Notizen in Teambesprechungen mit Copilot machen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Microsoft hat Copilot nahtlos in seine Tool-Suite integriert, sodass Benutzer diesen robusten Assistenten nutzen können, um ihr Erlebnis zu bereichern. Innerhalb von Teams kann Microsoft Copilot effizient Punkte während Besprechungen notieren, Dialoge transkribieren, Diskussionen zusammenfassen und Aktionspunkte festlegen, sodass sich alle Teilnehmer auf die Zusammenarbeit konzentrieren können. Dieser Artikel führt Sie durch die effektive Verwendung von Copilot zum Notieren während Teambesprechungen.

Wie kann ich Copilot zum Notieren in Teambesprechungen nutzen?

Um Copilot für die Notizenerfassung in Teams-Besprechungen zu aktivieren, überprüfen Sie zunächst, ob Ihre Organisation mit den entsprechenden Microsoft 365-Lizenzen (normalerweise auf Unternehmensebene) Zugriff auf Copilot hat und ob Ihr Administrator es für Ihr Konto aktiviert hat. Es ist auch wichtig zu bestätigen, dass Sie innerhalb von Teams Zugriff auf die Copilot-Funktionen haben. Abhängig von den Richtlinien, Vertraulichkeitskennzeichnungen und Vorlagenkonfigurationen Ihrer Organisation können Sie anpassen, wie Copilot während Ihrer Besprechungen funktioniert.

Copilot für die Verwendung konfigurieren

1. Navigieren Sie vor Ihrem Meeting zu Ihrem Teams-Kalender und wählen Sie das geplante Meeting aus.
2. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie dann Weitere Optionen aus.
3. Gehen Sie zu Copilot und wählen Sie eine der drei Optionen aus der Dropdown-Liste.
   • Während und nach dem Meeting : Copilot beginnt mit der Transkription, sobald das Meeting beginnt. Sie können Copilot in den Meeting-Bedienelementen aktivieren und werden aufgefordert, die Transkription zu starten. Wenn Sie „Start“ auswählen, werden sowohl Copilot als auch die Transkription für dieses Meeting gestartet.
   • Nur während des Meetings : Copilot wird über die Meeting-Bedienelemente aktiviert. Es nutzt Spracherkennungsfunktionen, um Erkenntnisse aus dem gesprochenen Dialog im Meeting zu gewinnen.
   • Aus : Diese Option deaktiviert Copilot für das Meeting und verhindert, dass Aufzeichnungen oder Transkriptionen vorgenommen werden.

     

4. Klicken Sie auf Speichern .

Wenn Sie keinen Zugriff auf diese Einstellungen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator. Der nächste Schritt besteht darin, die Transkription zu aktivieren. Befolgen Sie diese Schritte:

Transkription aktivieren

1. Greifen Sie auf das Microsoft Teams Admin Center zu .
2. Navigieren Sie zu „Meetings“ und wählen Sie „Meeting-Richtlinien“ aus .
3. Wählen Sie „Aufzeichnen und Transkribieren“.
4. Suchen Sie den Schieberegler „Transkriptionen“ und schalten Sie ihn ein.
5. Wählen Sie für Copilot aus den verfügbaren Optionen „ Ein mit Transkript“ aus.

Als Organisator eines Meetings haben Sie die Befugnis, zu bestimmen, wie und ob Teilnehmer Copilot nutzen können. Darüber hinaus können Sie die Copilot-Einstellungen für von Ihnen eingerichtete Meetings verwalten, auch wenn Sie keine spezielle Lizenz besitzen.

Sobald Sie alle Einstellungen konfiguriert haben, können Sie Copilot live während eines Meetings nutzen. Starten Sie dazu ein Meeting oder treten Sie einem bei, bei dem Copilot aktiviert ist.

Funktionen von Copilot während eines Meetings

• Wenn Sie dem Meeting 5 Minuten nach Beginn beitreten und Copilot aktiviert ist, erhalten Sie eine Zusammenfassung, die Ihnen hilft, den Überblick zu behalten.
• Greifen Sie über die Meeting-Bedienelemente auf Copilot zu und wählen Sie „Eingabeaufforderungen anzeigen“ aus, um eine Liste mit Befehlen anzuzeigen, z. B. „Bisheriges Meeting zusammenfassen“, „Folgefragen vorschlagen“, „Verschiedene Perspektiven nach Thema auflisten“ und „Meeting-Notizen erstellen“.
• Einige Minuten vor Ende der Besprechung wird eine Eingabeaufforderung angezeigt, die Ihnen dabei hilft, effizient zum Abschluss zu kommen.
• Wenn Sie „Open Copilot“ auswählen, können Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Diskussionspunkte einsehen und die nächsten Schritte festlegen. Sie können sich bei Copilot auch nach offenen Fragen oder Themen auf der Tagesordnung erkundigen.

Wie kann ich nach dem Meeting mit Copilot auf Notizen zugreifen?

Sobald das Meeting beendet ist, können Sie Copilot entweder über den Meeting-Chat oder die Registerkarte „Zusammenfassung“ abrufen. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

Abrufen von Notizen aus dem Meeting-Chat

1. Klicken Sie auf das Open Copilot -Symbol in der oberen rechten Ecke des Chats.
2. Copilot präsentiert dann umfassende Erkenntnisse basierend auf den Chat-Inhalten und dem transkribierten Dialog aus dem Meeting.
3. Vor dem Meeting können Sie wie in einem normalen Gespräch mit Copilot im Chat-Thread interagieren. Sobald die Transkription beginnt, fügt Copilot jedoch neben dem Transkript auch Chatdetails von bis zu 24 Stunden vor dem Meeting hinzu.

Abrufen von Notizen aus der Registerkarte „Zusammenfassung“

1. Gehen Sie im Meeting-Chat zur Registerkarte „Zusammenfassung“ .
2. Klicken Sie auf das Copilot-Symbol, um den von Copilot kuratierten Konversationsverlauf zu überprüfen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie Besprechungsnotizen während und nach Ihren Besprechungen mithilfe effizienter Befehle problemlos prüfen und überarbeiten können. Notizen können auch über OneNote oder Teams an andere Teilnehmer verteilt werden.

Darüber hinaus können Sie während laufender Diskussionen Besprechungszusammenfassungen in Echtzeit abrufen. Copilot kann dabei helfen, während der Besprechung an einzelne Personen delegierte Aktionspunkte zu identifizieren und hervorzuheben.

Wenn Sie lieber manuell Notizen machen, können Sie Copilot bitten, während der Diskussion bestimmte Abschnitte hervorzuheben, ausgewählte Notizen aufzuzeichnen oder wichtige Dialoge zu transkribieren. Außerdem kann es intelligente Vorschläge zur Dokumentation von Punkten entsprechend dem Gesprächsverlauf bieten.

Wenn Sie wissen möchten, welche Version von Microsoft Teams (Classic oder New) Ihren Anforderungen am besten entspricht, steht Ihnen ein separater Leitfaden zur Verfügung.

Wenn Sie Fragen oder Feedback zur Verwendung von Copilot zum Notieren in Teambesprechungen haben, teilen Sie diese bitte im Kommentarbereich unten mit. Wir freuen uns über Ihre Meinung!