con los archivos de Microsoft Office.

Para crear algo nuevo, todo lo que tenía que hacer era hacer clic en el botón grande + y elegir el tipo de documento. Es fácil.

Al igual que con la mayoría de las plataformas basadas en la nube, DocSpace guarda todos los cambios de inmediato, por lo que no tiene que preocuparse por perder su trabajo si algo sale mal. Si está trabajando sin conexión, los cambios se cargan cuando se vuelve a conectar.

Los editores son increíblemente rápidos. Noté que tanto la edición como la carga solían ser más rápidas que Microsoft Office 365 y Google Docs. Esto es especialmente cierto con archivos de presentación grandes y hojas de cálculo más grandes.

Recomiendo encarecidamente tomar una captura de pantalla de las teclas de acceso rápido disponibles en DocSpace hasta que las aprenda. Los encontrará haciendo clic en los puntos junto a su nombre en la barra lateral izquierda y seleccionando «Teclas de acceso rápido» o presionando Ctrl+ /.

Mi única queja es que las herramientas de comunicación no son inmediatamente obvias. Tuve que leer la guía del usuario para descubrir que necesita habilitar un complemento cuando está en un documento abierto para comenzar a chatear o hacer una llamada de audio/video.

Precios

Actualmente, ONLYOFFICE DocSpace ofrece dos planes:

• Inicio gratuito: solo por tiempo limitado.
• Negocios: $30/administrador o usuario avanzado. Actualmente, solo cuesta $ 15 por administrador o usuario avanzado.

Ambos planes ofrecen usuarios regulares ilimitados. El plan Business ofrece administradores, usuarios avanzados, salas y usuarios ilimitados por sala. Además, obtiene 100 GB de almacenamiento por administrador/usuario avanzado.

El plan gratuito lo limita a 2 GB de almacenamiento, 1 administrador, 2 usuarios avanzados y hasta 12 salas. Además, no puede personalizar la marca y el soporte solo está disponible a través del foro de la comunidad.

Pensamientos finales

En general, ONLYOFFICE DocSpace es una buena alternativa a Google Docs e incluso a Microsoft Office 365 en términos de gestión, creación y edición de documentos. El diseño es mucho más limpio y fácil de usar, y es perfecto para equipos.

Otro beneficio es el enfoque en la seguridad y la privacidad. También es sorprendentemente rentable, ya que no tiene que pagar por los usuarios estándar.

Pruebe ONLYOFFICE DocSpace y comience a crear salas colaborativas para su equipo.