Anleitung zum Einrichten und Senden wiederkehrender E-Mails in Outlook
Wichtige Hinweise
- Entdecken Sie mehrere Methoden zum Konfigurieren wiederkehrender E-Mails in Outlook.
- Nutzen Sie integrierte Funktionen und Tools von Drittanbietern für mehr Komfort.
- Steigern Sie Ihre Produktivität durch die Automatisierung der Routinekommunikation.
Beherrschen Sie die Kunst wiederkehrender E-Mails in Outlook für eine verbesserte Kommunikation
Durch das Einrichten wiederkehrender E-Mails in Outlook können Sie wertvolle Zeit sparen und Ihren Arbeitsablauf verbessern, indem Sie sicherstellen, dass wichtige Nachrichten ihr Ziel erreichen, ohne dass jedes Mal manueller Aufwand erforderlich ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Konfigurieren wiederkehrender E-Mails in Outlook
Schritt 1: Kalendertermine für wiederkehrende E-Mails nutzen
Um wiederkehrende E-Mails mit dem Outlook-Kalender einzurichten, erstellen Sie zuerst eine E-Mail-Vorlage:
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Neue E-Mail.
- Navigieren Sie zur Registerkarte „Datei“ und klicken Sie auf „Speichern unter“.
- Speichern Sie Ihre Vorlage, ohne sie zu senden.
Erstellen Sie als Nächstes einen Kalendertermin:
- Öffnen Sie die Kalenderansicht und doppelklicken Sie auf das gewünschte Datum.
- Geben Sie einen Betreff ein und fügen Sie bei Bedarf Teilnehmer hinzu.
- Greifen Sie auf die Schaltfläche „Wiederholung“ zu, um die Häufigkeit (täglich, wöchentlich usw.) festzulegen.
- Wählen Sie „Ganztägig“ oder legen Sie bestimmte Zeiten fest und speichern Sie dann.
- Hängen Sie Ihre E-Mail-Vorlage mit Einfügen > Element anhängen > Outlook-Element an.
Profi-Tipp: Legen Sie innerhalb des Termins eine Erinnerung fest, um das manuelle Senden der E-Mail zu veranlassen.
Schritt 2: Planen Sie E-Mails mit Boomerang für Outlook
Um Boomerang zum Planen zu verwenden, erstellen Sie Ihre E-Mail und klicken Sie auf „ Später senden“.
Wählen Sie „Wiederkehrende Nachricht planen“ aus der Dropdown-Liste aus, legen Sie die Uhrzeit für Ihre erste E-Mail fest und wählen Sie eine Wiederholungshäufigkeit.
Überprüfen und planen Sie es. Ihre E-Mail wird wie angegeben automatisch gesendet, ohne dass Sie weitere Maßnahmen ergreifen müssen.
Schritt 3: Erstellen Sie wiederkehrende E-Mails mit automatischer Nachverfolgung
Wenn Ihr Outlook Auto Follow-Up unterstützt, greifen Sie auf die Funktion zu
Wählen Sie auf der Registerkarte „Automatische Nachverfolgung“ die Option „ Wiederkehrende Nachrichten“ aus, erstellen Sie dann Ihre Nachricht und legen Sie ihre Häufigkeit fest.
Erwägen Sie, bei Bedarf Anhänge hinzuzufügen, um Ihre Kommunikation weiter zu optimieren.
Schritt 4: Implementieren Sie die verzögerte Zustellung für geplante E-Mails
Für Outlook 365-Benutzer:
- Wählen Sie „Neue E-Mail“ und konfigurieren Sie Ihre E-Mail.
- Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie „Lieferung verzögern“ aus.
- Legen Sie Ihren gewünschten Lieferzeitpunkt fest und wählen Sie die wiederkehrende Option.
- Schließen Sie das Eigenschaftenfenster und klicken Sie auf Senden.
Schritt 5: Automatisieren Sie wiederkehrende E-Mails mit Power Automate
Nutzen Sie Power Automate für eine unkomplizierte Einrichtung:
Melden Sie sich bei Outlook an, öffnen Sie Power Automate und erstellen Sie einen neuen geplanten Cloud-Flow.
Definieren Sie die geplante Häufigkeit, wählen Sie dann Office 365 Outlook und stellen Sie es auf „ Senden Sie eine E-Mail (V2) mit den erforderlichen Details“ ein, bevor Sie auf „Speichern“ klicken.
Hinweis: Denken Sie daran, wiederkehrende Einstellungen zu deaktivieren, sobald Ihre Aufgabe abgeschlossen ist.
Zusammenfassung
Das Einrichten wiederkehrender E-Mails in Outlook mithilfe verschiedener innovativer Methoden steigert die Effizienz und gewährleistet die pünktliche Zustellung wichtiger Nachrichten. Ob Kalendertermine, Tools wie Boomerang oder die Automatisierung des Prozesses mit Power Automate – es gibt verschiedene Ansätze, um den manuellen Aufwand im E-Mail-Management zu minimieren.
Abschluss
Die Integration automatisierter wiederkehrender E-Mails in Ihren Outlook-Workflow kann die Produktivität enorm steigern und Kommunikationsprozesse optimieren. Indem Sie die oben beschriebenen Methoden ausprobieren, können Sie die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete auswählen und sofort Zeit sparen.
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Wie richte ich automatische geplante E-Mails in Outlook ein?
Um automatische E-Mails zu planen, erstellen Sie Ihre Nachricht und verwenden Sie die Option „Später senden“, um Datum und Häufigkeit des Sendens festzulegen.
Wie automatisiere ich mehrere E-Mails in Outlook?
Verwenden Sie die Seriendruckfunktion in Word mit einer verknüpften Kontaktliste, um personalisierte Massen-E-Mails effizient zu versenden.