Effektive Techniken zum Organisieren von E-Mails in Microsoft Outlook

Schritt 1: Ordner in Outlook konfigurieren

Das Einrichten von Ordnern hilft Ihnen dabei, Ihren Posteingang effizient zu organisieren.

1.1 Outlook-Desktopanwendung

1. Drücken Sie die Windows Taste, geben Sie Outlook ein und öffnen Sie es.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Ordner“ und wählen Sie „Neuer Ordner“ aus.
3. Benennen Sie den Ordner „ Unified Inbox“ und klicken Sie auf „OK“.

1.2 Outlook-Webversion

1. Melden Sie sich bei Outlook im Web an.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingang und wählen Sie „Neuen Ordner erstellen“.
3. Geben Sie den Ordnernamen ein und drücken Sie Enter.

Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihr Ordnerbereich immer erweitert ist, damit keine Ordner übersehen werden.

Schritt 2: E-Mails in Ordner verschieben

Organisieren Sie Ihre E-Mails, indem Sie sie in die entsprechenden Ordner verschieben.

2.1 Manuelle E-Mail-Umsiedlung

1. Wählen Sie eine E-Mail aus, klicken Sie auf „ Verschieben nach“ und wählen Sie den von Ihnen erstellten Ordner aus.
2. Alternativ können Sie die E-Mail per Drag & Drop in den Ordner ziehen.

2.2 E-Mail-Umzug automatisieren

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählen Sie Regel erstellen.
2. Wählen Sie Nachricht und klicken Sie auf Regeln.
3. Aktivieren Sie die Option „Von (Absender)“ und wählen Sie den Ordner für zukünftige E-Mails dieses Absenders.
4. Löschen Sie vorhandene Regeln mit Windows + R, geben Sie outlook.exe /cleanrules ein und drücken Sie Enter.

2.3 Ordnen Sie Ihre E-Mail-Ordner alphabetisch

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte „Ordner“.
3. Wählen Sie Alle Ordner von A bis Z anzeigen.

Schritt 3: Outlook-Kategorien implementieren

Kategorien ermöglichen eine zusätzliche Organisationsebene.

3.1 Desktop-Client

1. Öffnen Sie die Outlook-Desktopanwendung.
2. Wählen Sie im Abschnitt „Tags“ die Option „Kategorisieren“ aus.
3. Wählen Sie „Alle Kategorien“ aus dem Dropdown-Menü.
4. Klicken Sie im Feld „Farbkategorien“ auf „Neu“.
5. Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Farbe aus und weisen Sie eine Tastenkombination zu. Klicken Sie dann auf „OK“.

3.2 Web-App

1. Melden Sie sich bei Outlook an.
2. Klicken Sie auf Einstellungen.
3. Wählen Sie „Allgemein“ und dann „Kategorien“ aus.
4. Drücken Sie + Kategorie erstellen, geben Sie ihr einen Namen, wählen Sie eine Farbe und klicken Sie auf Speichern.

3.3 Sortieren und Filtern nach Kategorie

1. Klicken Sie in der E-Mail-Kopfzeile auf die Spalte „Kategorien“.
2. Verwenden Sie das Dreieck neben der Kategorieüberschrift, um Kategorien zu erweitern oder zu reduzieren.

Schritt 4: Automatische Antworten aktivieren

Richten Sie automatische Antworten ein, um die Erwartungen auch außerhalb des Büros zu verwalten.

1. Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie zu Datei > Info > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „E-Mail-Regeln“ und wählen Sie Ihr Konto aus.
3. Klicken Sie auf Neue Regel.
4. Wählen Sie „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“.
5. Aktivieren Sie im Feld „An“ das Kontrollkästchen „ Wo ist mein Name?“ und klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wählen Sie „Mit einer bestimmten Vorlage antworten“ aus.
7. Legen Sie „Suchen in“ auf „Benutzervorlagen im Dateisystem“ fest und wählen Sie Ihre Vorlage aus.
8. Aktivieren Sie die Option „ Außer wenn es sich um eine automatische Antwort handelt“.
9. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.
10. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ und dann auf „OK“.

Schritt 5: Aufgaben in Outlook erstellen

Das Umwandeln von E-Mails mit Handlungsbedarf in Aufgaben kann Ihre Produktivität steigern.

5.1 Aufgabeneinrichtung

1. Navigieren Sie auf dem Outlook-Hauptbildschirm unter „Schnellschritte“ zur Registerkarte „Start“.
2. Klicken Sie auf „Neu erstellen“ oder wählen Sie „Neuer Schnellschritt“ und dann „Benutzerdefiniert“ aus.
3. Geben Sie Ihrem Quick Step einen Namen und wählen Sie eine aufgabenbezogene Aktion aus.
4. Weisen Sie optional eine Tastenkombination zu und klicken Sie auf „Fertig stellen“.
5. Dieser Schnellschritt steht jetzt zur Auswahl in Ihrem Posteingang zur Verfügung.

5.2 Erinnerungen einstellen

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Aufgabensymbol.
2. Wählen Sie „Erinnern“ und legen Sie die gewünschte Erinnerungszeit fest.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Schritt 6: Planen Sie regelmäßige Bereinigungen ein

Verwalten Sie Ihren Posteingang, indem Sie regelmäßige Bereinigungen einrichten.

1. Greifen Sie auf Outlook.com zu.
2. Melden Sie sich an und gehen Sie zu Einstellungen.
3. Wählen Sie „Allgemein“ und dann „Speicher“.
4. Überprüfen Sie den Speicherplatz, den jeder Ordner in Ihrem Postfach belegt.
5. Legen Sie Aufbewahrungszeiträume auf 3, 6 oder 12 Monate fest und klicken Sie auf das Symbol „Löschen“, um nicht benötigte E-Mails zu entfernen.

Profi-Tipp: Eine konsequente Verwaltung Ihres Posteingangs verhindert, dass Ihnen der Speicherplatz ausgeht.

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