So verwenden Sie Microsoft Outlook-Kategorien zum Organisieren von E-Mails
Während Ordner in Microsoft Outlook Ihnen eine bequeme Methode zum Speichern von E-Mails bieten, möchten Sie vielleicht eine Möglichkeit, bestimmte Nachrichten leicht zu erkennen. Mithilfe von Kategorien in Outlook können Sie Ihrer E-Mail ein oder mehrere farbcodierte Labels zuweisen. Sehen wir uns an, wie Kategorien in Outlook unter Windows, Mac und im Web verwendet werden.
So weisen Sie eine Kategorie in Outlook zu
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einer E-Mail in Outlook eine Kategorie zuzuweisen. Die Optionen variieren je nach verwendeter Plattform.
Führen Sie unter Windows einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, gehen Sie zu „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus dem Popout-Menü.
- Wählen Sie die E-Mail aus, gehen Sie zur Registerkarte „Home“ und öffnen Sie das Dropdown-Menü „Tags“. Klicken Sie auf das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
- Gehen Sie bei geöffneter E-Mail zur Registerkarte „Nachricht“ und öffnen Sie das Dropdown-Menü „Tags“. Klicken Sie auf „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
Sie sehen den Kategorienamen und die Farbe oben in der E-Mail sowie in der Spalte „Kategorien“ in Ihrem Posteingang.
Führen Sie auf einem Mac einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, gehen Sie zu „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus dem Popout-Menü.
- Wählen Sie die E-Mail aus, gehen Sie zur Registerkarte „Home“ und öffnen Sie das Dropdown-Menü „Tags“. Klicken Sie auf das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
- Gehen Sie bei geöffneter E-Mail zur Registerkarte „Nachricht“, öffnen Sie das Dropdown-Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
- Wählen Sie in der Menüleiste „Nachricht -> Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
Sie sehen den Kategorienamen und die Farbe oben in der Nachricht und in der Spalte „Kategorien“.
Führen Sie im Web einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, gehen Sie zu „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus dem Popout-Menü.
- Wählen Sie die E-Mail aus, öffnen Sie das Dropdown-Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie aus.
Sie sehen den Kategorienamen und die Farbe oben in der E-Mail und neben der Betreffzeile in Ihrem Posteingang.
Befolgen Sie denselben Prozess für Ihre Plattform, um einer E-Mail zusätzliche Kategorien zuzuweisen.
Weisen Sie eine Kategorie mit einem schnellen Klick auf Windows zu
Eine weitere einfache Möglichkeit, einer E-Mail in Outlook unter Windows eine Kategorie zuzuweisen, besteht darin, eine Schnellklick-Aktion zu erstellen. Dadurch wird eine Standardkategorie festgelegt, die Sie zuweisen können, indem Sie auf den Indikator in der Spalte „Kategorien“ klicken. Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Quick Click-Funktion nur unter Windows verfügbar.
- Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie „Schnellklick festlegen“.
- Wenn das kleine Fenster erscheint, verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Standardkategorie auszuwählen, und klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.
- Um die Standardkategorie mit Quick Click zuzuweisen, klicken Sie auf den Indikator in der Spalte „Kategorien“ neben der E-Mail in Ihrem Posteingang.
So heben Sie die Zuweisung einer Kategorie auf
Wenn Sie Ihre Kategorien als temporäre Markierungen verwenden oder einfach eine Kategorie aus einer E-Mail entfernen möchten, können Sie dies ebenfalls tun.
Löschen Sie eine Kategorie
Öffnen Sie wie oben beschrieben das Menü „Kategorisieren“ und deaktivieren Sie die Kategorie, die Sie entfernen möchten.
Alle Kategorien löschen
Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie „Alle Kategorien löschen“ unter Windows, „Alle löschen“ auf dem Mac oder „Kategorien löschen“ im Web.
So ordnen Sie Ihren Posteingang nach Kategorien
Während Sie die Kategorien für Nachrichten anzeigen können, können Sie Ihren Posteingang nach Kategorien anordnen oder sortieren. Auf diese Weise können Sie alle E-Mails in einer Kategorie alphabetisch nach Kategorienamen aufgelistet anzeigen.
Klicken Sie unter Windows auf die Spaltenüberschrift „Kategorien“ oder wählen Sie „Kategorien“ im Filter-/Anordnungs-/Sortierfeld.
Klicken Sie auf dem Mac auf die Spaltenüberschrift „Kategorien“ oder wählen Sie in der Menüleiste „Ansicht -> Anordnen nach -> Kategorien“.
Das Anordnen nach Kategorien ist zum jetzigen Zeitpunkt kein Feature im Web.
So verwalten Sie Kategorien in Outlook
Sie können Ihre Kategorienliste in Outlook verwalten, indem Sie eine Kategorie umbenennen oder löschen. Außerdem können Sie eine Tastenkombination in Windows zuweisen oder eine Kategorie zu Ihren Favoriten im Web hinzufügen.
Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ wie zuvor beschrieben und wählen Sie „Alle Kategorien“ in Windows, „Kategorien bearbeiten“ auf dem Mac oder „Kategorien verwalten“ im Web.
Benennen Sie eine Kategorie um
Microsoft Outlook stellt Ihnen Standardkategorien zur Verfügung, die nach Farben benannt sind. Sie haben beispielsweise die Kategorie Blau, Kategorie Rot, Kategorie Grün usw. Glücklicherweise können Sie eine Kategorie nach Belieben umbenennen und sind nicht an den Farbnamen hängen geblieben.
Wählen Sie unter Windows die Kategorie aus, klicken Sie auf „Umbenennen“, geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.
Doppelklicken Sie auf dem Mac auf den Namen, geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Return.
Wählen Sie im Web das Bearbeiten-Symbol (Bleistift), geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf „Speichern“.
Löschen Sie eine Kategorie
Wenn Sie eine Kategorie entfernen möchten, entweder eine Standardkategorie oder eine von Ihnen erstellte, können Sie dies in nur wenigen Schritten tun.
Wählen Sie unter Windows die Kategorie aus, klicken Sie auf „Löschen“ und bestätigen Sie, indem Sie im Popup-Fenster auf „Ja“ klicken.
Wählen Sie auf dem Mac die Kategorie aus, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Minuszeichen und bestätigen Sie, indem Sie im Popup-Fenster auf „Löschen“ klicken.
Klicken Sie im Web auf das Symbol „Löschen“ (Mülleimer) und klicken Sie auf „Löschen“, um das Entfernen zu bestätigen.
Weisen Sie einer Kategorie unter Windows eine Tastenkombination zu
Um Ihre E-Mails schneller zu kategorisieren, können Sie in Outlook unter Windows eine Tastenkombination zuweisen.
Wählen Sie die Kategorie aus und öffnen Sie das Dropdown-Feld „Shortcut Key“ auf der rechten Seite. Wählen Sie die Tastenkombination, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.
Wenn Sie eine Kategorie zuweisen möchten, wählen Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang aus und drücken Sie die Tastenkombination.
Fügen Sie eine Kategorie zu Ihren Favoriten im Web hinzu
Für einen schnellen Zugriff auf eine Kategorie können Sie diese zu Ihren Favoriten in Outlook im Web hinzufügen. Es wird im Abschnitt „Favoriten“ in der linken Seitenleiste angezeigt.
- Klicken Sie auf den Stern rechts neben einer vorhandenen Kategorie oder rechts neben dem Namen einer neuen Kategorie.
- Erweitern Sie „Favoriten“ auf der linken Seite, um alle E-Mails in dieser Kategorie anzuzeigen.
So erstellen Sie eine Outlook-Kategorie
Wenn Sie über die Standardkategorien in Outlook hinausgehen möchten, können Sie Ihre eigenen erstellen und ihnen einen benutzerdefinierten Namen geben und eine Farbe auswählen.
Erstellen Sie eine Kategorie unter Windows
- Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ wie zuvor beschrieben, indem Sie entweder mit der rechten Maustaste klicken oder das Menü „Tags“ öffnen, und wählen Sie dann „Alle Kategorien“.
- Klicken Sie auf der rechten Seite auf „Neu“.
- Fügen Sie das Etikett im Feld „Name“ hinzu und wählen Sie eine Farbe aus dem Dropdown-Menü „Farbe“. Optional können Sie über dieses Dropdown-Feld eine „Tastenkombination“ hinzufügen.
- Klicken Sie auf „OK“, um Ihre neue Kategorie zu speichern.
Erstellen Sie eine Kategorie auf dem Mac
- Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ wie oben beschrieben, klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste oder öffnen Sie das Menü „Tags“ und wählen Sie dann „Kategorien bearbeiten“. Alternativ gehen Sie in der Menüleiste auf „Outlook -> Einstellungen“ und wählen „Kategorien“.
- Klicken Sie auf das „Pluszeichen“ am Ende der Liste.
- Geben Sie einen Kategorienamen in das entsprechende Feld ein und wählen Sie die Farbanzeige aus, um eine Farbe auszuwählen.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Kategorie zu speichern.
Erstellen Sie eine Kategorie im Web
- Öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ wie zuvor beschrieben, indem Sie entweder mit der rechten Maustaste klicken oder die Dropdown-Liste „Kategorisieren“ öffnen, und wählen Sie dann „Neue Kategorie“.
- Geben Sie eine Bezeichnung für die Kategorie in das Feld „Name“ ein, wählen Sie eine Farbe und klicken Sie auf „Speichern“.
Häufig gestellte Fragen
Warum werden meine Outlook-Kategorien nicht angezeigt?
Es gibt mehrere mögliche Gründe, warum Kategorien in Outlook möglicherweise nicht angezeigt werden. Erstens ist die Kategoriefunktion für IMAP-E-Mail-Konten nicht verfügbar .
Außerdem wird die Spalte „Kategorien“ möglicherweise nicht in Ihrem Posteingang angezeigt. Um dies unter Windows zu tun, gehen Sie zur Registerkarte „Ansicht“, wählen Sie „Ansichtseinstellungen“ und wählen Sie „Spalten“. Wählen Sie unter „Verfügbare Spalten“ „Kategorien“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Klicken Sie auf einem Mac mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und klicken Sie auf „Kategorien“, um ein Häkchen daneben zu setzen.
Kann ich in Outlook nach Kategorie suchen?
Sie können die erweiterten Suchoptionen unter Windows und Mac verwenden, um nach Kategorien zu suchen. Wählen Sie unter Windows das Filtersymbol rechts neben dem Feld „Suchen“ und verwenden Sie das Dropdown-Feld „Kategorien“, um eine Kategorie auszuwählen. Klicken Sie auf dem Mac in das Feld „Suchen“, um die Registerkarte „Suchen“ zu öffnen, und wählen Sie „Kategorien“. Wählen Sie dann oben eine Kategorie aus.
Geben Sie im Web den Kategorienamen in das Feld „Suchen“ ein und wählen Sie ihn aus den Ergebnissen aus.
Kann ich Unterkategorien in Outlook erstellen?
Sie können derzeit keine Unterkategorien in Outlook erstellen. Sie können dies jedoch mit einer Namenskonvention und entsprechenden Farben nachahmen. Sie können beispielsweise eine Kategorie mit dem Namen „Kunden“ und dann zusätzliche Kategorien mit den Namen „Kunden – Anderson“, „Kunden – Braun“ und „Kunden – Carlson“ mit der/den Farbe(n) Ihrer Wahl haben.
Bildquelle: Pixabay . Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.
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