Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Notieren in Teambesprechungen mit Copilot
Wichtige Hinweise
- Stellen Sie sicher, dass die Organisation Zugriff auf Microsoft 365-Lizenzen für die Copilot-Nutzung hat.
- Wählen Sie vor Besprechungen geeignete Einstellungen für die Copilot-Transkription aus.
- Rufen Sie Besprechungsnotizen einfach über Chat- oder Zusammenfassungsfunktionen ab.
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Notizenerfassung mit Microsoft Copilot in Teams-Besprechungen
Da sich der moderne Arbeitsplatz ständig weiterentwickelt, ist der Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Zusammenarbeit wichtiger denn je. Microsoft Copilot ist ein leistungsstarkes Tool in Teams und optimiert die Protokollierung von Meetings. Dieser Leitfaden bietet detaillierte Anweisungen und Einblicke in die effektive Nutzung von Copilot zum Erfassen wichtiger Informationen, Zusammenfassen von Diskussionen und Verfolgen handlungsrelevanter Punkte.
Copilot für effektives Notizenmachen in Team-Meetings nutzen
Schritt 1: Copilot für die Verwendung konfigurieren
Bevor Sie Copilot in Ihren Teams-Meetings verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation die erforderlichen Microsoft 365-Lizenzen aktiviert hat. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Copilot-Einstellungen zu konfigurieren:
- Öffnen Sie Ihren Teams-Kalender und wählen Sie das geplante Meeting aus.
- Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie dann Weitere Optionen.
- Wählen Sie Copilot und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Während und nach dem Meeting : Die Transkription wird automatisch zu Beginn des Meetings gestartet. Sie können während des Meetings auf „Starten“ klicken, um den Vorgang zu starten.
- Nur während des Meetings : Aktiviert die Sprach-zu-Text-Transkription im Verlauf des Meetings.
- Aus : Deaktiviert alle Transkriptionsfunktionen für das Meeting.
- Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Speichern ab.
Schritt 2: Transkription aktivieren
Wenn Sie über den entsprechenden Zugriff verfügen, aktivieren Sie die Transkription, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Gehen Sie zum Microsoft Teams Admin Center.
- Wählen Sie „Meetings“ aus und klicken Sie dann auf „Meeting-Richtlinien“.
- Navigieren Sie zu „Aufzeichnen und Transkribieren“.
- Stellen Sie den Schieberegler „Transkriptionen“ auf „Ein“.
- Stellen Sie sicher, dass Sie für Copilot die Option „Ein mit Transkript“ auswählen.
Schritt 3: Funktionen von Copilot während eines Meetings
Wenn Copilot aktiviert ist, bietet es die folgenden Funktionen:
- Erhalten Sie eine Zusammenfassung, wenn Sie verspätet einsteigen.
- Greifen Sie über Copilot in den Meeting-Steuerelementen auf eine Vielzahl von Befehlen zu.
- Erhalten Sie Erinnerungen zur Besprechungszusammenfassung kurz vor deren Ende.
- Erkundigen Sie sich über Copilot nach Tagesordnungspunkten, Anschlussfragen und vorherigen Gesprächen.
Schritt 4: So greifen Sie nach dem Meeting auf Notizen zu
Sobald das Meeting beendet ist, können Sie über den Meeting-Chat oder die Registerkarte „Zusammenfassung“ auf Ihre Notizen zugreifen:
a. Abrufen von Notizen aus dem Meeting-Chat
- Wählen Sie das Symbol „Open Copilot“ in der oberen rechten Ecke des Chatfensters.
- Der Copilot stellt eine detaillierte Zusammenfassung der Besprechungsdiskussionen und Chatinhalte bereit.
b. Abrufen von Notizen aus der Registerkarte „Zusammenfassung“
- Gehen Sie auf der Chatseite des Meetings zur Registerkarte „Zusammenfassung “.
- Klicken Sie auf das Copilot-Symbol, um den organisierten Gesprächsverlauf zu überprüfen.
Zusätzliche Tipps
- Lassen Sie Ihre Einstellungen zur Barrierefreiheit regelmäßig von Ihrer IT-Abteilung überprüfen und bestätigen.
- Nutzen Sie Copilot, um wichtige Dialoge hervorzuheben, indem Sie während Besprechungen Highlights anfordern.
- Geben Sie Notizen nahtlos über die Integration mit OneNote und Teams frei.
Zusammenfassung
Diese umfassende Anleitung beschreibt detailliert, wie Sie Microsoft Copilot für die Protokollierung in Teams-Besprechungen einrichten und verwenden. Durch die richtige Konfiguration der Einstellungen, die Aktivierung der Transkription und die Nutzung der verschiedenen Funktionen können Benutzer ihr Besprechungserlebnis deutlich verbessern und sicherstellen, dass wichtige Punkte, Diskussionen und Aktionspunkte effektiv dokumentiert und zugänglich sind.
Abschluss
Die Nutzung von Microsoft Copilot für Notizen steigert Ihre Produktivität in Teams-Meetings. Dank der Echtzeitfunktionen und der einfachen Zugänglichkeit können Sie sich stärker auf die Zusammenarbeit konzentrieren und weniger auf manuelle Dokumentation. Nutzen Sie Copilot noch heute für bessere Meeting-Ergebnisse!
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
1. Benötige ich eine spezielle Lizenz, um Microsoft Copilot in Teams zu verwenden?
Ja, Ihre Organisation muss über die entsprechenden Microsoft 365-Lizenzen verfügen, damit die Copilot-Funktionen verfügbar sind.
2. Kann ich als Meeting-Teilnehmer die Copilot-Einstellungen ändern?
Nein, nur der Organisator des Meetings hat die Autorität über die Copilot-Einstellungen für ein Meeting.