Cómo encontrar discrepancias en Excel

Los errores como la falta de un punto o la ortografía incorrecta pueden cambiar todo el resultado. Afortunadamente, Microsoft Excel proporciona un conjunto de herramientas integradas que pueden resultar útiles para detectar incoherencias. En esta publicación, discutiremos cómo encontrar diferencias o discrepancias en Excel y obtener una hoja de datos limpia.

¿Qué significa discrepancia en Excel?

Una discrepancia en Excel ocurre cuando hay una inconsistencia en los mismos datos en una base de datos. Esto significa que debe haber usado un formato diferente para dos o más datos iguales en dos o más celdas de la hoja de cálculo. Por ejemplo,

• Ventas totales de mi marca y compañía = 587
• Ventas totales de mi marca y compañía = 587

Como puede ver, falta el período en el segundo ejemplo (ventas totales de la compañía) en comparación con el primero (ventas totales de la compañía). Esto puede parecerte normal ya que ya sabes lo que es correcto, pero la computadora no lo considera similar.

Del mismo modo, también pueden surgir discrepancias en Excel debido a errores de entrada como espacio después de un valor, letras mayúsculas o minúsculas, entradas duplicadas o formato de datos inconsistente. Por eso, tenemos esta guía detallada para explicarte cómo encontrar discrepancias en Excel fácilmente.

Cómo encontrar discrepancias en Excel

Antes de probar cualquiera de las herramientas de Excel a continuación para encontrar diferencias en Excel, se recomienda revisar la hoja de cálculo manualmente. Puede usar diferentes herramientas como resaltar o formato condicional para alinear los datos de una manera legible. Luego puede comparar las filas o columnas y buscar inconsistencias como entradas duplicadas, ortografía incorrecta, etc.

Si eso no ayuda, puede continuar con los métodos a continuación para encontrar discrepancias en Excel.

1. Use el filtro de Excel para encontrar diferencias
2. Encuentre discrepancias en Excel usando formato condicional
3. Identifique las diferencias usando funciones avanzadas de Excel
4. Detectar discrepancias usando complementos de Excel

1] Use el filtro de Excel para encontrar diferencias

El uso de la función de filtro es uno de los métodos más fáciles para encontrar discrepancias en los datos, especialmente para hojas de Excel con muchos datos y errores ortográficos. Aquí consideraremos un ejemplo de resultados de prueba de Clase 5 . En la columna Resultados , hay dos categorías Aprobado y Reprobado , y algunas están escritas incorrectamente.

Seleccione toda la columna de resultados y haga clic en la función Ordenar y filtrar en la parte superior derecha.

Esto creará una lista desplegable en la columna Resultado . Haga clic en él y deseleccione todos los datos correctos, por ejemplo, los que están escritos correctamente ( Falla / Pasa ). Presione OK y la columna Resultado mostrará solo los datos incorrectos. Ahora, puede corregirlos manualmente.

2] Encuentra discrepancias en Excel usando formato condicional

El formato condicional lo ayuda a identificar y comparar dos o más filas o columnas entre sí para identificar datos que no coinciden. La forma más rápida de encontrar la diferencia sería resaltar las celdas para las entradas Duplicadas o Únicas .

Sin embargo, también puede usar otras reglas como las reglas Superior/Inferior , Barras de datos , Escalas de colores o Conjuntos de iconos para encontrar discrepancias en los datos de Excel.

3] Identifique las diferencias usando funciones avanzadas de Excel

Puede usar la función IF e IS para ayudarlo a comparar celdas y detectar cualquier diferencia. Entonces, aquí, puede usar la función IF para averiguar qué celdas son idénticas y correctas ( VERDADERO ) y qué celdas son incorrectas ( FALSO ).

Alternativamente, puede combinar funciones IF y IS como ESNUMBER, ESERROR, ISBLANK, etc. para analizar el valor establecido y devolver VERDADERO o FALSO según el resultado.

4] Detectar discrepancias usando complementos de Excel

O bien, puede usar el paquete de herramientas de análisis ( complementos de Excel ) para analizar y detectar discrepancias en los datos de Excel.

¿Cómo verifico la corrección de datos en Excel?

Cuando tiene una hoja de Excel donde otros usuarios pueden ingresar sus datos en un formato establecido por usted, es cuando usa la Validación de datos . Esta herramienta lo ayuda a corregir cualquier anomalía en los datos que no siguen las pautas establecidas o cuando se ingresan en un formato incorrecto. En este caso, Excel muestra una alerta de error, lo que significa que debe encontrar las diferencias y corregir los datos con la herramienta Validación de datos .

Para saber más sobre cómo aplicar la validación de datos a las celdas en Microsoft Excel , puede seguir nuestra publicación detallada.

¿Cómo encuentro una falta de coincidencia en una columna en Excel?

Si bien el formato condicional (como se explicó anteriormente) puede ayudarlo a encontrar fácilmente datos que no coinciden, la función VLookUp le permite comparar celdas individuales.

Si usa el operador único igual a para comparar columnas en Excel, cree una nueva columna de resultado. Ahora, en la columna Resultado , agregue la fórmula para comparar celdas individuales. Por ejemplo, =I2=J2 , y devolverá el resultado como False si los datos no coinciden. Para los que coincidan, el resultado será Verdadero.

Espero que esto ayude.