Cómo crear una planilla de asistencia en Excel: guía paso a paso

En esta guía, le mostraré cómo crear una planilla de asistencia con Microsoft Excel . Este tutorial paso a paso está diseñado para agilizar su proceso de seguimiento de asistencia de forma digital. Al utilizar esta planilla de asistencia automatizada de Excel, puede calcular sin esfuerzo el porcentaje de días que sus empleados están presentes, lo que resulta invaluable cuando llega el momento de realizar evaluaciones o revisiones de desempeño.

Pasos para crear una planilla de asistencia en Excel

Este tutorial le ayudará a configurar una hoja de asistencia eficaz en Excel, adecuada tanto para instituciones educativas como para empresas.

He preparado una plantilla que incluye una lista de nombres de empleados. Si estás creando una planilla de asistencia para una escuela, simplemente cambia las secciones de Nombres de empleados por Nombres de estudiantes. Además, puedes utilizar los comandos Ajustar texto y Combinar y centrar para organizar el texto de forma ordenada dentro de las celdas.

La tarea inicial es ingresar las fechas de un mes específico en su hoja de Excel. Haga clic en una celda e ingrese la fecha en el formato DD-MM-AAAA. Por ejemplo, si está creando una hoja de asistencia para octubre de 2024, la fecha se ingresaría como 01/10/2024. Debajo de la celda de fecha, debe indicar el día correspondiente utilizando la siguiente fórmula en la celda ubicada directamente debajo de la fecha:

=TEXT(B1, "dddd")

En esta fórmula, ajuste B1 para representar la dirección de la celda donde se encuentra su fecha.

El siguiente paso es formatear la fecha para que muestre solo el número de día, mejorando la compacidad de la hoja de asistencia. Haga clic derecho en la celda de fecha, seleccione Formato de celdas , elija Personalizado y elija el formato dd-mm-aa . Elimine la parte mm-aa de este formato y haga clic en Aceptar. Si desea mostrar las abreviaturas de los días, ajuste la fórmula anterior a:

=TEXT(B1, "ddd")

Resalte las celdas que contienen las fechas y los nombres de los días y arrástrelas hacia la derecha con el controlador de relleno. Una vez que haya completado todas las fechas del mes, ingrese las siguientes etiquetas en las celdas adyacentes:

• Presente
• Ausente
• Vacaciones
• Días laborables
• Porcentaje de asistencia

Representa los domingos con ‘H’, registra los días presentes con ‘P’ y marca los días ausentes con ‘A’.

A continuación, aplique el formato condicional a sus indicadores de asistencia (presente, ausente, feriados), utilizando el color verde para los días presentes, el amarillo para los ausentes y el rojo para los feriados. Siéntase libre de elegir los colores según sus preferencias.

Seleccione todas las celdas que contienen P, A y H. Vaya a Inicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Igual a . Ingrese P en el campo provisto y elija la opción de formato que desee en el menú desplegable. Repita este proceso para las celdas que representan feriados y días de ausencia, y considere personalizar los colores a través de la opción Formato personalizado.

Para sumar los días actuales de un empleado, seleccione la celda adecuada e ingrese la siguiente fórmula:

=COUNTIF(cell range, "P")

En esta fórmula, asegúrese de especificar el rango correcto para el total de días de cada empleado. Por ejemplo, si un empleado asistió desde B3 hasta AF3, utilice la fórmula:

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Utilice el controlador de relleno para copiar esta fórmula en otras celdas. Para contar los días de ausencia de un empleado, utilice esta fórmula:

=COUNTIF(cell range, "A")

Asegúrese de ingresar el rango de celdas correcto en la fórmula para evitar errores.

Esta hoja de Excel cuenta los días festivos en función de la cantidad total de domingos en un mes. Para ello, especifique el rango que contiene los días y utilice la siguiente fórmula:

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Tenga cuidado de establecer el rango exacto. Para mantener el mismo rango de celdas mientras rellena las celdas adyacentes con el controlador de relleno, utilice la función $ para bloquear las referencias de celda.

Si los nombres de los días ocupan las celdas de B2 a AF2, la fórmula sería:

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

Los días laborables son simplemente la suma de los días presentes y ausentes, y puedes calcularlo con:

=SUM(cell range)

Por ejemplo, si los días de presencia y ausencia de un empleado se anotan en las celdas AG3 y AH3 respectivamente, utilice la fórmula:

=SUM(AG3:AH3)

Para calcular el porcentaje de asistencia de un empleado, aplique la fórmula:

= Present days / Working days

Reemplace los marcadores de posición en la fórmula con las referencias de celda correctas. El resultado aparecerá en formato decimal. Puede convertirlo a un porcentaje mediante la opción de formato % en la pestaña Inicio o usar el atajo Ctrl + Shift + % . No olvide arrastrar el controlador de relleno para las celdas vacías restantes.

¡Tu planilla de asistencia para el mes especificado está lista! Para crear una nueva para el mes siguiente, simplemente copia todos los datos a una nueva hoja de Excel y modifica las fechas según corresponda, permitiendo que los días se actualicen automáticamente. Introduce manualmente los valores P, A y H para el nuevo mes.

Y eso es todo. ¡Espero que esta información te resulte útil!

¿Cómo puedo crear un cuadro de lista de verificación en Excel?

La función Lista de verificación está disponible en Microsoft Office 365 y Excel para la Web. Para crear un cuadro de lista de verificación, navegue hasta la pestaña Insertar y seleccione la opción Casilla de verificación. Esto insertará una casilla de verificación en la celda o rango de celdas seleccionado.

En versiones anteriores de Office, encontrará dos tipos de casillas de verificación: casillas de verificación de control ActiveX y casillas de verificación de control de formulario, que difieren de las de Microsoft Office 365.

¿Cuáles son los pasos para imprimir una hoja de Excel?

Para imprimir una hoja de Excel, abra la hoja deseada y luego vaya a Archivo > Imprimir o use el atajo de teclado Ctrl + P. Elija su impresora, ajuste la configuración según sea necesario y haga clic en Imprimir .