15 consejos y trucos de Microsoft Excel para ahorrar tiempo

Microsoft Excel es popular entre los usuarios profesionales y cotidianos por igual. Lo que quizás no sepa es que Excel puede hacer mucho más de lo que piensa. Es posible que se esté perdiendo algunas funciones excelentes que ahorran tiempo y no se dé cuenta. Los siguientes consejos y trucos de Excel pueden ayudarlo a hacer las cosas más rápido.

1. Ingrese y formatee la fecha u hora actual

Es posible que ya sepa que puede ingresar la fecha u hora actual en su hoja usando una función. Pero, ¿sabía que puede ingresar la fecha u hora estática con un atajo de teclado? Esta es una forma práctica de hacerlo si desea un valor fijo en lugar de uno que se actualice cada vez que abra el libro de trabajo.

Seleccione una celda e ingrese uno de los siguientes accesos directos:

• Fecha actual : Ctrl+ ;(punto y coma) en Windows o Command+ ;en Mac
• Hora actual : Ctrl++ Shiften ;Windows o Command++ en MacShift;
• Fecha y hora actuales : Ctrl+ ;, Space, Ctrl++ en Windows o + , , ++ en Mac Shift.;Command;SpaceCommandShift;

Atajos de formato

De manera predeterminada, la fecha aparece como MM/DD/AAAA, pero también puede cambiar esto con un atajo de teclado.

• Seleccione la celda donde acaba de ingresar la fecha con el atajo de arriba.
• Mantén presionado Ctrl+ Shiften Windows o Command+ Shiften Mac.
• Presione y suelte #(signo de número o hashtag).
• Suelte Ctrl+ Shifto Command+ Shift.

La fecha tendrá el formato DD-MMM-AA.

Al igual que la fecha, la hora tiene el formato predeterminado. Su formato es HH:MM:SS AM/PM. Si quieres quitar los segundos de la hora, puedes hacerlo con un atajo.

• Seleccione la celda donde acaba de ingresar la hora con el atajo anterior.
• Mantén presionado Ctrl+ Shiften Windows o Command+ Shiften Mac.
• Presione y suelte @(símbolo arroba).
• Suelte Ctrl+ Shifto Command+ Shift.

La hora se formateará como HH:MM AM/PM.

2. Agregar un salto de línea en una celda

Esta es una acción comúnmente buscada en Excel. Es posible que desee insertar un salto de línea entre los datos de su celda en lugar de envolverlos. Esto es útil si, por ejemplo, está creando una lista en una celda.

Coloque el cursor después del texto donde desea insertar el salto de línea y presione Alt+ Enteren Windows o Option+ Returnen Mac para ver su salto de línea.

Tenga en cuenta que es posible que deba alargar la fila o la barra de fórmulas para ver todo el contenido de la celda.

3. Copie datos a celdas adyacentes con su cursor

Copie fácilmente un rango de celdas a la derecha, izquierda, arriba o abajo usando gestos del mouse o del trackpad. También puede abrir opciones adicionales para los datos copiados.

Copia las celdas

Con el controlador de relleno, copie un rango de celdas sin presionar teclas adicionales ni comandos de menú.

• Seleccione las celdas que desea copiar arrastrando el cursor a través de ellas.
• Verá el controlador de relleno (signo más) en la parte inferior derecha. Haga clic en el controlador de relleno y arrastre hasta donde desee copiar las celdas.

Copie las celdas con opciones

Si desea hacer más con sus celdas copiadas, puede obtener más acciones rápidamente.

• Seleccione las celdas que desea copiar para mostrar el controlador de relleno como se explicó anteriormente.
• Con el «botón derecho del mouse», arrastre hacia donde desea que se copien las celdas y suéltelas.
• Verá que las opciones aparecen en un cuadro emergente como Copiar celdas, Serie de relleno, Formato de relleno solamente y más. Simplemente elige el que quieras.

4. Realizar cálculos al pegar datos

Un cálculo es una acción común en Excel, pero hay más de una forma de realizarlo. Si desea sumar, restar, multiplicar o dividir datos rápidamente, puede hacerlo con la función Pegado especial.

Como un ejemplo simple, estamos usando la suma. Queremos sumar los valores de las celdas B2 a B6 a los de las celdas D2 a D6.

• Copie las celdas B2 a B6 usando «Copiar» en la pestaña «Inicio» o haciendo clic derecho y seleccionando «Copiar».

• Seleccione la celda inicial que contiene los valores para el cálculo. Es D2 en este ejemplo.

• Elija «Pegar -> Pegar especial» en la pestaña «Inicio», o haga clic con el botón derecho y elija «Pegar especial».

• Elija el cálculo debajo de «Operación». En nuestro ejemplo, estamos seleccionando «Agregar».

• Cuando haga clic en «Aceptar», verá que sus celdas se pegaron utilizando el cálculo que seleccionó, brindándole nuevos valores.

5. Saltar celdas en blanco al pegar datos

Cuando desee usar copiar y pegar para reemplazar los datos existentes, algunos de los datos pueden incluir celdas vacías. Lo más probable es que no desee reemplazar los datos reales con espacios en blanco. Usando Pegado especial una vez más, pegue sus datos sin las celdas vacías.

Como ejemplo, estamos actualizando los totales de ventas de algunos vendedores. Queremos copiar esos datos para reemplazar el original. Dado que los datos copiados contienen celdas en blanco, queremos omitir pegarlos y conservar los datos originales.

• Copie las celdas usando su método preferido, seleccione la celda donde desea pegarlas y haga clic en «Pegar -> Pegar especial» en la pestaña «Inicio».

• Marque la casilla «Omitir espacios en blanco» en la parte inferior del cuadro Pegado especial y haga clic en «Aceptar».

• Sus datos pegados ignorarán las celdas vacías y conservarán los datos originales.

6. Eliminar celdas en blanco

Tal vez las celdas vacías en su hoja ya estén allí. Deshágase de ellos más rápido que cambiando manualmente las celdas con solo unos pocos clics.

• Seleccione la columna, la fila o el rango de celdas, presione Ctrl+ Gen Windows o Command+ Gen Mac para abrir la herramienta «Ir a» y haga clic en «Especial».

• Seleccione «Vacíos» y «Aceptar» en el siguiente cuadro.

• Presiona Ctrl+ -(guión) en Windows o Command+ -en Mac, luego selecciona «Desplazar celdas hacia arriba».

• Seleccione «Aceptar» y sus celdas en blanco desaparecerán.

7. Eliminar espacios adicionales de una celda

Tal vez importó datos o ingresó espacios adicionales por error durante la entrada de datos. Ya sean datos o una fórmula, puede eliminar los espacios innecesarios que luego podrían convertirse en un problema utilizando la función TRIM.

Seleccione una celda vacía e ingrese la fórmula a continuación, reemplazando la referencia de la celda A3 con la suya propia:

=TRIM(A3)

Su fecha ya no tendrá los espacios adicionales.

Copie y pegue los datos limpios en la celda original o elimine los datos originales.

Para ajustes similares, mire estas formas adicionales de limpiar sus datos de Excel .

8. Elija de una lista desplegable

Una característica algo oculta en Excel puede mejorar drásticamente la entrada de datos. No solo evita que escriba datos incorrectamente, sino que evita que los escriba. La función Seleccionar de la lista desplegable utiliza sus entradas de datos actuales.

Tenemos una lista de nombres en la primera columna de nuestra hoja. Si comienza a escribir uno de esos nombres en la celda de abajo, Excel proporciona sugerencias para seleccionar rápidamente ese nombre nuevamente.

• Otra forma de ingresar uno de esos nombres es haciendo clic con el botón derecho y seleccionando «Elegir de la lista desplegable».

• Excel muestra una lista desplegable de esos nombres, lo que le permite elegir uno.

Tenga en cuenta que debe usar la celda directamente debajo del último elemento de la columna para ver la lista desplegable en Excel .

9. Cambiar fórmulas a valores estáticos

Si ha terminado de calcular o analizar sus datos con fórmulas en Excel y desea mostrar los resultados de la fórmula como valores estáticos, utilice de nuevo la función Pegado especial de confianza.

• Copie las celdas que contienen las fórmulas.

• Seleccione «Pegar -> Pegar especial» en la pestaña «Inicio». Nota: no seleccione una celda o rango diferente; mantenga seleccionadas las celdas que copie para poder reemplazarlas.

• En el cuadro Pegado especial, elija «Valores» y haga clic en «Aceptar».

• Verá que el resultado de su fórmula reemplaza la fórmula real con un valor fijo.

10. Convierta sus filas en columnas y viceversa

Este es un consejo útil de Excel si las filas son demasiado largas o las columnas demasiado cortas y desea invertirlas. Transforma tu fila en una columna o viceversa.

• Seleccione y copie las celdas que desea convertir.

• Haga clic en la celda donde desea colocar los datos y seleccione «Pegado especial» usando su método preferido.
• Cuando aparezca la nueva ventana, marque la casilla «Transponer» y haga clic en «Aceptar».

• Su fila se convertirá en una columna.

Para obtener más formas de transponer datos en Excel , consulte nuestro tutorial completo.

11. Transforma el texto en una columna

El siguiente truco facilita la separación de los datos de una sola celda en varias celdas. En lugar de cortar y pegar manualmente o volver a escribir los datos, convierta el texto de la celda en una columna.

• Seleccione la celda que contiene los datos, vaya a la pestaña «Datos» y haga clic en «Texto en columnas» en el grupo Herramientas de datos.

Hay tres pasos para convertir sus datos correctamente. A medida que realiza sus selecciones, verá una vista previa en la parte inferior del cuadro para que pueda realizar un cambio antes de continuar, si es necesario.

• Elija la opción que mejor se adapte a sus datos actuales entre «Delimitado» o «Ancho fijo» y seleccione «Siguiente».

• Elija esta opción en función de la que eligió en el paso anterior. Por ejemplo, si elige «Delimitado», elija el delimitador.

• Elija un «Formato de datos de columna» e ingrese o ajuste el «Destino». Haga clic en «Finalizar».

• El contenido de su celda se distribuirá en celdas separadas, una por columna.

12. Guardar gráficos como plantillas

Si crea un gráfico en Excel que desea reutilizar para diferentes datos en su libro de trabajo, guárdelo como plantilla. Esto le permite elegir esa plantilla para el próximo gráfico que haga y conservar el esquema de color y otros estilos.

• Haga clic con el botón derecho en el gráfico y elija «Guardar como plantilla».

• En el cuadro Guardar plantilla de gráfico, asígnele un nombre y elija «Guardar».

• Para usar su plantilla, seleccione los datos, vaya a la pestaña «Insertar» y haga clic en «Gráficos recomendados».

• Abra la pestaña «Todos los gráficos», elija «Plantillas» a la izquierda y seleccione su plantilla a la derecha.

• Haga clic en «Aceptar» y su gráfico personalizado estará listo para funcionar.

13. Use el botón de análisis rápido para formatear, gráficos y más

Otra función de Excel que a menudo se infrautiliza es la función de análisis rápido. Cuando trabaje con un grupo de celdas y desee formatearlas, convertirlas en un gráfico u obtener cálculos para ellas, utilice la función Análisis rápido.

• Seleccione las celdas con las que desea trabajar y haga clic en el botón «Análisis rápido» en la parte inferior derecha del rango.

• Utilice las pestañas de la ventana Análisis rápido para elegir el tipo de acción que desea realizar.

Las opciones de la pestaña dependen del tipo de datos que seleccione, pero normalmente incluyen formato, gráficos, totales, tablas y minigráficos . Elija uno para cuidar rápidamente sus datos.

14. Realice acciones rápidamente con consejos clave

Si usa Excel en Windows, aproveche los atajos de teclado de Key Tips. Mostrar letras asignadas a pestañas, comandos de menú y botones de cinta. Simplemente seleccione la letra o combinación de letras para realizar esa acción.

• Seleccione la Alttecla en su teclado y las sugerencias de teclas aparecerán como letras blancas en cuadrados negros.

• Elija la letra correspondiente a la pestaña que desea abrir. En este ejemplo, estamos presionando Hpara la pestaña «Inicio».

• Seleccione la letra para el botón de la cinta o el menú desplegable, luego presione Mpara abrir el menú «Fusionar y centrar».

• Elija la letra que desea para la acción en el menú desplegable. En este ejemplo, estamos presionando C«Fusionar y centrar» nuestra celda.

15. Atajos de teclado comunes de Excel

Tenemos una lista completa de métodos abreviados de teclado para Excel que puede consultar. Pero para algunos accesos directos comunes en Windows, aquí hay varios que pueden interesarle:

• Ctrl + – : muestra las opciones de eliminación de celdas
• Ctrl + A : selecciona todos los datos de la hoja
• Shift + barra espaciadora : selecciona la fila activa
• Ctrl + barra espaciadora : selecciona la columna activa
• Ctrl + C : copia los datos seleccionados
• Ctrl + V : pega los datos copiados
• Ctrl + Inicio : selecciona la primera celda con sus datos
• Ctrl + Fin : selecciona la última celda con datos
• Ctrl + flecha arriba : selecciona la primera celda de la columna activa
• Ctrl + Flecha abajo : selecciona la última celda de la columna activa

Preguntas frecuentes

¿Cómo cambio el formato de fecha y hora en Excel?

Para un formato rápido de fecha u hora, seleccione la celda y vaya a la pestaña «Inicio». Elija el formato en el menú desplegable «Formato de número» en la sección Número.

Alternativamente, haga clic con el botón derecho en la celda que contiene la fecha o la hora y elija «Formatear celdas». Vaya a la pestaña «Número», elija «Fecha» u «Hora» para elegir el formato a la derecha y haga clic en «Aceptar».

¿Por qué no hay una herramienta de análisis rápido en Excel?

No verá el botón de Análisis rápido si selecciona una sola celda, un grupo de celdas en blanco, una columna o una fila en Excel. Asegúrese de seleccionar un rango de celdas o una matriz que contenga datos, y debería ver el botón Análisis rápido en la parte inferior derecha.

¿Cómo guardo automáticamente cada minuto en Excel?

Si utiliza la función Autoguardado para guardar automáticamente su libro de Excel, puede elegir la frecuencia con la que se activa el Autoguardado.

Vaya a «Archivo -> Opciones» y seleccione «Guardar» a la izquierda. A la derecha, marque la casilla «Guardar información de Autorrecuperación cada X minutos» e ingrese «1» en la casilla. Además, marque la casilla de abajo para «Mantener la última versión de Autorrecuperación si cierro sin guardar».

Crédito de la imagen: Pixabay . Todas las capturas de pantalla por Sandy Writerhouse.