Verfolgen Sie Änderungen in Word und Google Docs: Bearbeiten leicht gemacht

„Änderungen verfolgen“ ist eine in Microsoft Word integrierte Option, mit der Sie an einem Dokument vorgenommene Änderungen überwachen können. Der Vorschlagsmodus ist eine ähnliche Funktion in Google Docs. Es ist besonders nützlich als Tool für die Zusammenarbeit, Sie können es aber auch verwenden, um Änderungen in Ihren eigenen Dokumenten zu verfolgen, insbesondere wenn Sie mit verschiedenen Versionen desselben Dokuments arbeiten. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Leistungsfähigkeit von „Änderungen verfolgen“ in Word und Google Docs nutzen, um eine effiziente Überarbeitung und Überprüfung von Dokumenten zu ermöglichen.

So aktivieren Sie „Änderungen verfolgen“ in Microsoft Word

Um „Änderungen verfolgen“ in Microsoft Word verwenden zu können, müssen Sie es zunächst aktivieren, unabhängig von der Plattform, die Sie zum Arbeiten an Ihrem Dokument verwenden.

PC

Öffnen Sie ein Dokument und klicken Sie oben im Menüband auf Überprüfen. Wählen Sie Änderungen verfolgen oder drücken Sie Ctrl + Shift + E, um Änderungen verfolgen ein- oder auszuschalten.

Wenn Sie Ihren PC mit anderen Personen teilen und befürchten, dass diese die Nachverfolgung von Änderungen in Ihrem Dokument deaktivieren könnten, klicken Sie auf Nachverfolgung sperren. Geben Sie ein Passwort ein und drücken Sie dann OK.

Klicken Sie als Nächstes auf den Überprüfungsbereich, um die Änderungen, die Sie beim Bearbeiten des Dokuments vornehmen, in Echtzeit anzuzeigen.

Netz

Wenn Sie Word für das Web verwenden, klicken Sie im Menüband auf Überprüfen und dann auf das Dropdown-Menü sagt standardmäßig Aus . Wählen Sie entweder Jeder oder Nur meins aus, um mit dem Hinzufügen von Revisionen zu beginnen.

Handy, Mobiltelefon

Änderungen verfolgen ist zwar in der Word-App für Android verfügbar, Sie können es jedoch nicht ohne ein Microsoft 365-Abonnement aktivieren. Mit der Word-App für iOS können Sie Dokumente nur anzeigen, die gesamte Bearbeitung ist jedoch Benutzern mit einem kostenpflichtigen Konto vorbehalten.

Wenn Sie eines haben, öffnen Sie das Dokument in Ihrer App und klicken Sie unten auf Bearbeiten. (Für dieses Tutorial verwenden wir die Android-App.) Tippen Sie auf den kleinen Pfeil rechts in der Leiste unten.

Tippen Sie auf Startseite und wählen Sie dann Rezension aus der Liste aus von Optionen.

Wischen Sie nach unten, bis Sie die Option Änderungen verfolgen finden, und wählen Sie sie aus.

So fügen Sie Revisionen in Microsoft Word hinzu

Das Hinzufügen von Überarbeitungen zu einem Dokument ist sehr einfach. Löschen Sie Text oder ersetzen Sie ihn nach Bedarf, genau wie Sie es normalerweise beim Bearbeiten eines Dokuments tun würden. Der Unterschied bei der Verwendung von „Änderungen verfolgen“ besteht darin, dass alle Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, markiert werden.

Wenn Sie detaillierte Anweisungen in das Dokument einfügen müssen, tun Sie dies über Kommentare. Markieren Sie mit der Maus einen bestimmten Textabschnitt und klicken Sie dann auf Überprüfen -> Neuer Kommentar. Schreiben Sie die Informationen in das Textfeld rechts.

Fügen Sie in der Android-App kostenlos Kommentare hinzu. Gehen Sie zu dem Text, den Sie kommentieren möchten, wechseln Sie dann zu Rezension (wie oben erklärt) und tippen Sie auf Neuer Kommentar.

Schreiben Sie hier Ihren Kommentar und klicken Sie auf das Symbol Senden. Der Text wird sofort hervorgehoben und der Kommentar wird unten angezeigt, nachdem Sie auf den Text getippt haben.

So blenden Sie nachverfolgte Änderungen in Word ein oder aus

Sie können nachverfolgte Änderungen an einem Dokument in der Word-App für den Desktop sowie in der Webversion ein- und ausblenden.

PC

Wenn Sie ein Dokument öffnen, das zuvor mit „Änderungen verfolgen“ bearbeitet wurde, werden Ihnen diese Änderungen in den neueren Word-Versionen standardmäßig nicht angezeigt (mit Ausnahme von Kommentaren). Stattdessen werden Sie an den Rändern neben dem geänderten Text rote vertikale Linien bemerken.

Klicken Sie auf diese Zeilen, um die Änderungen sichtbar zu machen. Ihr Dokument kann verschiedene Arten von Änderungen enthalten. Gelöschter Text wird durchgestrichen markiert, hinzugefügter Text wird unterstrichen. Wenn der Text formatiert wurde, werden am rechten Rand Informationen zum neuen Format hinzugefügt.

Sie können zwischen den verschiedenen Anzeigemodi der am Dokument vorgenommenen Änderungen wechseln, indem Sie auf Überprüfen -> klicken Dropdown-Liste Alle Markups. Wenn Sie das Dokument so sehen möchten, wie es am Anfang war, klicken Sie auf Original. Wählen Sie Kein Markup, wenn Sie den Text ohne die Änderungen sehen möchten. Wenn Sie sich für Einfaches Markup entscheiden, werden nur die vertikalen Linien neben dem Text angezeigt.

Wenn Sie außerdem auf Überprüfen -> Markup anzeigen: Sie haben die Möglichkeit, nur bestimmte Revisionstypen anzuzeigen, z. B. Einfügungen & Löschungen oder Formatierung. Darüber hinaus können Sie festlegen, dass alle Revisionen in Ballons auf der rechten Seite der Anzeige angezeigt werden.

Wenn Sie nur die Überarbeitungen einer bestimmten Person anzeigen möchten, klicken Sie auf Überprüfen -> Markup anzeigen -> Bestimmte Personen anzeigen.

Netz

Sobald Sie die zuvor bearbeitete Datei in Word für Web hochladen, können Sie die vorgenommenen Änderungen sofort sehen. Sie werden außerdem darüber informiert, dass „Änderungen verfolgen“ aktiviert ist.

Wechseln Sie zur subtilen Version, indem Sie auf Review -> klicken. Markup-Ansicht -> Einfaches Markup.

Handy, Mobiltelefon

Sie können Überarbeitungen sehen, wenn Sie ein Dokument öffnen, das zuvor mit „Änderungen verfolgen“ bearbeitet wurde. Sie können die Bearbeitung auch auf diese Weise fortsetzen.

So akzeptieren oder lehnen Sie Änderungen in Word ab

Um eine Änderung in einem Dokument zu akzeptieren, das mit „Änderungen verfolgen“ bearbeitet wurde, suchen Sie eine Revision und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie entweder Akzeptieren [Ändern] oder Ablehnen [Ändern], je nachdem was Sie tun müssen.

Alternativ sehen Sie sich die Symbolleiste oben an (wenn Sie die Desktop-App verwenden). Es stehen Ihnen noch einige weitere Optionen zur Verfügung, die es wert sind, erkundet zu werden. Akzeptieren und zum nächsten gehen oder Alle Änderungen akzeptieren. Alternativ gibt es auch die Option Alle Änderungen akzeptieren und die Nachverfolgung beenden, wenn Sie mit der Bearbeitung dieses Dokuments fertig sind.

Leider können Sie auf Mobilgeräten keine Änderungen akzeptieren oder ablehnen, es sei denn, Sie haben ein Microsoft 365-Abonnement. Wenn Sie dies tun, tippen Sie einfach auf die Revision und wählen Sie das entsprechende Symbol aus dem Menü aus.

So laden Sie andere zum Ansehen oder Bearbeiten ein

Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms und dann auf Teilen noch einmal.

Sie müssen das Dokument über OneDrive in die Cloud hochladen, bevor Sie es mit anderen teilen können.

Klicken Sie anschließend auf das Feld Personen einladen, um einen Namen oder eine E-Mail-Adresse einzugeben. Standardmäßig kann jeder, der über den Link verfügt, Änderungen vornehmen. Sie können dies ändern und anderen nur erlauben, die Dokumente anzuzeigen.

Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu und entscheiden Sie, ob Sie Änderungen immer automatisch speichern möchten. Klicken Sie dann auf Teilen.

Alternativ können Sie unten auf Link zum Teilen erhalten klicken, um ganz einfach über Ihre bevorzugten Messaging-Apps zu teilen. Auf Mobilgeräten befindet sich die Schaltfläche Teilen unten.

So aktivieren Sie die Nachverfolgung von Änderungen in Google Docs mit dem Vorschlagsmodus

In Google Docs wird die Funktion „Änderungen verfolgen“ als Vorschlagsmodus bezeichnet und ist auch in der Web-App und auf Mobilgeräten verfügbar.

PC

Öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf Bearbeiten in der rechten Ecke der Symbolleiste und wählen Sie dann aus Vorschlag.

Alternativ können Sie den Vorschlagsmodus aktivieren, indem Sie Ihre Maus zum rechten Rand bewegen und auf das Symbol Änderungen vorschlagen klicken.

Handy, Mobiltelefon

Öffnen Sie das Dokument und drücken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke. Aktivieren Sie den Schalter neben Änderungen vorschlagen.

So fügen Sie Vorschläge in Google Docs hinzu

Sobald der Vorschlagsmodus aktiviert ist, bearbeiten Sie den Artikel wie gewohnt.

PC

Diese Überarbeitungen werden markiert. Von Ihnen gelöschter Text wird durchgestrichen angezeigt, während von Ihnen hinzugefügter Text unterstrichen angezeigt wird. Zusätzliche Informationen werden in Blasen für jede Revision auf der Seite angezeigt.

Sie können auch spezifische Kommentare zum Text hinterlassen, indem Sie den betreffenden Text auswählen und auf das Symbol + an der Seite des Dokuments klicken wenn Sie mit der Maus über den Text fahren.

Fügen Sie Ihren Kommentar in das Feld ein. Sie können andere Mitglieder Ihres Teams markieren, indem Sie deren E-Mail-Adresse verwenden. Wer auch immer Sie @erwähnen, erhält eine E-Mail mit der Einladung, das Dokument anzusehen.

Handy, Mobiltelefon

Um mit der Bearbeitung des Dokuments auf Ihrem Mobilgerät zu beginnen, tippen Sie auf das Bearbeitungssymbol in der unteren rechten Ecke. Dann löschen Sie, fügen Sie Text hinzu und nehmen Sie wie gewohnt die erforderlichen Änderungen vor.

Wenn Sie einen Kommentar hinzufügen müssen, tippen Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Kommentar, wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind. ✓. Um die Sprechblasen für jede Revision anzuzeigen, tippen Sie oben auf das nachrichtenähnliche Symbol. Drücken Sie auf das Symbol

So akzeptieren oder lehnen Sie Änderungen in Google Docs ab

Wenn Sie ein Dokument öffnen, das bearbeitet wurde und nun mehrere Vorschläge enthält, sehen Sie rechts jeden Vorschlag und die entsprechende Blase (wenn Sie sich auf einem Desktop befinden). Auf Mobilgeräten sind diese ausgeblendet.

PC

Klicken Sie auf eine bestimmte Blase, um sie zu erweitern. Um eine Änderung zu akzeptieren, wählen Sie das Zeichen ✓ aus, und um eine Änderung abzulehnen, drücken Sie auf das Zeichen X . Wenn Sie mit dem gemachten Vorschlag nicht einverstanden sind, können Sie auch einen Kommentar im Antworttextfeld unten hinterlassen.

Sobald eine vorgeschlagene Änderung implementiert ist, verschwindet das zugehörige Kommentarfeld.

Für Kommentare klicken Sie auf die Schaltfläche ✓, nachdem Sie sie gemäß den Anweisungen bearbeitet haben, um sie aus der Ansicht zu entfernen.

Handy, Mobiltelefon

Tippen Sie auf eine Revision und entscheiden Sie, ob Sie sie annehmen oder ablehnen möchten. Sie können auch eine Antwort hinzufügen. Drücken Sie oben auf Alle anzeigen, um alle Änderungen anzuzeigen, oder wechseln Sie zwischen ihnen, indem Sie auf die Pfeile tippen.

So laden Sie andere zum Ansehen oder Bearbeiten ein

Wenn Sie weitere Personen einladen möchten, Ihnen bei der Bearbeitung dieses Dokuments zu helfen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Teilen.

Fügen Sie Personen oder Gruppen über die Leiste oben hinzu. Klicken Sie im nächsten Bildschirm auf das Linksymbol unten und fügen Sie es dem Nachrichtenfeld hinzu. Entscheiden Sie, ob die Person, die Sie einladen, ein Redakteur oder nur ein KommentatorViewer und klicken Sie auf Senden.

Tippen Sie auf Mobilgeräten auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann Teilen & exportieren.

Wählen Sie Teilen, um andere einzuladen, sich das Dokument anzusehen. Tippen Sie auf Zugriff verwalten, um die Datenschutzeinstellungen des Dokuments zu optimieren und einen direkten Link zu generieren.

Kopieren und Einfügen mit Verfolgung von Änderungen

Wenn Sie sich fragen, ob beim Kopieren und Einfügen die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen beibehalten werden, lautet die Antwort „Ja“ für Word und „Nein“ für Google Docs.

Wenn Sie beim Kopieren und Einfügen in dasselbe Word-Dokument die Option „Änderungen verfolgen“ noch aktiviert haben, ändert sich die Farbe des Texts und er wird als Überarbeitung gezählt. Durch das Einfügen von Kopien außerhalb des Originaldokuments erhalten Sie eine Kopie des bearbeiteten Textes.

Dies ist bei Google Docs nicht der Fall, wo Ihre Änderungen kopiert und eingefügt werden, unabhängig davon, ob das Zieldokument ein neues oder dasselbe Dokument ist, das bearbeitet wurde.

Drucken mit Nachverfolgen von Änderungen

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, sollten Sie die Option „Änderungen verfolgen“ deaktivieren, damit das Dokument zur Veröffentlichung, Veröffentlichung oder zum Drucken verarbeitet werden kann.

Sie können Ihr Word-Dokument auch dann drucken, wenn die Funktion noch aktiviert ist und Sie noch nicht alle Überarbeitungen vorgenommen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst auf Kein Markup umstellen, damit alle Änderungen übernommen und die Markierung von der Seite entfernt werden. Wenn Sie das Originaldokument vor Überarbeitungen ausdrucken möchten, klicken Sie auf Original.

In Google Docs behält Ihr Ausdruck weder die vorhandene Formatierung noch werden die Vorschläge angezeigt. Sie erhalten lediglich eine Kopie des Originaldokuments. Wenn die Änderungen ratifiziert und als erledigt markiert wurden, werden Ihre Google Docs-Ausdrucke sauber ausgegeben und spiegeln Ihre Änderungen wider.

Bearbeiten auf der Überholspur

Wenn Sie häufig mit beiden Plattformen arbeiten, kann es hilfreich sein zu wissen, wie Sie Google Docs in Microsoft Word-Dokumente konvertieren (und umgekehrt). umgekehrt). Schauen Sie sich auch unbedingt diese kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen für Microsoft und Google an.

Bildnachweis: DepositPhotos. Alle Screenshots von Alexandra Arici.