Cómo usar la función SUBTOTALES en Microsoft Excel

¿Qué es un subtotal en Excel?

Usando la función SUBTOTAL creando una fórmula o usando la función Subtotal, puede obtener los cálculos que necesita en solo unos pocos pasos.

Utilice la función SUBTOTALES de Excel

Puede crear una fórmula utilizando la función SUBTOTALES de Excel con la flexibilidad de incluir o excluir las filas que ha ocultado.

La sintaxis de la fórmula es SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)donde se requieren los dos primeros argumentos. Puede usar referencias de celda adicionales o rangos con nombre para los argumentos restantes según sea necesario.

El function_numberargumento le permite insertar una de las 11 funciones usando su número correspondiente. Los primeros 11 incluyen filas ocultas, mientras que los segundos 11 los excluyen. Entonces, simplemente inserte el número de la función que necesita y cómo desea manejar las filas ocultas.

Como ejemplo de la función SUBTOTAL, sumaremos el total de ventas en el rango de celdas B2 a B4 usando esta fórmula:

=SUBTOTAL(9,B2:B4)

Para el siguiente ejemplo, ocultamos las filas 4 y 5. Usando esta primera fórmula, podemos obtener nuestra suma usando el número 9 como primer argumento para incluir los datos ocultos.

=SUBTOTAL(9,B2:B6)

Ahora, excluiremos esas filas ocultas de nuestro total, usando el número 109 para nuestro primer argumento.

=SUBTOTAL(109,B2:B6)

Una vez que tenga sus subtotales, puede usar la función SUBTOTAL una vez más para obtener un total general en la parte inferior. Alternativamente, puede usar la función SUMA para agregar los subtotales.

Para otro ejemplo, usaremos la función promedio para incluir las filas ocultas 3 y 4 con esta fórmula:

=SUBTOTAL(1,C2:C6)

Y luego, excluiremos las filas ocultas con esta fórmula:

=SUBTOTAL(101,C2:C6)

Notas sobre la función SUBTOTAL

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al usar la función SUBTOTAL en Excel:

• La función funciona para columnas o rangos verticales, no para filas o rangos horizontales.
• Si tiene subtotales anidados en el área del argumento de referencia, Excel los ignora en el resultado del subtotal.
• Cuando utiliza un filtro, los datos filtrados se excluyen del resultado del subtotal.

Utilice la función Subtotal

Otra forma de usar la función SUBTOTAL en Excel es usando la función Subtotal. De esta manera, puede agregar cálculos automáticamente y agrupar los elementos al mismo tiempo. Excel usa la función SUBTOTAL para lograr esto por usted. Veamos un par de ejemplos.

Con la función Subtotal para nuestras ventas por mes, podemos agrupar los datos por mes y sumar cada grupo con un total general en la parte inferior.

Seleccione todas las filas que desea agrupar y calcular el subtotal. Vaya a la pestaña Datos y elija «Subtotal»en el menú desplegable Esquema.

Cuando se abra el cuadro Subtotal, elija cómo desea agregar los subtotales.

• En cada cambio de entrada: seleccione la columna que desea usar para la agrupación. Aquí, elegimos Mes para que se cree un nuevo grupo cuando el Mes cambie en la hoja.
• Usar función: seleccione la función que desea usar, como suma, promedio, mínimo, máximo u otra opción. Para nuestro ejemplo, seleccionamos Suma.
• Agregar subtotal a: marque la casilla donde desea que se calcule el subtotal. Para nuestro ejemplo, elegimos Ventas.

Opcionalmente, marque las casillas en la parte inferior para los elementos adicionales que desee. Haga clic en Aceptar.»

Luego verá que sus datos se actualizan para agrupar y subtotalizar las filas y crear un total general en la parte inferior. Use los botones de más, menos y números para colapsar o expandir los grupos para una visualización más fácil.

Como otro ejemplo, usaremos las calificaciones de los estudiantes. Usaremos las funciones Subtotal y Grupo para mostrar una calificación promedio para cada estudiante. Aquí está el proceso.

Seleccione las filas, vaya a Datos y elija «Subtotal»en el menú desplegable Esquema.

En el cuadro Subtotal, elegiremos Estudiante en la lista desplegable de cambios y Promedio en la lista de funciones. A continuación, marcaremos la casilla de Grado. Haga clic en Aceptar.»

Ahora tenemos nuestras filas agrupadas por estudiante con una calificación promedio para cada uno y un promedio general en la parte inferior. Nuevamente, puede usar los botones de la izquierda para colapsar y expandir los grupos.

Si decide desagrupar las filas después de usar la función Subtotal, las filas vuelven a la normalidad. Sin embargo, aquellos que contienen la función SUBTOTAL utilizada por Excel quedan para que los sigas usando o simplemente los elimines si lo prefieres.

La función Subtotal puede volverse compleja si planea usar muchos grupos. Sin embargo, estos ejemplos básicos deberían ayudarlo a comenzar si está interesado en esta función.

Una cosa a tener en cuenta es que no puede agregar un subtotal de tabla de Excel con esta función. Si tiene sus datos en una tabla, puede insertar la fórmula de Excel para SUBTOTALES como se describió anteriormente o convertir su tabla en un rango de celdas para usar la función. Si elige este último, perderá la funcionalidad de la tabla.

Ahora que sabe cómo insertar subtotales en Excel, vea cómo eliminar filas duplicadas.