Erstellen und Verwenden von E-Mail- und Nachrichtenvorlagen in Outlook

Wichtige Hinweise

  • Durch das Erstellen von E-Mail-Vorlagen wird die E-Mail-Effizienz verbessert.
  • Die Outlook-App- und Webversionen verfügen über unterschiedliche Vorlagenfunktionen.
  • Verwenden Sie Entwürfe als Alternative für E-Mail-Vorlagen.

Optimieren Sie Ihre Kommunikation mit E-Mail-Vorlagen in Outlook

Das Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook kann Ihre Produktivität bei der Verwaltung wiederkehrender Mitteilungen erheblich steigern. Ob für Marketing, Geschäftskorrespondenz oder persönliche Nachrichten – Vorlagen sparen Zeit und sorgen für Konsistenz in Ihren Nachrichten. Diese Anleitung führt Sie durch die Schritte zum mühelosen Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen sowohl in der Outlook-Anwendung als auch in der Webversion.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen in der Outlook-App

Schritt 1: Starten Sie Outlook und beginnen Sie eine neue E-Mail

Öffnen Sie zunächst die Microsoft Outlook-Anwendung auf Ihrem Gerät. Um eine neue E-Mail zu beginnen, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf die Schaltfläche „ Neue E-Mail“ Ctrl + Shift + M oder drücken Sie einfach, um ein neues Nachrichtenfenster zu öffnen.

Schritt 2: Gestalten Sie Ihre E-Mail-Vorlage

Erstellen Sie im neuen Nachrichtenfenster Ihre E-Mail-Vorlage. Sie können nach Bedarf Text, Links, Bilder, Signaturen und andere relevante Inhalte einfügen. Fügen Sie gerne Dokumente hinzu, die Sie häufig an wiederkehrende E-Mails anhängen.

Schritt 3: Speichern Sie Ihre Vorlage

Sobald Ihre Vorlage fertig ist, navigieren Sie zum Menü Datei und wählen Sie Speichern unter. Stellen Sie im Dialogfeld Speichern den Dateityp auf Outlook-Vorlage (.oft) ein, benennen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf Speichern. Der Standardspeicherort ist:

C:\Users\ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Profi-Tipp: Sie können für einen späteren einfacheren Zugriff einen anderen Standort auswählen.

Schritt 4: Zugriff auf Ihre gespeicherte Vorlage

Um Ihre gespeicherte Vorlage zu verwenden, doppelklicken Sie einfach auf die OFT-Datei, um sie in Outlook zu öffnen, wann immer Sie sie brauchen.

Weitere Tipps und Tricks

  • Überprüfen Sie vor dem Senden, ob Ihre Vorlagen auf dem neuesten Stand sind.
  • Wenn Sie die Vorlage für verschiedene Empfänger verwenden, sollten Sie dem Textkörper eine persönliche Note verleihen.
  • Halten Sie Ihren Vorlagenkatalog organisiert, um leichter darauf zugreifen zu können.

Zusammenfassung

Durch das Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook steigern Sie Ihre Effizienz und gewährleisten die Konsistenz Ihrer E-Mail-Kommunikation, unabhängig davon, ob Sie die Desktopanwendung oder Outlook im Web verwenden.

Abschluss

Wenn Sie die in dieser Anleitung beschriebenen Schritte befolgen, können Sie E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook ganz einfach einrichten und verwenden. Nutzen Sie diese leistungsstarke Funktion, um Zeit zu sparen und Ihr E-Mail-Management zu verbessern.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Wie erstelle ich in Outlook eine E-Mail-Vorlage mit Anhängen?

Um eine E-Mail-Vorlage mit Anhängen zu erstellen, verfassen Sie eine neue E-Mail, wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und wählen Sie Datei oder Bilder anhängen. Nachdem Sie Ihre Dateien angehängt haben, speichern Sie die E-Mail im Outlook-Vorlagenformat mit der Option Datei > Speichern unter.

Wie verwende ich Outlook-Entwürfe als E-Mail-Vorlagen?

Sie können Entwürfe als Vorlagen verwenden. Wenn Sie eine unfertige E-Mail als Entwurf gespeichert haben, greifen Sie auf Ihren Ordner „Entwürfe“ zu, kopieren Sie den Inhalt in eine neue E-Mail und ändern Sie ihn nach Bedarf. Beachten Sie, dass die E-Mail nach dem Senden nicht mehr als Entwurfsvorlage verfügbar ist.