Cómo crear, usar y eliminar filtros en hojas de cálculo de Google

Cuando se trata de una gran cantidad de datos y valores en una hoja de cálculo, es posible que desee administrar cómo los ve mejor. Ingrese Filtros. Los filtros dentro de Google Sheets permiten a los usuarios analizar grandes conjuntos de datos de manera más eficiente al separar temporalmente los datos menos significativos de la hoja de cálculo.

En esta publicación, lo ayudaremos a simplificar el proceso de creación de filtros en Hojas de cálculo de Google, usando diferentes opciones de filtrado, cómo la función difiere de las vistas de filtro y cómo usarlas también.

¿Qué son los filtros dentro de Google Sheets?

Los filtros le permiten encontrar algo que está buscando dentro de su hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google. Si ha agregado una gran cantidad de datos a su hoja de cálculo y tiene dificultades para ubicar un determinado carácter o valor, puede usar filtros para especificar los criterios que empleará Sheets para obtener los resultados deseados. De esta manera, puede ocultar datos de las Hojas que no desea ver para que solo las cosas que busca estén visibles en la pantalla.

Puede crear filtros basados ​​en diferentes condiciones, puntos de datos o colores, y cuando los aplique, la hoja recién formateada será visible no solo para usted sino para todos los que tengan acceso para ver su hoja de cálculo.

Cómo crear un filtro en el sitio web de Google Sheets

La capacidad de crear filtros está disponible en Hojas de cálculo de Google en la web y al usar la aplicación Hojas de cálculo de Google en el teléfono. En esta sección, nos limitaremos a crear filtros en la web y explicaremos cómo puede hacerlo en la aplicación Hojas de cálculo de Google más adelante.

Si desea agregar un filtro a su hoja de cálculo, cualquier persona con la que esté compartiendo la hoja de cálculo puede ver y acceder a este filtro. Antes de crear un filtro, debe seleccionar un rango de celdas en las que puede crear un filtro. Para esto, abra una hoja de cálculo que desee editar en Hojas de cálculo de Google y seleccione manualmente las celdas para las que desea crear un filtro seleccionando una celda y arrastrando el cursor a lo largo de su selección.

Si desea seleccionar columnas enteras, haga clic en los encabezados de columna en la parte superior y para seleccionar varias, mantenga presionada la tecla Ctrl o CMD en su teclado cuando seleccione las columnas deseadas.

Para seleccionar todas las celdas en la hoja de cálculo, haga clic en el rectángulo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo donde la columna A y la fila 1 se encuentran fuera del área de la hoja de cálculo.

Cuando haya seleccionado el rango de celdas deseado, puede crear un filtro haciendo clic en la pestaña Datos de la barra de herramientas en la parte superior y luego seleccionando Crear un filtro .

Cuando lo haga, verá íconos de filtro en la parte superior de las columnas que seleccionó para crearlos. Luego deberá personalizar los filtros para cada una de las columnas según sus requisitos.

Para comenzar a filtrar una columna, haga clic en el ícono de filtro presente dentro del encabezado de esa columna en particular.

Ahora podrá filtrar sus datos a partir de las siguientes opciones:

• Filtrar por color
• Filtrar por condición
• Filtrar por valores

Explicaremos qué hace cada una de estas opciones y cómo usarlas a continuación.

1. Filtrar por color

Cuando seleccione esta opción, podrá ubicar celdas en una columna que están marcadas con un color específico.

Puede especificar el color dentro de Color de relleno o Color de texto para filtrar los conjuntos de datos que está buscando dentro de la hoja de cálculo.

Cuando selecciona un color para filtrar la columna, solo las filas y las celdas que presentan el color seleccionado se mostrarán dentro de la hoja de cálculo.

2. Filtrar por condición

Esta opción le permite filtrar celdas que contienen textos, números, fechas o fórmulas específicas. También puede usar este filtro para seleccionar celdas en blanco. Para obtener más opciones, haga clic en la opción Filtrar por condición y esto revelará un menú desplegable desde donde puede elegir una condición.

Para seleccionar una condición, haga clic en Ninguno .

Desde allí, puede elegir criterios específicos de estas opciones:

Para celdas vacías : si desea filtrar celdas con o sin celdas en blanco, seleccione Está vacío o No está vacío en el menú desplegable.

Para celdas con textos : si está tratando con caracteres textuales, puede filtrar la columna buscando textos que contengan ciertos caracteres, comiencen o terminen con una palabra/letra, o tengan exactamente el conjunto específico de palabras que menciona. Puede hacerlo seleccionando cualquiera de las opciones que desee: el texto contiene , el texto no contiene , el texto comienza con , el texto termina con y el texto es exactamente .

Cuando seleccione estos criterios, obtendrá un cuadro de texto a continuación para ingresar las palabras, caracteres o letras como parámetro.

Para celdas con fechas : si la columna que está filtrando tiene fechas enumeradas dentro de sus celdas, puede filtrarla desde estas opciones: la fecha es , la fecha es anterior y la fecha es posterior .

Cuando seleccione cualquiera de estas opciones, obtendrá un menú de fecha donde puede elegir un período o una fecha específica del menú desplegable.

Para celdas con números : si las celdas de una columna que está filtrando tienen números, puede elegir entre los siguientes criterios para filtrar las celdas: mayor que , mayor o igual que , menor que , menor o igual que Es igual a , No es igual a , Está entre , y No está entre .

Al seleccionar cualquiera de estas opciones, aparecerá un cuadro de «Valor o fórmula» donde puede escribir los parámetros deseados.

Para celdas con una fórmula : si está buscando celdas que albergan una determinada fórmula, puede filtrar la columna usando la opción Fórmula personalizada del menú desplegable donde puede ingresar la fórmula y ver las celdas que la incluyen.

En el cuadro «Valor o fórmula» que aparece a continuación, escriba la fórmula que desea buscar.

3. Filtrar por valores

Quizás una forma más fácil de filtrar columnas basadas en números es usar la opción Filtrar por valores .

Cuando seleccione esta opción de filtrado, verá todos los valores que se especifican dentro de las celdas de la columna seleccionada. Estos valores se seleccionarán de forma predeterminada para indicar que todas las celdas están actualmente visibles. Si elige ocultar ciertos valores de la columna, haga clic en ellos.

Según el número de valores disponibles en la columna, puede hacer clic en Seleccionar todo o Borrar para seleccionar todos los valores u ocultar todos los valores respectivamente de la columna.

Cuando haya terminado de seleccionar el filtro deseado, haga clic en Aceptar en la parte inferior del menú de desbordamiento de filtros.

Su hoja de cálculo ahora estará alineada de la forma en que filtró usando las opciones anteriores.

Puede personalizar otras columnas de la hoja eligiendo una opción de filtro e ingresando parámetros de la misma manera que arriba.

Cómo crear un filtro en la aplicación Hojas de cálculo de Google en Android y iPhone

También puede usar filtros con la aplicación Hojas de cálculo de Google en su teléfono. Para usarlos, abra la aplicación Hojas de cálculo de Google en su dispositivo Android o iPhone y seleccione una hoja de cálculo que desee editar.

Cuando se abra la hoja de cálculo, toque el ícono de 3 puntos en la esquina superior derecha.

En la barra lateral que aparece a la derecha, toca en Crear un filtro .

Ahora verá iconos de filtro visibles en los encabezados de todas las columnas de la hoja de cálculo. A diferencia de la web, no puede crear un filtro para una columna específica en la aplicación. Cuando usa la opción Crear un filtro, Hojas de cálculo agregará filtros a cada columna de su hoja de cálculo.

Para personalizar un filtro en una columna, toque el icono de filtro correspondiente a esa columna.

Verá las opciones de filtrado en un cuadro emergente que aparece en la mitad inferior de la pantalla. Similar a las opciones en la web, obtendrá opciones para filtrar por condición, color o valores.

Cuando seleccione Filtrar por condición , podrá seleccionar los criterios deseados para filtrar el conjunto de datos y luego agregar los parámetros requeridos para obtener los resultados.

Cuando selecciona Filtrar por color , puede seleccionar Color de relleno o Color de texto y elegir el color del que desea filtrar los valores.

Aunque la opción Filtrar por valores no está etiquetada, se puede usar seleccionando los valores deseados de los existentes en las celdas de la columna. Estos valores se enumerarán debajo de la sección «Filtrar por color», como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Dependiendo de la cantidad de valores para elegir, puede usar las opciones Seleccionar todo o Borrar para elegir sus valores preferidos para filtrar los conjuntos de datos.

Una vez que haya creado los filtros necesarios, toque la marca de verificación en la esquina superior izquierda para confirmar los cambios.

La hoja de cálculo ahora se reorganizará en función de los filtros que haya personalizado en ella.

Qué sucede cuando creas un filtro

Cuando crea un filtro dentro de Hojas de cálculo de Google, solo las filas y celdas de la columna que cumplan con los criterios que mencionó en el filtro serán visibles dentro de la hoja de cálculo. El resto de celdas de la columna así como sus respectivas filas permanecerán ocultas mientras se aplique el filtro.

Las columnas filtradas presentarán un ícono similar a un embudo en lugar del ícono de filtro dentro del encabezado de la columna en la parte superior.

Los filtros que crea y personaliza no son temporales, lo que significa que puede verlos cuando acceda a la misma hoja de cálculo en el futuro. Esto también significa que cualquiera que tenga acceso a esta hoja de cálculo también puede ver los filtros que aplicó y cambiarlos si tiene permisos de edición.

Si desea agregar filtros a otras columnas cuando hay un filtro existente en una columna de la hoja de cálculo, primero deberá eliminarlo y luego crear filtros en más columnas. Del mismo modo, si tiene filtros en varias columnas, no podrá eliminar un filtro de una columna y conservar el resto; la eliminación de un filtro ocurre en toda la hoja de cálculo.

Filtro vs Vista de filtro: ¿Cuál es la diferencia?

Los filtros son útiles cuando analiza datos en una hoja de cálculo a la que solo usted tiene acceso. Si está colaborando con otras personas en una hoja de cálculo, usar filtros u ordenar columnas cambiará la vista para todos los que tengan acceso a la hoja y, si tienen privilegios de edición, también podrán cambiar el filtro por su cuenta. Sin embargo, los usuarios que solo tienen acceso de visualización a la hoja de cálculo no podrán aplicar o cambiar filtros aquí.

Para una experiencia de colaboración fluida, Google Sheets ofrece una opción de vista de filtro que las personas pueden usar alternativamente. Con Filter Views, podrá crear filtros personalizados que resalten conjuntos de datos específicos sin cambiar realmente la vista original de la hoja de cálculo. A diferencia de los filtros, las vistas de filtro no afectan la apariencia de la hoja de cálculo para otras personas con las que está colaborando, ya que solo se aplican temporalmente.

A diferencia de los filtros, puede crear y guardar múltiples vistas de filtro para ver diferentes conjuntos de datos. Las vistas de filtro también pueden ser aplicadas por usuarios que solo tienen acceso para ver una hoja de cálculo, lo que no es posible con los filtros. También puede duplicar una vista y modificarla para mostrar otros conjuntos de datos y también puede compartirlos con otros para que puedan obtener la misma vista de la hoja de cálculo que usted sin alterar la vista original.

Cómo crear una Vista de filtro en Hojas de cálculo de Google

Como se explicó anteriormente, Filter View funciona de manera similar a Filters en Google Sheets sin modificar el contenido real o la vista de la hoja de cálculo. De esta forma, puede analizar un conjunto específico de puntos de datos sin aplicar el filtro de forma permanente en la hoja. Filter View ofrece el mismo tipo de opciones de filtro que Filters on Google Sheets; lo que significa que puede usar las opciones Filtrar por color, Filtrar por condición y Filtrar por valores de manera similar a como agrega parámetros para los filtros.

Antes de crear una vista de filtro, seleccione un rango de celdas donde desea aplicar la vista. Selecciona columnas enteras haciendo clic en la barra de herramientas de la columna o selecciona toda la hoja haciendo clic en el rectángulo donde la columna A y la fila 1 se encuentran fuera de la hoja.

Cuando se selecciona un rango de celdas, haga clic en la pestaña Datos de la barra de herramientas superior y vaya a Vistas de filtro > Crear nueva vista de filtro .

Ahora verá una barra negra en la parte superior, fuera del área de la hoja de cálculo con filas y columnas ahora marcadas en tonos gris oscuro.

De forma similar a los filtros, verá un icono de filtro dentro de cada uno de los encabezados de columna que seleccionó para crear la vista de filtro.

Para personalizar una columna con una vista de filtro, haga clic en un icono de filtro dentro del encabezado de la columna que desea filtrar.

Al igual que con los Filtros, seleccione cómo desea filtrar la vista de la hoja de cálculo desde estas opciones: Filtrar por color , Filtrar por condición y Filtrar por valores .

Después de seleccionar su opción de filtro, especifique los parámetros que deben pasar las celdas para mostrarse dentro de la hoja de cálculo.

Una vez listo, haga clic en Aceptar para aplicar la vista de filtro a la columna seleccionada.

La hoja de cálculo ahora se reorganizará en función de la vista de filtro que establezca.

Según el número de columnas para las que creó una vista de filtro, es posible que deba repetir este paso para personalizarlas una por una. También puede crear más vistas de filtro para otras columnas en una hoja de cálculo para ver conjuntos de datos independientes en diferentes momentos.

Cómo eliminar filtros y vistas de filtros en hojas de cálculo de Google

Los filtros y las vistas de filtros funcionan de manera similar en términos de funcionalidad, pero si desea deshabilitarlos o eliminarlos, el proceso es diferente para ambos.

Quitar filtros de hojas de cálculo de Google

Si había creado un filtro en una columna con atributos específicos, puede eliminar los atributos para restablecer el filtro o eliminar el filtro por completo de la hoja de cálculo.

Para restablecer un filtro en una columna existente con un filtro, haga clic en el icono Filtro en el encabezado de la columna.

Ahora, haga clic en la opción de filtrado que eligió para analizar los puntos de datos y seleccione Ninguno en el menú desplegable que aparece debajo de la opción de filtrado.

Para confirmar el restablecimiento, haga clic en Aceptar .

La columna se restablecerá a su vista original, pero el icono de filtro seguirá estando visible.

Para eliminar el icono de filtro de la columna, haga clic en la pestaña Datos de la barra de herramientas superior y seleccione Eliminar filtro .

Hojas de cálculo de Google ahora eliminará los filtros en todas las columnas de su hoja de cálculo. Al eliminar un filtro de una columna, solo debe tener en cuenta que los filtros en otras columnas también se eliminarán.

Eliminar vistas de filtro de hojas de cálculo de Google

Si ha creado una vista de filtro, tiene la opción de cerrarla por ahora sin necesidad de eliminarla de su hoja de cálculo. También puede cambiar de una vista de filtro a otra dentro de la misma hoja de cálculo o eliminar una vista de filtro para que deje de mostrarse en Hojas de cálculo de Google.

Para deshabilitar la vista de filtro actual desde una hoja de cálculo, haga clic en el ícono x en la esquina superior derecha dentro de la barra gris oscuro en la parte superior.

Esto cerrará la vista de filtro y la devolverá a la vista original de la hoja de cálculo.

Si tiene varias vistas de filtro y desea eliminar una de ellas, aplique primero la vista que desea eliminar. Después de aplicarlo, haga clic en la pestaña Datos en la barra de herramientas superior y vaya a Vistas de filtro > Opciones de vista de filtro > Eliminar .

La vista de filtro activa ahora se eliminará de la hoja.

Si desea eliminar todas las vistas de filtro de su hoja de cálculo, haga clic en la pestaña Datos en la barra de herramientas superior y vaya a Vistas de filtro > Eliminar todas las vistas de filtro .

Todas las vistas de filtro que haya creado dentro de la hoja de cálculo ahora se eliminarán y ya no podrá aplicarlas en Hojas de cálculo de Google.

Eso es todo lo que necesita saber sobre el uso de filtros en Hojas de cálculo de Google.