Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Senden wiederkehrender E-Mails in Microsoft Outlook

Wichtige Hinweise

  • Power Automate ermöglicht die automatische E-Mail-Planung in Outlook.
  • Zu den Schritten gehören das Erstellen eines Cloud-Flows und das Konfigurieren der E-Mail-Einstellungen.
  • Um die ordnungsgemäße Funktionalität sicherzustellen, ist das Testen des Flusses von entscheidender Bedeutung.

Meistern Sie die Kunst wiederkehrender E-Mails: Automatisieren Sie Ihr Outlook mit Power Automate

Sind Sie es leid, immer wieder dieselben E-Mails manuell zu versenden? Durch die Automatisierung wiederkehrender E-Mails in Microsoft Outlook können Sie Zeit sparen und eine zeitnahe Kommunikation sicherstellen. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie mit Power Automate den automatischen E-Mail-Versand einrichten und so Ihren Workflow reibungsloser und effizienter gestalten können.

Einrichten wiederkehrender E-Mails in Outlook mit Power Automate

Schritt 1: Zugriff auf Microsoft 365-Programme

Öffnen Sie zunächst die Microsoft 365- Anwendung auf Ihrem Computer.

Schritt 2: Navigieren Sie zur Kachel „Apps“

Suchen und klicken Sie auf die Kachel „Apps“ in der linken Seitenleiste.

Schritt 3: Öffnen Sie Power Automate

Suchen und starten Sie die Power Automate- Anwendung.

Schritt 4: Einen neuen Flow erstellen

Klicken Sie im linken Menüband auf die Option „Erstellen“.

Schritt 5: Geplanten Cloud Flow auswählen

Wählen Sie die Option „ Geplanter Cloud-Flow“, um den Zeitplan für Ihre E-Mails festzulegen.

Schritt 6: Benennen Sie Ihren Flow

Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Flow ein, beispielsweise „ Wiederkehrende E-Mail“.

Schritt 7: Startdatum und -zeit konfigurieren

Legen Sie Datum und Uhrzeit der ersten Ausführung über das bereitgestellte Dropdown-Menü fest.

Schritt 8: Häufigkeit für Wiederholung festlegen

Geben Sie an, wie oft die E-Mail gesendet werden soll. Geben Sie beispielsweise 2 ein und wählen Sie Tag aus den Häufigkeitsoptionen aus.

Schritt 9: Flow-Erstellung abschließen

Nachdem Sie die Einstellungen konfiguriert haben, klicken Sie auf „Erstellen“, um Ihren Flow einzurichten.

Schritt 10: Eine Aktion hinzufügen

Klicken Sie auf das Pluszeichen unter Ihrem Flow-Namen und wählen Sie „Aktion hinzufügen“ aus.

Schritt 11: Nach Outlook-Aktionen suchen

Geben Sie in der Aktionssuchleiste „Outlook“ ein, um die verfügbaren Optionen zu filtern.

Schritt 12: Wählen Sie „E-Mail senden mit Optionen“

Wählen Sie die Kachel Outlook.com aus und klicken Sie auf die Option „E-Mail mit Optionen senden“.

Schritt 13: E-Mail-Parameter ausfüllen

Navigieren Sie zur Registerkarte „Parameter“, um Details wie Empfänger, Betreff und Text der E-Mail einzugeben.

Schritt 14: Erweiterte E-Mail-Einstellungen anpassen

Verwenden Sie den Abschnitt „Erweiterte Parameter“, um Kopfzeilentext hinzuzufügen oder Dateien anzuhängen; entfernen Sie alle Parameter, die Sie nicht einschließen möchten.

Schritt 15: Speichern Sie Ihren Flow

Wenn Sie die Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um den Ablauf beizubehalten.

Schritt 16: Testen Sie Ihren Flow

Klicken Sie auf „Test“, um einen Flusstest zu starten und zu bestätigen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.

Schritt 17: Manuellen Testmodus auswählen

Wählen Sie zu Testzwecken den manuellen Modus, um den Test durchzuführen.

Schritt 18: Führen Sie den Test durch

Drücken Sie „Test“, um den Flow auszuführen und seine Leistung zu prüfen.

Schritt 19: Ausführen des Flows

Klicken Sie auf „Flow ausführen“, um die Ausführung Ihrer konfigurierten E-Mails zu starten.

Schritt 20: Flow-Ergebnisse prüfen

Wählen Sie nach dem Ausführen die Seite „Flow Runs“ aus, um die Testergebnisse zu überprüfen.

Schritt 21: Fehlerbehebung bei erfolglosen Flows

Wenn der Flow nicht erfolgreich ausgeführt werden kann, navigieren Sie zur Fehlerbehebung zu „Meine Flows“ auf der Power Automate-Hauptseite.

Schritt 22: Passen Sie Ihren Flow nach Bedarf an

Wählen Sie das Symbol ✏ neben Ihrem Flow aus, um basierend auf den Testergebnissen Anpassungen vorzunehmen.

Zusätzliche Tipps

  • Überprüfen Sie immer Ihre E-Mail-Parameter, bevor Sie den Flow speichern.
  • Erwägen Sie das Hinzufügen von Bedingungen, um zu bestimmen, wann E-Mails gesendet werden sollen.
  • Nutzen Sie die Funktion „Ausführungsverlauf“, um die Leistung Ihres Flows im Zeitverlauf zu überwachen.

Zusammenfassung

In dieser Anleitung haben wir den detaillierten Prozess zum Einrichten wiederkehrender E-Mails in Microsoft Outlook mithilfe von Power Automate durchgegangen. Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation automatisieren und sicherstellen, dass Ihre Nachrichten die Empfänger in festgelegten Abständen erreichen, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Abschluss

Die Automatisierung wiederkehrender E-Mails über Power Automate ist für Fachleute, die ihre Kommunikationsprozesse optimieren möchten, von entscheidender Bedeutung. Zögern Sie nicht, Ihre Abläufe anzupassen, um die Produktivität weiter zu steigern. Sparen Sie noch heute Zeit und Aufwand!

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Kann ich E-Mails für bestimmte Termine planen?

Ja, mit Power Automate können Sie die genauen Daten und Uhrzeiten für den Versand Ihrer wiederkehrenden E-Mails angeben.

Welche E-Mail-Formate kann ich verwenden?

Sie können E-Mails im Nur-Text- oder HTML-Format senden. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihr Inhalt mit dem E-Mail-Client des Empfängers kompatibel ist.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der E-Mails, die ich senden kann?

Obwohl für Power Automate keine festgelegten Beschränkungen gelten, sollten Sie die Richtlinien Ihrer Organisation bezüglich der Beschränkungen beim Senden von E-Mails und die Bedingungen von Microsoft berücksichtigen.