Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Serienbriefumschlag in Microsoft Office 365
Wichtige Hinweise
- Nutzen Sie den Serienbrief-Assistenten in Word für mehr Effizienz.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Empfängerliste in Excel organisiert ist.
- Passen Sie die Umschlageinstellungen für eine optimale Präsentation an.
Optimieren Sie Ihren Mailing-Versand: So erstellen Sie effizient Serienbriefumschläge in Microsoft Office 365
Das Erstellen von Umschlägen für Massensendungen kann eine Herausforderung sein. Mit der Serienbrieffunktion von Microsoft Office 365 wird es jedoch zum Kinderspiel. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch das Einrichten und Drucken von Umschlägen – im Handumdrehen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Serienbriefumschlägen
Schritt 1: Starten Sie Word und erstellen Sie ein neues Dokument
Öffnen Sie Microsoft Word und beginnen Sie ein neues, leeres Dokument.
Schritt 2: Navigieren Sie zur Registerkarte „Mailings“
Um auf die Serienbrieffunktionen zuzugreifen, gehen Sie in der Symbolleiste auf die Registerkarte „Sendungen“.
Schritt 3: Serienbrief starten
Klicken Sie auf „Seriendruck starten“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent…“ aus.
Schritt 4: Wählen Sie Umschlag als Dokumenttyp
Wählen Sie im Assistenten als Dokumenttyp „Umschläge“ aus.
Schritt 5: Dokumentlayout konfigurieren
Legen Sie das Startdokument fest, indem Sie die Option „Dokumentlayout ändern“ auswählen.
Schritt 6: Zugriff auf Umschlagoptionen
Klicken Sie auf „Umschlagoptionen…“, um das Umschlagdesign anzupassen.
Schritt 7: Wählen Sie Ihre Umschlaggröße
Wählen Sie im Dialogfeld „Umschlagoptionen“ die gewünschte Umschlaggröße aus.
Schritt 8: Schriftarten für Adressen anpassen
Sie können für ein professionelles Erscheinungsbild auch die Schriftarten für Liefer- und Rücksendeadressen ändern.
Schritt 9: Bestätigen Sie Ihre Einstellungen
Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Umschlageinstellungen abzuschließen.
Schritt 10: Empfängerliste vorbereiten
Wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden“, wenn Sie bereits eine Empfängerliste in einer Datei gespeichert haben.
Schritt 11: Durchsuchen und wählen Sie Ihre Liste
Tippen Sie auf „Durchsuchen“ und suchen Sie Ihre Datei, um das Excel-Blatt mit Ihren Empfängerdetails auszuwählen.
Schritt 12: Öffnen Sie das Datenblatt
Wählen Sie das gewünschte Datenblatt aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Schritt 13: Empfängerauthentifizierung bestätigen
Klicken Sie auf „OK“, um den Empfängerdatenimport zu bestätigen.
Schritt 14: Filtern Sie Ihre Empfängerliste
Mithilfe von Sortier- oder Filteroptionen können Sie bestimmte Empfänger für Ihre Umschläge auswählen.
Schritt 15: Adressblock einfügen
Klicken Sie auf das dafür vorgesehene Feld für die Adresse und wählen Sie „Adressbuch…“, um mit dem Einfügen der Adressen zu beginnen.
Schritt 16: Felder für die Adressierung abgleichen
Tippen Sie bei Bedarf auf „Felder abgleichen…“, um sicherzustellen, dass die Adressfelder richtig mit den importierten Daten übereinstimmen.
Schritt 17: Adressaufnahme abschließen
Klicken Sie auf „OK“, sobald die Adressfelder richtig zugeordnet sind, und fahren Sie mit der Einbindung in das Dokument fort.
Schritt 18: Zusätzliche Elemente hinzufügen
Bei Bedarf können Sie auch eine Grußzeile oder elektronisches Porto beifügen.
Schritt 19: Vorschau Ihrer Umschläge
Sehen Sie sich die Umschlagsammlung im Hauptabschnitt an und überprüfen Sie die Details für jeden Empfänger.
Schritt 20: Umschläge drucken oder bearbeiten
Tippen Sie abschließend auf „Drucken…“, um Ihre Umschläge zu drucken, oder wählen Sie „Einzelne Umschläge bearbeiten“, um weitere Anpassungen vorzunehmen.
Zusätzliche Tipps
- Um Formatierungsfehler zu vermeiden, sehen Sie sich die Umschläge immer in der Vorschau an.
- Halten Sie Ihre Excel-Datei sortiert und auf dem neuesten Stand, um effiziente Zusammenführungen zu ermöglichen.
- Nutzen Sie die Vorlagenoptionen für ein elegantes Erscheinungsbild.
Zusammenfassung
Das Erstellen von Serienbriefumschlägen in Microsoft Office 365 ist unkompliziert, sobald Sie Ihre Empfängerlisten vorbereitet haben. Mit den beschriebenen Schritten können Sie Umschläge effektiv erstellen und anpassen, ohne die Informationen für jeden Empfänger manuell eingeben zu müssen.
Abschluss
Mit der Serienbrieffunktion von Microsoft Word verwalten Sie Ihren Briefumschlagversand in nur wenigen Schritten. Mit dieser Anleitung sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf, sparen Zeit und Energie und sorgen gleichzeitig für einen professionellen Touch in Ihrer Korrespondenz.
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Kann ich die Serienbrieffunktion für andere Dokumenttypen verwenden?
Ja, Seriendruck kann zum Erstellen von Briefen, Etiketten und mehr in Microsoft Word verwendet werden.
Was ist, wenn meine Empfängerliste ein anderes Format hat?
Sie können Ihre Liste in ein Excel-Format konvertieren oder eine neue Liste direkt in Word eingeben.