Saque sus proyectos de su correo electrónico con CoordinateHQ

En el panorama del servicio al cliente, el conjunto de herramientas tradicional para la colaboración con el cliente necesita una actualización. Al depender de herramientas inconexas, los equipos enfrentan desafíos con el flujo de información, la comunicación y la eficiencia general del proyecto. Si bien existen muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, CoordinateHQ se ha desarrollado especialmente para agilizar la colaboración entre empresas y partes externas, como clientes y autónomos. Tuvimos la oportunidad de probar el software y compartir nuestras impresiones en esta revisión.

Este es un artículo patrocinado y fue posible gracias a CoordinateHQ. Los contenidos y opiniones reales son opinión exclusiva del autor, quien mantiene la independencia editorial incluso cuando una publicación está patrocinada.

¿Qué es CoordinateHQ?

Lanzado en 2020 por los veteranos en gestión de clientes Rick Morrison (CEO) y Jud Gardner (CTO), CoordinateHQ tiene como objetivo transformar las operaciones de servicio al cliente en todas las industrias. Inspirada en su propia experiencia al superar las limitaciones de las herramientas de colaboración tradicionales, la plataforma ofrece una solución novedosa para agilizar la comunicación y la gestión de proyectos con clientes externos.

Diseñado pensando en los usuarios, CoordinateHQ presenta una interfaz sencilla e intuitiva para una adopción rápida y sencilla. Su enfoque en la colaboración permite a los clientes acceder a los detalles del proyecto en tiempo real, lo que facilita una colaboración perfecta. Al reemplazar los largos intercambios de correo electrónico, esta herramienta fomenta la comunicación transparente y mejora la eficiencia de la colaboración.

Empezando

Si está listo para probar CoordinateHQ , diríjase al sitio web oficial y haga clic en el botón Comenzar gratis en la esquina superior derecha. Agregue su correo electrónico del trabajo o regístrese con su cuenta de Google si la usa con fines comerciales. Eso es todo lo que necesita hacer para desbloquear su prueba gratuita de dos semanas de CoordinateHQ, que le brinda acceso a la mayoría de las funciones que necesitará para hacer despegar su primer proyecto. Tengo que darles puntos importantes por no solicitar los datos de su tarjeta de crédito antes de que tengan la oportunidad de ver de qué se trata la herramienta.

CoordinateHQ hace todo lo posible para que se sienta como en casa. Una vez que inicias sesión en la plataforma, esta te guía activamente a través de sus funciones, ayudándote a familiarizarte rápidamente con ellas. Comencé con el video introductorio, luego fui avanzando en las minitareas, que incluyen crear un proyecto e invitar al primer colaborador. Puede hacer esto para obtener la máxima eficiencia o continuar explorando la herramienta por su cuenta, si prefiere esta ruta. Hice una mezcla de ambos.

Definiendo su experiencia de usuario

Al principio, la interfaz de CoordinateHQ parece un poco decepcionante. Con una combinación de colores neutros compuesta principalmente por elementos negros, blancos y grises, está destinado a enfatizar la funcionalidad. Afortunadamente, puedes inyectarle un poco de grito. Para una integración perfecta de la marca, CoordinateHQ permite a los usuarios cargar el logotipo de su empresa y elegir colores que reflejen la paleta de su marca.

Personalice la plataforma a través de la página de configuración dedicada. Haga clic en su nombre en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Configuración . En Configuración de la cuenta en el menú de la izquierda, haga clic en Su logotipo y marca .

Creando un proyecto

La interfaz intuitiva de CoordinateHQ permite una fácil creación de proyectos. Navegue hasta el menú Proyecto y seleccione Agregar proyecto para iniciar su primer proyecto. Asegúrate de consultar también la sección Plantillas , ya que encontré un par de opciones realmente útiles. Para este artículo, utilicé la Plantilla de proyecto de diseño para clientes .

Esto crea automáticamente un esquema de proyecto para usted. Puede trabajar para completarlo con los detalles únicos de su proyecto, incluidos resumen, objetivos, etc. Aunque tengo que admitir que soy más partidario del diseño estilo tarjeta de aplicaciones como Trello, el diseño del esquema del proyecto de CoordinateHQ sin lugar a dudas hace el trabajo. .

Desde la página del proyecto, puedes agregar colaboradores ya sea como Clientes (externos) o miembros de Tu Equipo (que agregaste previamente a través de la configuración). Una vez que inician sesión en CoordinateHQ, también pueden acceder al esquema del proyecto y más, según su función. Modificar los permisos de un usuario en la configuración. El Administrador de facturación tiene el nivel de acceso más alto, mientras que un Gerente solo puede acceder a proyectos de los que es propietario o colaborador.

Agregar una tarea

Para comenzar a agregar nuevas tareas, haga clic en el botón Editar plan . Agregue una descripción para su tarea y una fecha de vencimiento si lo desea. También puedes incluir una lista de verificación, adjuntar archivos o agregar etiquetas. No olvides asignarlo a alguien, incluidos clientes o miembros del equipo interno.

CoordinateHQ tiene una opción útil, donde asigna roles a las personas que trabajan en su proyecto para administrar fácilmente las responsabilidades comunes en un proyecto. Vaya a Configuración y haga clic en Funciones del proyecto en Gestión de datos . La función predeterminada es Gerente de proyecto y esta es una función que no puede editar (aunque puede asignarle funciones adicionales desde la página del proyecto).

Esta función se asigna automáticamente al Administrador de facturación , pero puede crear otras funciones, como Cliente o Diseñador . Luego, conecte la dirección de correo electrónico de un colaborador a una función, para no tener que recordar siempre quién es quién.

Cuando asignas un rol a una tarea, el sistema lo reasignará automáticamente al usuario que ocupa ese puesto. Por ejemplo, puede asignar una tarea de rediseño de logotipo a Designer . Si anteriormente asignaste esta función a uno de los miembros de tu equipo, su nombre ahora aparecerá cuando pases el cursor sobre la tarea.

Cuando finalice una tarea, sus colaboradores externos podrán ver una notificación en su propio panel de CoordinateHQ para comenzar a enviar mensajes de inmediato a los miembros del equipo asignados. Esto se parece mucho a interactuar en tiempo real, donde no tienes que actualizar compulsivamente tu bandeja de entrada para ver las últimas noticias sobre tu proyecto.

Configurar el flujo de trabajo

CoordinateHQ garantiza que nunca se pierda actualizaciones importantes de sus clientes, incluso cuando no esté revisando constantemente su correo electrónico. Usted y su equipo (incluidos los clientes) tienen una única fuente para los detalles, actualizaciones y elementos procesables de su proyecto. Ya no tendrá que buscar en su bandeja de entrada ni preguntarse dónde se encuentra la última versión de un archivo, lo que dará como resultado flujos de trabajo más fluidos y menos pérdida de tiempo.

Para dar un ejemplo de cómo puede mejorar su flujo de trabajo con CoordinateHQ, digamos que está rediseñando el portal web de su cliente y necesita saber cada vez que un nuevo producto ingresa a su tienda electrónica. Tu cliente no tendrá que enviarte un correo electrónico aparte cada vez que aparezca un nuevo producto en su distribución. En su lugar, puede crear un formulario en CoordinateHQ a través de la configuración. En Gestión de datos , navegue hasta Formularios y agregue los campos de información deseados al formulario. Por ejemplo, Nombre del producto y Precio .

De vuelta en su panel de CoordinateHQ, puede agregar un enlace de acción que iniciará el formulario. Esto significa que los clientes pueden agregar la información directamente desde su panel de CoordinateHQ. Completar el formulario crea automáticamente una nueva tarea en el esquema de su proyecto, capturando todos los detalles para su uso posterior. Es súper fácil y conveniente, y solo toma unos minutos configurarlo. También puede insertar formularios en tareas.

Si bien los participantes del proyecto reciben correos electrónicos de progreso con las últimas actualizaciones y nuevas tareas de CoordinateHQ, es mucho más fácil rastrear los correos electrónicos de una fuente que estar atento a los innumerables hilos de correo electrónico de varias partes que pueden o no estar relacionados con ese proyecto específico.

Gestionando sus proyectos

Cuando se trata de gestionar sus proyectos, CoordinateHQ lo hace muy fácil. Haga clic en Proyectos en el menú superior para obtener rápidamente una descripción general de todos sus proyectos hasta el momento. Puede ver información de un vistazo, como Estado del proyecto , Etiquetas , Administrador, etc. Puede usar filtros para ver proyectos según ciertos criterios. Para ver todas sus tareas, puede cambiar a la pestaña Tareas .

Si desea agregar aún más información a la tabla, haga clic en el ícono con forma de engranaje en la esquina superior derecha. Agregué el campo % de tareas completadas . ¿Pero qué pasa si quieres agregar algo que no está en la lista?

Puede ir a configuración y luego hacer clic en Campos personalizados en Gestión de datos . Puedes introducir, por ejemplo, una casilla de verificación para saber si el proyecto fue pagado o no.

Cuando regrese a la vista de proyectos y haga clic en el ícono de ajustes, debería ver la opción para agregar la casilla de verificación a la tabla.

Precios

Una vez que caduque la prueba gratuita, deberá actualizar a un plan pago si desea seguir usando CoordinateHQ. Hay un paquete Pro a $65 por usuario por mes, que desbloquea algunas opciones más, incluida la capacidad de configurar un nombre de dominio personalizado y hasta 100 GB de almacenamiento de archivos.

CoordinateHQ también ofrece un nivel Empresarial, pero deberá comunicarse con su equipo de ventas para discutir detalles específicos.

Pensamientos finales

Durante el tiempo que usé CoordinateHQ, descubrí que la herramienta promueve una gestión eficiente de proyectos al fomentar una comunicación clara, una gestión de tareas organizada y una colaboración en tiempo real, lo que en última instancia conduce a una finalización más rápida de los proyectos.

A diferencia del correo electrónico, donde las actualizaciones pueden quedar ocultas o perderse fácilmente, CoordinateHQ ofrece información de actividad en tiempo real, manteniendo a todos informados sobre los últimos desarrollos del proyecto y minimizando la necesidad de correos electrónicos y actualizaciones de estado. ¡Solo necesita recordar revisar su panel de CoordinateHQ todos los días!

La facilidad de uso de la plataforma es lo que realmente me impresionó. Además, si alguna vez te quedas atascado, puedes conectarte fácilmente con CoordinateHQ para una sesión individual, un verdadero salvavidas en determinadas situaciones.

Si bien la interfaz me impresionó en general, la adición manual de campos, como descripciones de tareas, fue un poco tediosa. Parecía un paso adicional que podría haberse eliminado fácilmente agregando un campo para la descripción de la tarea de forma predeterminada. También noté que no hay una opción de vista de calendario para ver tus proyectos en una línea de tiempo, por lo que es posible que tengas que confiar en una herramienta diferente para eso.

El lado positivo es que el programa ofrece integración Webhook API + Zapier (con más opciones en camino), por lo que puede mejorar significativamente la funcionalidad y agilizar varios procesos. Por ejemplo, pueden integrar CoordinateHQ con su aplicación de calendario preferida, como Google Calendar, a través de Zapier.

En resumen, CoordinateHQ ha demostrado ser una herramienta poderosa que mejora significativamente el flujo de trabajo y promueve la ejecución exitosa de proyectos.

Crédito de la imagen: Pexels . Todas las capturas de pantalla de Alexandra Arici.