SharePoint frente a OneDrive: ¿dónde debería guardar sus archivos?

Tanto SharePoint como OneDrive son aplicaciones de almacenamiento en la nube en línea a las que puede acceder desde la misma cuenta de Microsoft 365. Debido a que estos dos servicios se sincronizan internamente, puede confundir a los usuarios, hasta el punto de que no saben cuál deben usar para guardar sus archivos. Para ayudarlo a tomar una decisión, estamos comparando SharePoint con OneDrive, según los beneficios de almacenamiento y acceso.

SharePoint frente a OneDrive: diferencias clave

La mayor diferencia entre SharePoint y OneDrive es que el primero es un sistema de gestión de documentos para todo un equipo, mientras que el segundo es un repositorio de almacenamiento en la nube para un único usuario con una identificación de usuario.

Ambos son bastante diferentes en apariencia. OneDrive tiene la apariencia de un servicio típico de almacenamiento en la nube. Su interfaz familiar está diseñada para buscar documentos, abrirlos en línea y navegar por archivos y carpetas.

Por el contrario, SharePoint tiene la apariencia de una plantilla de sitio web empresarial, también conocida como «sitio de SharePoint». Solo se puede acceder a cualquier archivo o carpeta guardado a través de una intranet, extranet o sitio de portal de clientes que debe crear de antemano. Claramente, este es un enfoque único y diferente para guardar documentos.

Otra diferencia notable es que SharePoint Online no funciona con una cuenta normal de OneDrive y no está disponible con una cuenta básica gratuita de Microsoft 365. , Personal o Familiar. Para utilizar SharePoint, siempre debes tener un plan Microsoft 365 Business: Básico, Estándar o Premium. Es importante tener esto en cuenta al decidir entre los dos, además de los puntos siguientes.

1. Colaboración

Las funciones de colaboración de OneDrive son bastante limitadas en comparación con SharePoint. Por ejemplo, otros usuarios no pueden editar simultáneamente un documento de OneDrive ni convertirse en coautores, ya que una cuenta de OneDrive aparece bajo un solo ID de usuario.

La edición se trata como un archivo independiente cuando la carga en su cuenta de OneDrive.

Dependiendo de sus niveles de acceso en una página del sitio, los usuarios de SharePoint pueden convertirse en coautores y editar de forma remota sus documentos para afectar directamente cualquier cambio en el sitio principal (sin supervisión del administrador). Piense en un empleado que completa una evaluación o en un cliente que envía comentarios que se actualizan automáticamente en una página web.

Además, SharePoint tiene una característica Versionado que guarda versiones automáticas de archivos de diferentes documentos para realizar un seguimiento de sus registros históricos. Con OneDrive, debes almacenar cada versión de archivo de forma repetitiva.

2. Diferencias en el flujo de trabajo

El flujo de trabajo de SharePoint es más complejo que el de OneDrive. Primero debe crear un sitio de SharePoint en forma de subdominio de SharePoint o su propio dominio personalizado. Después de eso, el administrador del sitio debe invitar a los participantes a su sitio de SharePoint por correo electrónico. Esto significa que deben estar «inscritos» en el sitio.

OneDrive no tiene tales requisitos de uso. Para compartir documentos, no necesita inscribir a otros miembros del equipo en su cuenta OneDrive. Pueden acceder a cualquier cosa que compartas siempre que tengan sus propias cuentas de Microsoft.

Si es el administrador de un sitio de SharePoint, el mayor desafío para usted será definir los privilegios para cada usuario del sitio. Por ejemplo, si son solo invitados o visitantes del sitio, puede restringirlos al estado de «solo lectura». Otros usuarios pueden tener acceso de edición más limitado, según sus roles en la organización.

Dado que una cuenta de OneDrive está vinculada a un solo ID de usuario, carece de la compleja jerarquía de reglas de SharePoint.

3. Límites de almacenamiento

Tanto SharePoint como OneDrive están incluidos en los planes Microsoft 365 Business, pero SharePoint ofrece límites de almacenamiento mucho más altos. La mayor cantidad de almacenamiento disponible con OneDrive es 1024 GB (1 TB) con Microsoft 365 Personal, Familiar o cualquiera de los planes comerciales.

Todos los planes de SharePoint ofrecen más espacio de almacenamiento que OneDrive. Si marca Sitios activos en Centro de administración de SharePoint, encontrará al menos 1,24 TB (1240 GB) de espacio de almacenamiento para un sitio. El almacenamiento máximo para todos sus sitios web, conocido como «colección de sitios», puede llegar a 25 TB.

4. Tamaño de archivo y límites de carga de archivos

Si su empresa necesita almacenar y compartir archivos grandes, tanto SharePoint como OneDrive permiten límites de carga de archivos individuales de hasta 250 GB. Ambos permiten límites de carga y descarga de 20 GB para archivos comprimidos y pueden sincronizar un archivo de hasta 250 GB.

Si bien los límites de carga de archivos son iguales, SharePoint ofrece mayores capacidades en términos de límites de tamaño de archivo. Admite listas de 30 millones de archivos y carpetas, en comparación con sólo 50.000 elementos de OneDrive. OneDrive le permite copiar y pegar 2.500 elementos simultáneamente frente a 300.000 en SharePoint. Por último, OneDrive tiene un límite de sincronización de 300.000 elementos. No enfrentará tales restricciones con SharePoint.

5. Facilidad de uso

Puede encontrar las aplicaciones de SharePoint y OneDrive enumeradas en el panel de aplicaciones de Microsoft 365 en Aplicaciones o Mis aplicaciones. Al seleccionar cualquiera de ellos, accederá a una nueva pestaña en su navegador web en Windows, Linux o Mac.

A diferencia de OneDrive, SharePoint no está disponible con ningún paquete de aplicaciones en iOS o Android.

Tanto OneDrive como SharePoint le permiten compartir una gran cantidad de archivos mediante el correo electrónico. También puedes compartirlos en la aplicación Outlook, según sus reglas personalizadas, y crear un enlace para compartir. Para descargar archivos de SharePoint, su destinatario debe tener una dirección de correo electrónico web o no recibirá las notificaciones.

Si bien OneDrive le permite recibir documentos por correo electrónico, admite algunos métodos adicionales. Por ejemplo, puedes descargar OneDrive desde Microsoft Store o Mac App Store. También es compatible con la integración de Linux.

6. Costos de licencia

En promedio, los costos de licencia de OneDrive son más baratos y ofrecen más flexibilidad de precios. Una cuenta inicial de OneDrive de 5 GB es absolutamente gratuita y puede actualizar a un plan de 50 GB por sólo $9,99 al año.

Para usar SharePoint en el nivel básico, debe tener al menos un plan Microsoft 365 Business Basic, que cuesta $6 por mes. Todas las suscripciones a SharePoint admiten 1 TB de almacenamiento plano por sitio, con un límite máximo de 25 TB.

Además de ser más económicos, los archivos de OneDrive también son más fáciles de procesar en dispositivos que no son de Microsoft. Puedes compartir documentos y carpetas de OneDrive usando WhatsApp, Telegram, Signal, Wire y otras aplicaciones de chat.

SharePoint vs. OneDrive vs. Equipos: ¿Dónde debería guardar sus archivos?

Cuando se trata de OneDrive frente a SharePoint, ambos tienen sus respectivas ventajas, como se describió anteriormente. Otra aplicación de Microsoft 365, Microsoft Teams (cuenta de trabajo), tiene 1 TB de límites de almacenamiento/organización. Dadas estas tres opciones, ¿cuál debería utilizar para guardar sus archivos?

Primero, recordemos que una cuenta de Teams Work utiliza SharePoint para su espacio de almacenamiento. De hecho, la pestaña Archivo en un canal de Teams se vincula directamente a una carpeta de SharePoint. Cuando guarda un archivo en Teams, realmente estás usando tus límites de almacenamiento de SharePoint.

OneDrive también puede ayudar a guardar cualquier archivo utilizado en Teams. En su computadora con Windows, abra la aplicación Teams, navegue hasta la pestaña Sincronizar y haga clic en ella para migrar cualquier documento de Teams a OneDrive. SharePoint tiene funciones más avanzadas que ofrecen un nivel más profundo de integración con Teams. Por ejemplo, si tiene un micrositio de SharePoint para un grupo de usuarios de Microsoft 365, agregar nuevos miembros al equipo los inscribirá automáticamente en su micrositio.

Al final, elegir entre OneDrive o SharePoint para almacenar sus archivos depende de sus requisitos. Si sólo necesita un gabinete de almacenamiento de archivos basado en la nube, OneDrive es una mejor opción, principalmente porque cuesta menos. Sin embargo, si sus archivos y carpetas requieren algún nivel de colaboración, tiene más sentido moverlos de OneDrive a SharePoint.

Crédito de la imagen: Unsplash. Todas las capturas de pantalla son de Sayak Boral.