¿Vale la pena dedicarle tiempo a alguna de estas novedosas aplicaciones de calendario?

Estamos en 2024 y ahora tenemos muchas más aplicaciones de calendario que nunca . Sus campañas de marketing hacen que parezca que todos son esenciales para su productividad. Pero, ¿cuáles realmente te ayudarán a hacer más cosas cada día y en qué son mejores que la configuración de tu calendario actual?

Para la mayoría de las personas, los calendarios predeterminados del sistema, como Google Calendar , Outlook Calendar y Apple Calendar, harán el trabajo. Pero un nuevo conjunto de aplicaciones de calendario en el mercado promete ayudarlo con cosas que van desde la programación hasta la coordinación y la gestión de tareas. Vamos a guiarte a través de este vasto universo de herramientas y ver cómo puede verse tu agenda súper organizada.

Más aplicaciones de calendario de las que puedes contar

Vamos a analizar el vasto panorama de herramientas de calendario organizándolas en cuatro categorías distintas:

• Calendarios centrados en recordatorios : para personas que frecuentemente tienen muchas reuniones en su agenda, así como para quienes hacen malabarismos con varios calendarios. Los ejemplos incluyen TimeOS y Beams.
• Herramientas de programación : para usuarios que organizan muchas reuniones o coordinan con varias personas en todo el mundo. Los ejemplos incluyen Calendly, Cal.com y SavvyCal.
• Calendarios de gestión de tareas : para personas que trabajan desde casa o realizan trabajos híbridos. Las aplicaciones de esta categoría están diseñadas para gestionar tu vida personal y laboral. Los ejemplos incluyen Notion Calendar, Amie, Rise, Routine, Sunsama, Vimcal y Daybridge.
• Funciones y extras impulsados ​​por IA : para personas que desean un acceso más rápido a información sobre sus próximos eventos del calendario o necesitan ayuda para estructurar su día con tiempo para relajarse. Los ejemplos incluyen Reclaim, Clara y Trevor.

Si bien su equipo en el trabajo puede usar herramientas y calendarios internos para las reuniones, algunas de estas aplicaciones de terceros pueden ayudarlo personalmente si puede integrarlas con las herramientas de trabajo.

Las aplicaciones de calendario nativas, como Outlook Calendar y Google Calendar, también se han puesto al día con funciones como compartir disponibilidad, compartir ubicación y la capacidad de reservar citas pagas. Sin embargo, estas aplicaciones tienen tantas funciones que puede resultar difícil encontrarlas, y es entonces cuando las herramientas dedicadas de terceros cobran sentido.

Es importante recordar que estas aplicaciones de terceros están integradas con su Calendario de Google, Outlook o Apple. Entonces, incluso si usa varias aplicaciones para diferentes propósitos, aún puede ver su agenda desde la aplicación de calendario predeterminada de su elección.

Anuncio de servicio público: las versiones gratuitas de las aplicaciones de calendario son lo suficientemente buenas

La mayoría de las personas encontrarán todas las funciones de programación que necesitan en los niveles gratuitos de estas nuevas aplicaciones de calendario, lo que significa que no es necesario pagar una suscripción de inmediato.

Entonces, si finalmente decide pagar por una herramienta de calendario, busque funciones adicionales que realmente justifiquen el costo, como transcribir sus reuniones y resumir notas de ellas.

Recordatorios sobrecargados

La mayoría de las aplicaciones de calendario te notifican sobre las próximas reuniones de forma predeterminada, pero es bastante fácil pasar por alto estas alertas si no tienes cuidado. Muchos de nosotros todavía olvidamos una reunión en particular porque nuestro teléfono no está cerca o porque hemos silenciado las notificaciones por completo.

Una de las herramientas más útiles para usar en esa situación es una extensión de navegador llamada TimeOS . Muestra información sobre tu próxima reunión cuando abres una nueva pestaña en tu navegador, por lo que es como un recordatorio constante para tu cerebro.

TimeOS también tiene una función de unión automática que puede habilitar para garantizar que el enlace de la videoconferencia se abra sin interferencia humana.

Si es usuario de Mac, también puede utilizar una herramienta llamada Beams , que se encuentra en la barra de menú para alertarle sobre las próximas reuniones. También podrás ver tu programación del día actual y del siguiente con solo un clic.

Si los recordatorios son la única forma de llegar a tiempo a las citas, vale la pena echarle un vistazo a la aplicación de gestión de tareas Any.do. Ofrece WhatsApp y recordatorios basados ​​en la ubicación por 5 dólares al mes.

Horarios y disponibilidad

Prácticamente todas las aplicaciones de calendario que existen te permiten agregar un evento, pero las herramientas de programación te brindan opciones para compartir franjas horarias con otras personas. Pueden ahorrarle tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos con sus contactos para negociar un espacio adecuado.

Si necesita comunicar posibles horarios para una reunión, Calendly es una de las herramientas más populares para hacerlo fácilmente y no necesita gastar ni un centavo en ella.

Con el nivel gratuito, puede especificar su horario de trabajo diario y establecer un tipo de evento, como un espacio para reuniones de 15, 30 o 60 minutos. Puedes compartir un enlace con cualquier persona y ellos pueden reservar un horario sin preguntarte. Verán los horarios libres en su agenda y reservarán un espacio sin ningún tipo de ida y vuelta. También existe la opción de personalizar el horario de trabajo en un día en particular.

Vimcal , que está disponible en iOS de forma gratuita, te permite acumular zonas horarias en la barra lateral, lo cual es muy útil en caso de que tengas colegas o colaboradores en la zona horaria. Esto le ahorra el cálculo mental de mirar un reloj mundial y tratar de determinar cuál es el mejor momento para usted y su contacto en otras partes del planeta.

El recientemente lanzado Notion Calendar , que es la versión renovada de Cron Calednar, también le permite ver múltiples zonas horarias en una pantalla.

Además, maneja los conflictos entre sus calendarios personales y laborales, y bloquea automáticamente los espacios que ha marcado como ocupados.

Además, Vimcal, Notion Calendar y TimeOS le permiten compartir su disponibilidad arrastrando franjas horarias entre fechas. Esto es como seleccionar varias celdas de columnas en una hoja de cálculo. Puedes ver cómo funciona en un vídeo rápido . Esto es útil cuando su horario de trabajo no es fijo y desea compartir franjas horarias específicas con personas para una reunión en particular. Es el equivalente a decir: «Estoy libre para recibir una llamada el jueves de 3 a 6 p. m. y el viernes de 10 a 11 a. m.».

Votar los mejores momentos para reunirse

Hay situaciones en las que usted y sus colaboradores han acordado un bloque de tres horas cada semana para una reunión recurrente de 30 minutos, pero desean mantener flexible el horario exacto. Votar es la mejor manera de hacerlo.

Doodle es una excelente herramienta para que las personas voten sobre los horarios propuestos para una reunión, de modo que pueda evitar tener que ir y venir entre varias personas para que se pongan de acuerdo sobre un horario adecuado. También le permite crear un enlace similar a Calendly para reuniones individuales con el nivel gratuito y puede crear encuestas grupales ilimitadas.

Por otra parte, TimeOS también permite a los usuarios crear encuestas grupales para votar en un intervalo de tiempo para una reunión.

Para darle un toque más personal, Daybrige , que pretende ser un calendario social, te permite crear y compartir fácilmente un enlace de evento con tus amigos para que confirmen su asistencia.

Administración de tareas

Es probable que su agenda no se trate solo de reuniones. Probablemente necesite un recordatorio de una hora específica para comprar alimentos, ordenar la preparación de sus comidas o lavar la ropa. Afortunadamente, existen aplicaciones para eso.

Muchas aplicaciones híbridas le permiten consultar su agenda de reuniones y también anotar sus tareas diarias e incluso planes a más largo plazo.

Estas aplicaciones centradas en la administración de tareas también lo ayudan a bloquear una cantidad de tiempo fija para cada tarea, para que no se sienta abrumado cuando mira su lista de tareas pendientes y sus reuniones.

Routine es una de esas aplicaciones, disponible en la web, iOS y macOS, con planes de lanzarse en Android, que combina todo lo anterior.

A diferencia de otras aplicaciones que se crean en torno a eventos que tienen franjas horarias específicas, Routine trata las tareas como un ciudadano primario. La interfaz le permite anotar las tareas fácilmente primero, antes de asignarlas a una fecha y hora determinadas.

También funciona muy bien para tareas recurrentes. Además, tiene una vista sencilla de ‘Agenda’ que le muestra las reuniones y tareas de hoy.

Pero Routine tiene mucha competencia en esta categoría. Está el Any.do antes mencionado, que combina tareas pendientes y su calendario. También está Amie, que recientemente eliminó su lista de espera y ofrece mejores herramientas de programación, incluido un enlace personalizado para que sus contactos reserven tiempo con usted.

Sunsama , que sólo ofrece planes pagos, te ayuda con una planificación consciente pidiéndote que definas cuánto tiempo quieres dedicar a una tarea. La aplicación también le muestra cuánto tiempo dedicó a realizar diferentes tareas en un día cuando las marca como realizadas, e incluso lo empuja a escribir un resumen diario de resumen/cierre.

Daybridge ofrece múltiples vistas, como Focus, Plan y Relax, para ayudarlo a ver su agenda a través de lentes personales y laborales. Además, la herramienta le ayuda fácilmente a categorizar tareas, asignándoles etiquetas como Entretenimiento, Social, Fitness y Cuidado personal cuando las escribe. La idea es permitirle encontrar los mejores momentos para diferentes tipos de tareas proporcionándole vistas y alternancias sin involucrar a la IA.

¿Puede la IA gestionar su agenda?

Las aplicaciones de calendario modernas aplican técnicas de inteligencia artificial principalmente para optimizar el tiempo: sugiriendo franjas horarias o creando automáticamente un cronograma de una manera que le permita tener suficiente tiempo de inactividad cada día.

Por ejemplo, el robot de inteligencia artificial de Vimcal te ayudará a encontrar el momento adecuado automáticamente. Puede publicar el enlace de Calendly de la otra persona (o cualquier otra disponibilidad), y Vimcal resaltará automáticamente los espacios mutuos cuando ambas partes estén disponibles para una reunión. Además, también puede pegar oraciones de correos electrónicos como «Mañana estaré libre entre las 3 y las 5 p. m., hora del Este», para permitir que la IA encuentre un espacio.

Tenga en cuenta que AI no puede acordar un horario en su nombre. Puede encontrar el mejor momento para usted y ahorrarle la molestia de mirar manualmente la ranura analizando texto o enlaces.

Vimcal también tiene una característica interesante que le informa sobre la empresa de la que es el asistente a la reunión, según su dominio de correo electrónico.

Es más, muchas aplicaciones te permiten definir tus preferencias de tiempo de inactividad o tu rutina de ejercicios, y su IA modificará tu agenda para adaptarla a tus actividades personales.

Reclaim AI tiene una función llamada Hábitos, que adapta tareas o hábitos recurrentes que desea incorporar a su rutina diaria. Al igual que con los propósitos de Año Nuevo, las personas a menudo tienden a olvidarse de realizar tareas que generen hábitos después de un tiempo. Entonces, Reclaim incluye esos hábitos en su calendario e incluso modifica inteligentemente su agenda en torno a ellos para que no se los pierda.

Puedes definir tres hábitos en el nivel gratuito; Hay varias plantillas, como redacción, investigación de clientes y puesta al día por la tarde, para que pueda comenzar rápidamente. Estas plantillas se basan en el rol que seleccione durante la incorporación.

Si bien Trevor AI no maneja la programación automática por usted, sugiere los mejores espacios posibles para sus tareas e incluso estima la duración de cada una a medida que las escribe.

¿Recuerdas TimeOS, que mencionamos anteriormente? Le permite tomar notas durante una reunión y consultarlas más tarde como referencia. Eso significa que puede prepararse para una reunión directamente desde la vista del calendario pidiéndole al asistente de IA que le brinde información resumida sobre reuniones anteriores, y no tendrá que recopilar esos detalles manualmente a través de hilos de correo electrónico y otras fuentes.

¿Deberías pagar por las aplicaciones de calendario?

No existe una respuesta directa a cuál es la «mejor aplicación de calendario», pero hay una manera de determinar si debes pagar por una. Muchas aplicaciones de calendario pueden tener características similares entre sí, pero es posible que te guste la interfaz, la facilidad de uso y las funciones de alternancia de una aplicación mucho más que la otra.

La buena manera de pensar en un nivel pago es que después de probar una herramienta de calendario, se pregunte si eso le ahorró tiempo o le ayudó a organizar mejor su vida.

Aplicaciones como Akiflow y Sunsama cobran una prima porque ofrecen una amplia gama de funciones que van desde la programación hasta la gestión de tareas y la creación de hábitos. Entonces, si desea reunir diferentes partes de su vida bajo un mismo paraguas en lugar de usar múltiples aplicaciones, esta es una excelente manera de hacerlo, y puede que valga la pena pagar por ella. Cuando se trata de funciones pagas, algunas cosas son más fáciles de evaluar. Por ejemplo, si tiene tareas recurrentes o varios calendarios en su flujo de trabajo, tiene sentido que pague por una aplicación que las admita.

Lo que es más difícil de evaluar en este momento son las funciones impulsadas por IA y la programación inteligente. Esto se debe a que tienes que probarlos por un tiempo para comprender si el algoritmo de IA funciona para ti y se adapta a la forma en que tienes tu horario.

Algunas herramientas, como TimeOS, Amie, Notion Calendar y Hey Calendar, ofrecen más cosas fuera del universo del calendario, como grabación de reuniones, transcripción y una mejor integración con su correo electrónico o sistema de base de datos. Estas herramientas ofrecen niveles premium que están orientados a la colaboración con colegas de todos los equipos, por lo que, si bien son poderosas, probablemente querrás considerar pagar por ellas solo si las usas en conjunto con otros.

Terminando

Como alguien que prueba constantemente aplicaciones de productividad, con frecuencia migro entre productos. Vimcal es actualmente mi herramienta favorita para compartir mi disponibilidad porque facilita la tarea de encontrar horarios que funcionen para reuniones con personas de distintas zonas horarias.

Mientras tanto, la Rutina ha sido mi arma preferida para fusionar las tareas pendientes y mi calendario. Su vista de agenda diaria me ayuda a realizar fácilmente tareas como enviar correos electrónicos importantes o investigar temas específicos.

Sin embargo, dado que Amie ahora está disponible públicamente sin un lugar en su lista de espera y tiene integración de correo electrónico incorporada, puedes arrastrar los correos electrónicos para programarlos como tareas en tu calendario, planeo intentarlo también.