Was ist Kanban und wie können Sie es nutzen?

Sie haben vielleicht schon von Kanban gehört, einer Projektmanagementtechnik, bei der ein Prozess visuell dargestellt wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies eine Option für Ihr nächstes Projekt sein könnte, zeigen wir Ihnen, wie Sie es anwenden, welche Tools Sie verwenden können und ein Beispielprojekt mit der Kanban-Methode.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine gängige Methode des agilen Projektmanagements , die in vielen Branchen eingesetzt wird, ihren Ursprung jedoch schon vor Jahrzehnten in der Fertigungsindustrie hat.

Es wurde in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno, einem Wirtschaftsingenieur bei Toyota, entwickelt. Ziel war es, die Effizienz in der Fertigung zu verbessern, indem ein visuelles Tool zur Demonstration des Prozesses und zur Schaffung von Transparenz eingesetzt wurde. Als einfache Planungsstruktur wurde Kanban zur Arbeitskontrolle und Bestandsverwaltung in jeder Phase der Produktion eingesetzt. Das Ergebnis war eine höhere Produktivität bei gleichzeitiger Kostensenkung.

Viele Jahre später war es David J. Anderson, der das Kanban-System auf die IT-Branche und die Softwareentwicklung anwendete. Anderson entwickelte die Methode und ihre Konzepte weiter und veröffentlichte später 2010 das Buch Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business.

Wie Kanban funktioniert

Das Wort Kanban leitet sich von den beiden japanischen Wörtern „Kan“ ab, was „Zeichen“ bedeutet, und „Ban“, was „Brett“ bedeutet. Dies stellt die grundlegende visuelle Darstellung dar, die bei der Kanban-Methode verwendet wird.

Stellen Sie sich eine Tafel vor, sogar ein großes physisches Whiteboard, auf der jeweils Spalten und Quadrate aufgeführt sind. Die Tafel stellt das Projekt dar, Säulen stellen Etappen dar und Quadrate stellen Karten dar.

Sie verwenden jede Karte als Aufgabe und ordnen die Karten dann nach Priorität in den Stufen an. Wenn Sie eine Aufgabe abschließen, verschieben Sie deren Karte in die nächste Phase des Projekts und setzen diesen Prozess fort, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

Dies kann so einfach sein wie das Verschieben von Aufgaben von der Phase „Zu erledigen“ über die Phase „In Bearbeitung“ zur Phase „Erledigt“.

Je nach Projekt oder Branche kann es auch ausführlicher sein. Beispielsweise kann ein IT-Projekt Phasen für „Backlog“, „Planung“, „Entwicklung“, „Testen“, „Bereitstellung“ und „Abgeschlossen“ umfassen.

Im Idealfall bewegen sich die Karten gleichmäßig durch die Stufen auf dem Spielbrett. Wenn Karten in eine Phase verschoben werden und diese Phase mit Karten überflutet wird, die sich nicht vorwärts bewegen, liegt ein Engpass im Projekt vor.

Online-Kanban-Boards

Aufgrund der Beliebtheit von Kanban gibt es viele webbasierte Tools für die Verwendung dieser Methode des Projektmanagements. Obwohl jedes seine eigenen einzigartigen Funktionen haben kann, liegt ihm das grundlegende Kanban-Konzept zugrunde. Es gibt Tafeln, Bühnen (auch Listen genannt) und Karten.

Trello

Trello ist ein fantastisches Kanban-Tool und mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche ein echter Favorit. Sie können für jedes Ihrer Boards einen anderen Hintergrund verwenden, sodass Sie leicht erkennen können, welches Sie gerade sehen. Sie können eine Liste (Bühne) auch einfach kopieren oder verschieben, Listen automatisch sortieren und Lieblingsboards für den schnellen Zugriff markieren.

Zu den herausragenden Funktionen von Trello gehören:

• Mehrere Arbeitsbereiche
• Board-Vorlagen
• Automatisierungen
• Power-Ups (Add-Ons)
• Checklisten, Etiketten, Fälligkeitstermine, Anhänge und benutzerdefinierte Felder für Karten

Plattformen : Trello ist für Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari und das Web verfügbar .

Preise : kostenlos mit kostenpflichtigen Trello-Abonnementoptionen , die unbegrenzte Boards, ein Dashboard, Kalenderansichten und andere Funktionen umfassen.

Asana

Eine weitere gute Kanban-Option ist Asana . Es bietet einen praktischen Abschnitt „Meine Aufgaben“ in der Navigation, um schnell die Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Sie können auch Regeln für das Verschieben von Aufgaben einrichten, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, oder benutzerdefinierte Regeln mit einem kostenpflichtigen Asana-Plan erstellen.

Zu den herausragenden Funktionen von Asana gehören:

• Apps und Integrationen
• Abhängigkeiten und Meilensteine
• Zulassungen
• Mehrere Ansichten
• Unteraufgaben und Folgeaufgaben, Kommentare, Tags und Mitarbeiter für Karten

Plattformen : Asana ist für Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari und das Web verfügbar .

Preise : kostenlos mit kostenpflichtigen Asana-Abonnementoptionen , die Formulare, Berichte, unbegrenzte Dashboards und andere Funktionen umfassen.

Monday.com

Ein weiteres Kanban-Tool, das Sie ausprobieren sollten, ist Monday.com . Damit können Sie Ihre Artikelterminologie an Ihr Projekt anpassen. Sie können beispielsweise Begriffe wie Kampagne, Kunde, Lead oder eine benutzerdefinierte Option verwenden. Sie können von Ihnen erstellte Boards auch als Vorlagen für zukünftige Projekte speichern.

Zu den herausragenden Funktionen von Monday.com gehören:

• Mehrere Arbeitsbereiche
• Anpassbare Benachrichtigungen
• Automatisierungen
• Apps und Integrationen
• Beauftragte, Status, Fälligkeitstermine, Aktivitätsprotokolle und Dateianhänge für Karten

Plattformen : Monday.com ist auf Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari und im Web verfügbar

Preise : kostenlos mit kostenpflichtigen Monday.com-Abonnementoptionen , die unbegrenzte Artikel, ein Dashboard, eine Kalenderansicht und andere Funktionen umfassen.

Weitere Kanban-Tools finden Sie auch bei ClickUp , MeisterTask , Wrike , Zoho Projects und Kanbanize . Beachten Sie, dass es für einige Tools möglicherweise nur kostenpflichtige Optionen gibt. Halten Sie daher vor dem Kauf unbedingt nach kostenlosen Testangeboten Ausschau, die Sie prüfen können.

So verwenden Sie Kanban: Ein Beispielprozess

Wenn Sie bereit sind, die Kanban-Methodik in Ihrem Projekt auszuprobieren, aber nicht ganz sicher sind, wie Sie anfangen sollen, gehen wir ein Beispiel durch und erstellen ein neues Projekt mit Trello.

Erstellen Sie das Board und die Phasen oder Listen

Wählen Sie zunächst Ihr Tool aus, erstellen Sie ein Konto, melden Sie sich an und gehen Sie zu Ihrem Hauptarbeitsbereich, um ein Board zu erstellen.

• Wählen Sie im Hauptarbeitsbereich von Trello „Neues Board erstellen“.

• Geben Sie einen „Board-Titel“ ein und wählen Sie bei Bedarf einen Hintergrund, einen Arbeitsbereich und eine Sichtbarkeit aus. Klicken Sie auf „Erstellen“.

• Wenn Ihr neues Board geöffnet wird, fügen Sie die Phasen oder Listen für Ihr Projekt hinzu. Wählen Sie „Weitere Liste hinzufügen“, geben Sie einen Titel ein und klicken Sie auf „Liste hinzufügen“.

• Machen Sie dasselbe für die zusätzlichen Phasen oder Listen, die Sie verwenden möchten. Für unser Beispielprojekt erstellen wir die Phasen „Ideen“, „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Überprüfung“ und „Fertig“.

Füge Karten zu den Stufen hinzu

Sobald Sie Ihre Phasen oder Listen haben, können Sie Karten für die Aufgaben hinzufügen . Beginnen Sie mit der ersten Phase oder integrieren Sie laufende oder bereits abgeschlossene Aufgaben, die Sie zur Nachverfolgung hinzufügen möchten.

• Wählen Sie „Karte hinzufügen“ und geben Sie den Titel der Aufgabe ein.

• Sobald Sie eine Karte erstellt haben, können Sie sie öffnen, um eine Beschreibung, Details, eine Checkliste, ein Etikett, ein Fälligkeitsdatum oder ein anderes hilfreiches Element hinzuzufügen.

Verschieben Sie Karten zwischen den Stufen

Wenn Sie Aufgaben erledigen, können Sie die Karten ganz einfach in die nächste Phase oder Liste im Projekt verschieben.

In Trello können Sie eine Karte einfach von einer Liste in die nächste ziehen.

Alternativ können Sie, wenn Sie die Karte geöffnet haben, „Verschieben“ wählen und die Phase oder Liste auswählen.

Nutzen Sie die Board-, Listen- und Kartenfunktionen

Je nachdem, für welches Tool Sie sich entscheiden, finden Sie möglicherweise weitere nützliche Funktionen, mit denen Sie selbst oder im Team mit dem Kanban-Board arbeiten können.

Zu den Funktionen gehören:

• Boards teilen
• Archivieren einer Phase oder Liste
• Karten zuordnen
• Suchen, filtern und sortieren
• Kartenkommentare hinzufügen
• Einschließlich Kartenetiketten oder Anhänger

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Kanban-Board und einem Aufgabenboard?

Das Kanban-Board enthält Spalten, die den Fortschritt von Aufgaben im Verlauf eines Prozesses anzeigen. Eine Aufgabentafel enthält lediglich eine Liste von Aufgaben, die nach Abschluss überprüft oder durchgestrichen werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Kanban- und Scrum-Methodik?

Obwohl sowohl Kanban als auch Scrum unter das Dach des agilen Projektmanagements fallen, gibt es einige deutliche Unterschiede zwischen den beiden.

Scrum verwendet ein Team mit definierten Rollen, wie zum Beispiel Scrum Master und Scrum Product Owner. Der Aufgabenprozess verwendet Sprints, bei denen es sich um definierte Zeiträume handelt, normalerweise einige Wochen oder einen Monat, und Änderungen finden am Ende eines Sprints statt.

Kanban kann ein Team verwenden, es gibt jedoch keine definierten Rollen für Teammitglieder. Für Aufgaben gibt es keine definierten Zeiträume und Änderungen können jederzeit während des Prozesses vorgenommen werden.

Wie verwalten Sie den Fluss mit Kanban?

Kanban unterscheidet sich etwas von anderen Techniken und konzentriert sich darauf, die Arbeit durch den Prozess zu bewegen, anstatt sich auf die Menschen zu konzentrieren, die die Arbeit erledigen. Oberstes Ziel ist die termingerechte Erledigung der Aufgaben.

Bildquelle: Pixabay . Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.