So verwenden Sie Microsoft Outlook-Regeln zum Verwalten Ihres Posteingangs

Die Verwaltung Ihres Posteingangs erfordert Arbeit, insbesondere wenn Sie täglich viele E-Mails erhalten. Mithilfe von Regeln in Microsoft Outlook können Sie Ihren Posteingang automatisch verwalten. Dadurch sparen Sie Zeit beim manuellen Bearbeiten von Nachrichten und können Ihre E-Mails besser verwalten.

Wie funktionieren Regeln in Outlook?

Mit Regeln in Outlook können Sie Aktionen für E-Mails einrichten, die bestimmte Kriterien erfüllen. Wenn die Nachrichten in Ihrem Posteingang eintreffen, übernehmen die Regeln, um diese Aktionen automatisch auszuführen.

Sie können beispielsweise E-Mails von Ihrem Lieblingsgeschäft in einen Einkaufsordner verschieben, Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten als wichtig markieren oder E-Mails automatisch an Ihren Partner weiterleiten.

Sie können solche Dinge automatisch tun, sobald Sie Regeln eingerichtet haben, sich dann einfach zurücklehnen und Microsoft Outlook-Regeln die Arbeit der Verwaltung Ihres Posteingangs erledigen lassen, ohne einen Finger zu rühren.

So erstellen Sie eine Regel in Outlook

Das Einrichten einer Regel in Outlook ist ein schrittweiser Prozess, durch den Sie die Anwendung führt. Beginnen Sie mit der Auswahl der E-Mail-Kriterien, fahren Sie mit der Auswahl der Aktionen fort, fügen Sie optional Ausnahmen zur Regel hinzu und aktivieren Sie dann die Regel.

Erstellen Sie eine Regel von Grund auf neu

• Um eine Regel in Outlook von Grund auf neu zu erstellen, wählen Sie „Datei -> Info“ und dann „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

• Wählen Sie oben ein E-Mail-Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben, und klicken Sie auf „Neue Regel“.

• Das Regel-Assistenten-Feld gibt Ihnen die grundlegenden Arten von Auslösern zum Starten, ähnlich wie Vorlagen in Outlook. Unter „Mit einer leeren Regel beginnen“ können Sie auswählen, ob die Regel für empfangene oder gesendete E-Mails gelten soll.

• Wenn Sie Kriterien in einem der beiden oberen Abschnitte auswählen, verwenden Sie die Links, die unten angezeigt werden, um das Element hinzuzufügen. Wenn Sie beispielsweise „Sound abspielen, wenn ich Nachrichten von jemandem erhalte“ auswählen, klicken Sie auf den Link „Personen oder öffentliche Gruppe“, um die Person auszuwählen, und auf den Link „Sound“, um den Sound auszuwählen. Folgen Sie diesem, indem Sie auf „Weiter“ klicken.

• Bestätigen Sie die Bedingung und fügen Sie weitere hinzu, wenn Sie möchten. Beachten Sie, dass alle Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Regel angewendet wird. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie mit der Auswahl der Bedingungen fertig sind.

• Bestätigen Sie die Aktion und fügen Sie optional weitere hinzu. Denken Sie daran, dass alle von Ihnen ausgewählten Aktionen ausgeführt werden. Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie mit dem Hinzufügen von Aktionen fertig sind.

• Ausnahmen ermöglichen es Ihnen, die Regel für bestimmte E-Mails zu umgehen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für alle Ausnahmen, die Sie hinzufügen möchten, verwenden Sie die Links unten, um die Elemente auszuwählen, und klicken Sie auf „Weiter“.

• Geben Sie Ihrer Regel oben einen Namen und wählen Sie die „Setup-Regeloptionen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“. Aktivieren Sie optional die anderen beiden, um die Regel sofort für aktuelle E-Mails auszuführen und die Regel für alle Ihre E-Mail-Konten zu verwenden.

• Bestätigen Sie die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen im Feld Schritt 3 unten und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

• Ihre Regel wird jetzt mit einem Häkchen daneben im Feld Regeln und Warnungen angezeigt. Wenn Sie die Regel später deaktivieren möchten, können Sie hierher zurückkehren und das Kontrollkästchen deaktivieren. Wählen Sie „OK“ oder „Anwenden“, um zu speichern und zu beenden, oder „Abbrechen“, wenn Sie Ihre Meinung ändern.

Wussten Sie schon: Sie können E-Mails in Microsoft Outlook in Aufgaben umwandeln.

Erstellen Sie eine Regel basierend auf einer E-Mail

• Um eine Regel basierend auf einer bestehenden E-Mail zu erstellen, wählen Sie die Nachricht in Ihrem Posteingang aus oder öffnen Sie sie in einem eigenen Fenster. Gehen Sie zur Registerkarte „Home“, öffnen Sie das Dropdown-Menü „Regeln“ und wählen Sie „Regel erstellen“.

• Im Fenster „Regel erstellen“ sehen Sie oben die verfügbaren Bedingungen. Da Sie eine Regel basierend auf der E-Mail erstellen, können Sie Kriterien wie von dieser Person, Inhalt des Betreffs oder nur an Sie gesendet verwenden.

• Wählen Sie die Aktion, die Sie basierend auf der Bedingung ausführen möchten. Sie können es im Warnfenster für neue Elemente anzeigen, einen Ton abspielen oder es in einen Ordner verschieben.

• Wenn Sie weitere Bedingungen oder Aktionen hinzufügen möchten, wählen Sie „Erweiterte Optionen“. Sie sehen die gleichen Kästchen wie im Regelassistenten. Treffen Sie Ihre Auswahl(en), um Ihre Regel zu erstellen.

• Wenn Sie mit der Regel zufrieden sind, klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern und anzuwenden.

Beispiele für Outlook-Regeln

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie eine Regel in Outlook erstellen, gehen wir einige nützliche Beispiele durch. Wir erstellen diese Regeln anhand der obigen Anweisungen von Grund auf neu.

Nachrichten in einen Ordner verschieben

Wenn Sie Ihre Nachrichten oft in Ordner verschieben, um Ihren Posteingang zu organisieren, können Sie eine Regel einrichten, um sie automatisch zu verschieben und Zeit zu sparen.

• Wählen Sie im ersten Feld des Regelassistenten „Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben“. Wählen Sie alternativ eine der beiden anderen Bedingungen „Nachrichten verschieben“. Wählen Sie unten „Personen oder öffentliche Gruppe“, um den Kontakt auszuwählen, und „angegeben“, um den Ordner auszuwählen. Weiter klicken.“

  In unserem Beispiel wählen wir „fred@flintstone.com“ bzw. „Marketing-Ressourcen“ aus.

• Bewegen Sie sich wie oben gezeigt durch den Regelassistenten, indem Sie optional weitere Bedingungen und Aktionen auswählen, Ausnahmen hinzufügen und schließlich die Regel benennen und aktivieren.

E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen

Das Markieren von E-Mails ist eine weitere gute Möglichkeit, Nachrichten zu organisieren, da Sie die Markierung zuweisen und sehen können, sobald die E-Mail eintrifft.

• Wählen Sie im ersten Feld des Regelassistenten die Option „Nachrichten von jemandem zur Nachverfolgung markieren“. Wählen Sie „Personen oder öffentliche Gruppe“, um den Kontakt auszuwählen, und „Zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen“, um die Art und den Zeitpunkt der Nachverfolgung auszuwählen.

  In diesem Beispiel wählen wir „Wilma@flintstone.com“, „Call“ und „Tomorrow“ aus.

• Befolgen Sie die verbleibenden Eingabeaufforderungen, um durch den Regelassistenten zu navigieren und Ihre Regel zu speichern und zu aktivieren.

Weisen Sie einer E-Mail eine Kategorie zu

Um E-Mails, die in bestimmte Kategorien fallen, schnell zu erkennen, warum nicht im Voraus eine Regel dafür erstellen? Dadurch werden die Nachrichten in ihre jeweiligen Kategorien eingeordnet, damit Sie sie auf einen Blick sehen können.

• Wählen Sie im ersten Feld des Regelassistenten „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte“. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bedingungen einzurichten.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Bedingungen und Besonderheiten, die Sie verwenden möchten. In unserem Beispiel verwenden wir „mit bestimmten Wörtern im Betreff“ und wählen „bestimmte Wörter“, um das Wort „Projekt“ hinzuzufügen. Weiter klicken.“

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Der Kategorie Kategorie zuweisen“ und klicken Sie dann auf „Kategorie“, um diejenige auszuwählen, die Sie verwenden möchten. Wir wählen unsere Kategorie „Kunden“. Weiter klicken.“

• Fügen Sie optional Ausnahmen hinzu und klicken Sie auf „Weiter“.
• Benennen Sie die Regel, schalten Sie sie ein, bestätigen Sie die Einrichtung und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Nachrichten mit Priorität markieren

Wenn Sie ausgewählten E-Mails eine Priorität zuweisen, z. B. von Ihrem Chef oder einem bestimmten Kunden, können Sie diese sofort als wichtig kennzeichnen. Oder vielleicht möchten Sie E-Mails mit niedriger Priorität markieren, in denen Sie als CC enthalten sind.

• Wählen Sie wie bei der obigen Regel „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte“ im Regelassistenten und klicken Sie auf „Weiter“, um die Bedingungen auszuwählen.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Bedingungen, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf , um die Einzelheiten hinzuzufügen. Hier verwenden wir „wo mein Name im CC-Feld steht“. Weiter klicken.“

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als wichtig markieren“ und klicken Sie auf „Wichtigkeit“, um die Stufe auszuwählen, die Sie verwenden möchten. Wir wählen „geringe Wichtigkeit“. Weiter klicken.“

• Fügen Sie optional Ausnahmen hinzu und klicken Sie auf „Weiter“.
• Benennen Sie die Regel, schalten Sie sie ein, bestätigen Sie die Einrichtung und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Häufig gestellte Fragen

Wo finde ich meine Outlook-Regeln?

Sie können auf Ihre Regeln zugreifen, wenn Sie eine oder mehrere im Regel-Manager-Fenster deaktivieren, bearbeiten oder löschen möchten.

Gehen Sie entweder zu „Datei -> Info“ oder öffnen Sie das Menü „Regeln“ auf der Registerkarte „Startseite“ und wählen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

Warum funktioniert meine Outlook-Regel nicht?

Es kann mehrere Gründe dafür geben, dass eine Regel, die Sie in Outlook eingerichtet haben, nicht wie erwartet funktioniert. Im Folgenden finden Sie einige Dinge, nach denen Sie suchen sollten:

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Regeln und Warnungen verwalten“, um sicherzustellen, dass die Regel aktiviert ist.
• Stellen Sie sicher, dass die Regel nach einem gültigen Ordner oder Kontakt verlangt und nicht nach einem, den Sie gelöscht haben.
• Bestätigen Sie zuerst, dass keine andere Regel angewendet wird.

Weitere Ursachen und Lösungen finden Sie auf der Microsoft Support-Seite .

Kann ich in Outlook eine Regel zur bedingten Formatierung einrichten?

Die bedingte Formatierung ist in Outlook an einer anderen Stelle verfügbar als die hier besprochenen E-Mail-Posteingangsregeln.

Gehen Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ und wählen Sie im Menüband „Ansichtseinstellungen“ aus. Wählen Sie im angezeigten Feld „Bedingte Formatierung“ und richten Sie die Regel im nachfolgenden Feld „Bedingte Formatierung“ ein.

Bildnachweis: Pixabay . Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.

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