Descubra por qué Kimai alojado por cuenta propia es la solución definitiva para el seguimiento del tiempo

Durante la última década, he dependido de herramientas de seguimiento del tiempo para gestionar la facturación de los clientes. Entre todas las soluciones que he explorado, la versión alojada en el servidor propio de Kimai se destaca como mi primera opción. Este artículo explica por qué considero que la versión alojada en el servidor propio de Kimai es la mejor herramienta de seguimiento del tiempo disponible, no solo para autónomos como yo, sino también para empresas y usuarios domésticos que buscan una mayor claridad en la gestión del tiempo.

Presentando Kimai, mi rastreador de tiempo favorito

Descubrí Kimai hace unos años mientras buscaba una solución de seguimiento de tiempo de código abierto que pudiera adaptarse a mis necesidades específicas. Al principio, tenía dudas. Después de todo, ¿podía un proyecto que existe desde 2006 competir realmente con las plataformas modernas? Sin embargo, mi experiencia ha sido excepcionalmente positiva.

Mi experiencia con Kimai comenzó sin problemas; la interfaz parecía diseñada para mi uso. Me permitió iniciar y detener temporizadores sin esfuerzo según fuera necesario.

Una característica destacada es la capacidad de gestionar proyectos superpuestos. Muchos días me encuentro realizando varias tareas a la vez: interactúo con un cliente mientras completo otro proyecto al mismo tiempo. Kimai simplifica el proceso de seguimiento de estos períodos superpuestos.

Además, me permite generar informes completos y facturas profesionales directamente desde mis registros de tiempo, lo que agiliza mi proceso de facturación. Los clientes han elogiado la profesionalidad y claridad de mis facturas (antes, confiaba en plantillas personalizables), lo que ha influido positivamente en mis relaciones comerciales.

Además, no puedo pasar por alto el amplio ecosistema de complementos e integraciones de Kimai , que mejora significativamente la funcionalidad del rastreador de tiempo. Por ejemplo, utilizo el complemento gratuito Easy Backup para realizar copias de seguridad con un solo clic de todo mi entorno Kimai, y he integrado la aplicación de barra de menú de macOS KimaiBar para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo directamente desde mi escritorio. Si bien muchos complementos son gratuitos, algunos avanzados, como el complemento de gestión de gastos, tienen un costo.

Sin embargo, el aspecto más atractivo de Kimai para mí es la opción de alojar esta solución de seguimiento de tiempo en mi propio servidor.

Ventajas de hospedaje propio en Kimai

Si bien Kimai es una herramienta fantástica para el seguimiento del tiempo por sí sola, el alojamiento propio la mejora significativamente. A continuación, se indican tres razones clave por las que recomiendo este enfoque.

Ahorro de costes sin comprometer la calidad

Como trabajador autónomo, es fundamental mantener los gastos bajo control. En el pasado, tuve que pagar tarifas elevadas por las herramientas de seguimiento del tiempo basadas en suscripciones, especialmente por funciones avanzadas que solo estaban disponibles en los planes premium.

Los precios de hospedaje de Kimai comienzan en 2,99 € (3,32 $) por usuario al mes para el plan Estándar y 3,99 € (4,43 $) para el plan Profesional. Aunque estas tarifas son competitivas, están lejos de los ahorros que supone el hospedaje propio.

Al alojar Kimai en mi propio servidor, eliminé estos costos recurrentes. Como ya tenía un servidor configurado para mi sitio web personal, instalar Kimai no me generó gastos adicionales. A lo largo de los años, esta decisión me ha permitido ahorrar cientos de dólares, dinero que podría destinar al crecimiento de mi negocio u otros gastos vitales.

Control total sobre mis datos

La seguridad de los datos es primordial, no solo para mí, sino también para mis clientes. Siempre me ha resultado inquietante alojar información confidencial en servidores de terceros. El alojamiento propio de Kimai me proporcionó una tranquilidad inigualable.

Cuando borro registros antiguos, tengo confianza en que se eliminarán de forma permanente; no quedan dudas sobre si algún servicio en la nube conserva copias de mis datos.

Además, el alojamiento propio me permite personalizar mis protocolos de copia de seguridad. He configurado copias de seguridad diarias automáticas en un disco externo cifrado, lo que garantiza que mis datos de seguimiento del tiempo (y los registros de facturación) estén seguros y se puedan recuperar en caso de una emergencia.

Para mayor seguridad, sugiero alojar Kimai localmente en un dispositivo como Raspberry Pi y acceder a él de forma remota a través de una VPN segura como Tailscale.

Cómo personalizar Kimai para que se adapte a mi flujo de trabajo

Una de las principales ventajas de Kimai es su adaptabilidad. Al ser de código abierto, permite una personalización significativa. Si bien no soy desarrollador de profesión, mis limitadas habilidades de codificación fueron suficientes para modificar Kimai para que se adaptara mejor a mi flujo de trabajo.

Si bien destaqué algunos complementos que utilizo, la personalización se extiende más allá de esto. También diseñé mi propia plantilla de factura personalizada. Siguiendo las instrucciones descritas en la documentación de Kimai y con la ayuda de ChatGPT, produje una plantilla que se alinea perfectamente con mi marca y que contiene todos los elementos que esperan mis clientes.

El proceso resultó ser bastante intuitivo. Kimai almacena las plantillas de facturas en el directorio “extensions/ki_invoice/invoices/”, lo que permite crearlas utilizando documentos de Open Office o HTML (yo elegí HTML para tener más control del diseño).

Mi enfoque óptimo para alojar Kimai por mi cuenta

Si no tienes amplios conocimientos técnicos o prefieres evitar la gestión de servidores, la forma más sencilla de alojar tú mismo Kimai es a través de un proveedor de alojamiento web que ofrezca un instalador Softaculous, como Namecheap.

Softaculous agiliza la instalación de varias aplicaciones web, incluida Kimai. Comience iniciando sesión en su cuenta de cPanel desde su proveedor de alojamiento y localice la opción “ Instalador de aplicaciones Softaculous ” en su panel de control de cPanel.

Dentro de la interfaz de Softaculous, busque “Kimai” o navegue por las aplicaciones listadas. Una vez que encuentre Kimai, selecciónelo para acceder a la página de instalación y luego haga clic en el botón Instalar para iniciar la instalación.

Una vez que tenga activa su instalación autohospedada de Kimai, recuerde mantener seguras sus credenciales de inicio de sesión y actualizar periódicamente su instalación para beneficiarse de las mejoras de seguridad y las nuevas funciones.

Kimai, con alojamiento propio, ofrece una solución de seguimiento del tiempo sólida, personalizable y rentable que le permite controlar sus datos. Tanto si es un profesional independiente como yo, como si es propietario de una pequeña empresa o forma parte de una organización más grande, Kimai puede adaptarse a sus requisitos y, al mismo tiempo, ofrecerle la seguridad y la flexibilidad del alojamiento propio.

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Todas las imágenes y capturas de pantalla de David Morelo.

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