La gran revisión de OneDrive de Microsoft: nueva interfaz de usuario, integración de Copilot y más

Qué saber

• Microsoft lanzó la tercera generación de su almacenamiento en la nube OneDrive el 3 de octubre de 2023.
• Integra el nuevo sistema Copilot impulsado por IA, presenta el diseño «Fluent» y ofrece mejoras significativas para las empresas que utilizan documentos en la nube.

OneDrive alberga una cantidad astronómica de archivos, dirigidos tanto a usuarios habituales como a empresas, con la asombrosa cifra de 2 mil millones de archivos cargados cada día. Microsoft ahora le está dando a OneDrive para empresas un cambio de imagen muy necesario, incorporando numerosas mejoras fáciles de usar que mejorarán en gran medida la administración y utilización de archivos en la web, Windows y las aplicaciones de Microsoft Office.

Página iluminada «Para ti»

La aplicación web principal OneDrive se está renovando con un nuevo diseño Fluent que se alinea estrechamente con la interfaz de Windows 11 y las actualizaciones recientes de la aplicación Office. Está diseñado para integrarse perfectamente con los últimos cambios del Explorador de archivos. Además, hay una nueva sección «Para ti» impulsada por IA que ofrece recomendaciones de archivos, similares a las que encontrarías en el Explorador de archivos.

Ahora, encontrará archivos cruciales para su jornada laboral inmediatamente en esta sección, ya sea que residan en su OneDrive, Teams o en otro lugar. Básicamente, Microsoft ha transformado OneDrive en un centro central para descubrir y administrar todos sus archivos.

Integración del copiloto y planes futuros

Microsoft está desarrollando activamente nuevas capacidades de Copilot diseñadas para ayudar a los usuarios a localizar lo que necesitan y mantener su organización digital. Considere este escenario: se ha unido a un nuevo proyecto llamado «Crecimiento» y necesita ponerse al día rápidamente con todo lo que hay que saber al respecto. Cuando recurre a Copilot y solicita «Mostrar todos los archivos compartidos conmigo relacionados con el crecimiento del proyecto durante la semana pasada», Copilot no solo ayuda a localizar los archivos relevantes sino que también comprende el deseo del usuario de organizarlos en una nueva carpeta. Copilot procede a crear la carpeta y sugiere archivos adicionales asociados con Project Growth que pueden no haberse incluido en la búsqueda inicial. Esto transforma una búsqueda simple en lenguaje natural en un depósito de conocimientos personalizado para el crecimiento del proyecto.

Cuando llega el momento de compartir estos archivos con otras personas, Copilot puede generar resúmenes para incluirlos en los enlaces compartidos, ofreciendo a los colegas un contexto valioso. Copilot simplifica el proceso de mantenerse informado sobre cambios importantes en el contenido del usuario. Imagine un resumen diario en OneDrive que resalte los archivos compartidos recientemente, las modificaciones de los archivos compartidos por el usuario, los comentarios recientes, los documentos pertinentes para las próximas reuniones y las recomendaciones para acciones de seguimiento. Todo está a tu alcance para concentrarte en completar tu trabajo, en lugar de reunir partes del mismo de diferentes fuentes.

El futuro de Copilot en OneDrive tiene el potencial de optimizar significativamente la forma en que los usuarios recopilan, administran y transfieren conocimientos, ahorrándoles en última instancia un tiempo valioso. Microsoft compartirá información sobre nuevos desarrollos en los próximos meses.

Colaboración mejorada

La vista web actualizada también ofrece una vista compartida renovada, que abarca todos los archivos compartidos a través de Teams, correos electrónicos y otros métodos para compartir documentos de Office. Compartir archivos se ha vuelto más sencillo, con una gestión de permisos optimizada.

Para aquellos que colaboran mucho, existe una ingeniosa «vista de personas» que simplifica la búsqueda de archivos compartidos con colegas. Simplemente puede buscar su rostro o su nombre y filtrar esta vista por nombre o priorizar a los colegas con los que trabaja estrechamente.

La búsqueda en OneDrive también se está renovando con mejoras de IA, lo que simplifica la localización de fotos de sus amigos y familiares almacenadas en el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. Actualmente, los consumidores están probando estas mejoras en una vista previa limitada, con una vista previa pública programada para principios de 2024.

Crea, personaliza y organiza mejor

La creación de archivos en OneDrive también se está actualizando. El próximo verano, un nuevo botón «agregar nuevo» ofrecerá una lista de sugerencias de plantillas para presentaciones y otros documentos. Puedes pasar el cursor sobre estas plantillas para obtener una vista previa de ellas o empezar desde cero.

Otra característica interesante le permite personalizar los colores de las carpetas, que sus compañeros de trabajo también pueden ver cuando comparte carpetas con ellos.

Podría decirse que la adición más útil es la capacidad de marcar archivos de OneDrive como favoritos, que se sincronizarán en Windows 11, OneDrive en la web y otras plataformas. Entonces, si marcó como favorita una carpeta de OneDrive en el Explorador de archivos de Windows 11, la encontrará en su lista de favoritos en la versión web de OneDrive.

Optimizaciones de calidad de vida

OneDrive también se está volviendo más rápido y fácil de usar, con soporte sin conexión mejorado. Microsoft afirma que OneDrive en la web se inicia dos veces más rápido y ofrece clasificación instantánea, desplazamiento más fluido y funcionalidad sin conexión mejorada. Pronto podrás acceder a OneDrive en tu navegador incluso sin conexión a Internet. Tanto el modo fuera de línea como Files On-Demand, que anteriormente eran exclusivos de la aplicación de escritorio principal OneDrive, estarán disponibles a principios de 2024.

Más para usuarios empresariales

Los usuarios empresariales de OneDrive han solicitado durante mucho tiempo la posibilidad de abrir cualquier documento de OneDrive en la web en aplicaciones de escritorio nativas. Microsoft hará esto posible en diciembre, permitiéndole abrir archivos como archivos CAD y PDF. Además, una nueva vista de medios consolidará todas las fotos y videos en una sola ubicación.

Esta experiencia mejorada de OneDrive pronto se extenderá a la sección de archivos de Microsoft Teams y al área de navegación de archivos de Outlook, que se espera que esté disponible en diciembre.

Más seguro y protegido

En medio del avance hacia el trabajo remoto y la creciente dependencia del intercambio de archivos, la seguridad es de suma importancia. Las funciones más recientes del complemento SharePoint Advanced Management (SAM) brindan a los administradores los medios para proteger el contenido evitando la exposición excesiva, mejorando el control de acceso cuando sea necesario, supervisando las prácticas de intercambio y facilitando la migración segura de contenido durante fusiones y adquisiciones corporativas. Actualmente, los usuarios de OneDrive de todo el mundo pueden acceder a estas capacidades, a menos que se especifique lo contrario.

¡Y esto completa la actualización actual sobre la revisión de OneDrive! Se implementarán más actualizaciones en un futuro próximo y estamos aquí para cubrirlas todas. Entonces, ¡estén atentos a Nerds Chalk para obtener más noticias tecnológicas!