E-Mails in Outlook mit AI Copilot automatisieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wichtige Hinweise
- Verfassen und beantworten Sie E-Mails ganz einfach mit Microsoft Copilot.
- Fassen Sie E-Mails schnell mit den KI-Funktionen von Copilot zusammen.
- Nutzen Sie die Coaching-Funktion für eine bessere E-Mail-Verständlichkeit.
Optimieren Sie Ihren E-Mail-Workflow mit Microsoft Copilot in Outlook
Sind Sie von der Menge der E-Mails, die Sie täglich versenden müssen, überwältigt? Microsoft Copilot hilft Ihnen dabei! Dieser fortschrittliche KI-Assistent, integriert in Microsoft 365-Apps, ermöglicht es Nutzern, ihre E-Mail-Aufgaben in Outlook zu automatisieren und bietet ihnen die Möglichkeit, E-Mails mühelos zu verfassen, zu beantworten und zusammenzufassen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Copilot nutzen können, um Ihre E-Mail-Produktivität zu steigern.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung von E-Mails
Schritt 1: Mühelos E-Mails erstellen
Um eine E-Mail mit Copilot zu verfassen, beginnen Sie einfach eine neue E-Mail und geben Sie einen Schrägstrich ( / ) in den Text ein. Die Option „Mit Copilot verfassen“ wird angezeigt. Klicken Sie darauf, um ein Entwurfsfenster zu öffnen, in dem Sie Copilot eine Eingabeaufforderung geben können. Wenn Sie beispielsweise ein Leistungsproblem mit Ihrem Vorgesetzten besprechen müssen, schreiben Sie eine Eingabeaufforderung wie folgt:
Ich bin mit meiner Leistungsbeurteilung unzufrieden. Bitte verfassen Sie eine Nachricht an meinen Vorgesetzten mit der Bitte um eine Überprüfung.
Profi-Tipp: Sie können den Ton und die Länge Ihres E-Mail-Entwurfs vor der Fertigstellung mithilfe der Generierungsoptionen anpassen.
Schritt 2: Nahtloses Beantworten von E-Mails
Klicken Sie beim Beantworten einer E-Mail auf die Schaltfläche „Antworten“ oder „Allen antworten“. Copilot bietet Ihnen Antwortvorschläge, aus denen Sie auswählen können. Alternativ können Sie mit der Option „Benutzerdefiniert“ eine Antwort basierend auf Ihren eigenen Eingaben erstellen.
Schritt 3: E-Mail-Zusammenfassungen schnell erstellen
Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, können Sie mit Copilot auch eingehende E-Mails zusammenfassen. Suchen Sie in der E-Mail nach der Option „Zusammenfassung von Copilot“, um eine präzise Übersicht zu erhalten.
Schritt 4: Entwürfe durch Coaching verbessern
Um Ihre E-Mail-Entwürfe zu verbessern, nutzen Sie die Funktion „Coaching von Copilot“. Klicken Sie nach dem Entwurf Ihrer E-Mail auf das Copilot-Symbol im Outlook-Menüband und wählen Sie diese Option aus, um aufschlussreiches Feedback zu Ton, Klarheit und Leserstimmung zu erhalten.
Profi-Tipp: Gehen Sie jeden Vorschlag von Copilot durch, um Ihren Entwurf zu verfeinern und sicherzustellen, dass er Ihre Botschaft effektiv vermittelt.
Zusammenfassung
Microsoft Copilot bietet wertvolle Tools zur Automatisierung von E-Mail-Aufgaben in Outlook. Vom Verfassen von E-Mails über die Zusammenfassung von Inhalten bis hin zur Verbesserung Ihrer Nachrichtenübermittlung durch Coaching ist Copilot eine wichtige Ressource zur Produktivitätssteigerung. Nutzen Sie diese Funktionen, um Zeit zu sparen und eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
Abschluss
Mit Microsoft Copilot steigern Sie Ihre E-Mail-Produktivität in Outlook ganz einfach und effizient. Durch die Nutzung von KI zum Verfassen, Beantworten und Zusammenfassen von E-Mails sowie durch Coaching verbessern Sie Ihre Kommunikation. So können Sie sich besser auf das Wesentliche konzentrieren und haben die Gewissheit, dass Ihre E-Mail-Aufgaben in guten Händen sind.
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Kann Microsoft Copilot automatisch E-Mails versenden?
Nein, Copilot kann E-Mails nicht automatisch versenden. Seine Hauptfunktion besteht darin, Benutzer beim Verfassen und Verfeinern von E-Mails zu unterstützen und so die Produktivität zu steigern, ohne den Versandprozess selbst durchzuführen.
Ist die Nutzung von Microsoft Copilot kostenlos?
Microsoft Copilot ist sowohl in einer kostenlosen als auch einer kostenpflichtigen Version verfügbar. Während Windows 11-Nutzer kostenlos auf Copilot zugreifen können, profitieren Microsoft 365-Abonnenten vom gesamten Copilot-Funktionsumfang in Outlook und anderen Microsoft 365-Anwendungen.