Erstellen und Verwenden von E-Mail- und Nachrichtenvorlagen in Outlook
Wichtige Hinweise
- Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen verbessert die E-Mail-Effizienz.
- Die Outlook-App- und Webversionen verfügen über unterschiedliche Vorlagenfunktionen.
- Verwenden Sie Entwürfe als Alternative zu E-Mail-Vorlagen.
Optimieren Sie Ihre Kommunikation mit E-Mail-Vorlagen in Outlook
Das Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook steigert Ihre Produktivität bei der Verwaltung wiederkehrender Nachrichten erheblich. Ob für Marketing, Geschäftskorrespondenz oder persönliche Nachrichten – Vorlagen sparen Zeit und sorgen für einheitliche Nachrichten. Diese Anleitung führt Sie durch die einfache Erstellung und Verwendung von E-Mail-Vorlagen sowohl in Outlook als auch in der Webversion.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen in der Outlook-App
Schritt 1: Starten Sie Outlook und beginnen Sie eine neue E-Mail
Öffnen Sie zunächst Microsoft Outlook auf Ihrem Gerät. Um eine neue E-Mail zu starten, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ Ctrl + Shift + M oder drücken Sie einfach auf, um ein neues Nachrichtenfenster zu öffnen.
Schritt 2: Gestalten Sie Ihre E-Mail-Vorlage
Erstellen Sie im neuen Nachrichtenfenster Ihre E-Mail-Vorlage. Sie können nach Bedarf Text, Links, Bilder, Signaturen und andere relevante Inhalte einfügen. Fügen Sie gerne Dokumente hinzu, die Sie häufig an wiederkehrende E-Mails anhängen.
Schritt 3: Speichern Sie Ihre Vorlage
Sobald Ihre Vorlage fertig ist, navigieren Sie zum Menü Datei und wählen Sie Speichern unter. Stellen Sie im Dialogfeld „Speichern“ den Dateityp auf Outlook-Vorlage (.oft) ein, benennen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf Speichern. Der Standardspeicherort ist:
C:\Users\
Profi-Tipp: Sie können einen anderen Standort auswählen, um später leichter darauf zugreifen zu können.
Schritt 4: Zugriff auf Ihre gespeicherte Vorlage
Um Ihre gespeicherte Vorlage zu verwenden, doppelklicken Sie einfach auf die OFT-Datei, um sie bei Bedarf in Outlook zu öffnen.
Zusätzliche Tipps und Tricks
- Überprüfen Sie vor dem Senden, ob Ihre Vorlagen auf dem neuesten Stand sind.
- Wenn Sie Ihre Vorlage für verschiedene Empfänger verwenden, sollten Sie dem Textkörper eine persönliche Note verleihen.
- Halten Sie Ihren Vorlagenkatalog organisiert, um leichter darauf zugreifen zu können.
Zusammenfassung
Durch das Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook steigern Sie Ihre Effizienz und gewährleisten die Konsistenz Ihrer E-Mail-Kommunikation, unabhängig davon, ob Sie die Desktop-App oder Outlook im Web verwenden.
Abschluss
Mit den Schritten in dieser Anleitung können Sie E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook ganz einfach einrichten und nutzen. Nutzen Sie diese leistungsstarke Funktion, um Zeit zu sparen und Ihr E-Mail-Management zu verbessern.
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Wie erstelle ich in Outlook eine E-Mail-Vorlage mit Anhängen?
Um eine E-Mail-Vorlage mit Anhängen zu erstellen, verfassen Sie eine neue E-Mail, wechseln Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie „ Datei oder Bilder anhängen “.Speichern Sie die E-Mail anschließend im Outlook-Vorlagenformat über die Option „ Datei“ > „Speichern unter“.
Wie verwende ich Outlook-Entwürfe als E-Mail-Vorlagen?
Sie können Entwürfe als Vorlagen verwenden. Wenn Sie eine unfertige E-Mail als Entwurf gespeichert haben, öffnen Sie Ihren Ordner „Entwürfe“, kopieren Sie den Inhalt in eine neue E-Mail und ändern Sie ihn nach Bedarf. Beachten Sie, dass die E-Mail nach dem Senden nicht mehr als Entwurfsvorlage verfügbar ist.