E-Mails in Outlook automatisieren mit AI Copilot: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wichtige Hinweise

  • Verfassen und beantworten Sie E-Mails ganz einfach mit Microsoft Copilot.
  • Fassen Sie E-Mails schnell mit den KI-Funktionen von Copilot zusammen.
  • Nutzen Sie die Coaching-Funktion für mehr Klarheit in Ihren E-Mails.

Optimieren Sie Ihren E-Mail-Workflow mit Microsoft Copilot in Outlook

Sind Sie überfordert von der Menge der E-Mails, die Sie täglich versenden müssen? Microsoft Copilot hilft Ihnen dabei! Dieser fortschrittliche KI-Assistent, der in Microsoft 365-Apps integriert ist, ermöglicht Benutzern die Automatisierung ihrer E-Mail-Aufgaben in Outlook und bietet ihnen die Möglichkeit, E-Mails ganz einfach zu verfassen, zu beantworten und zusammenzufassen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Copilot nutzen können, um Ihre E-Mail-Produktivität zu steigern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung von E-Mails

Schritt 1: Mühelos E-Mails erstellen

Um eine E-Mail mit Copilot zu verfassen, beginnen Sie einfach eine neue E-Mail und geben Sie einen Schrägstrich ( / ) in den Text ein. Die Option „Mit Copilot verfassen “ wird angezeigt. Klicken Sie darauf, um ein Entwurfsfenster zu öffnen, in dem Sie Copilot eine Eingabeaufforderung geben können. Wenn Sie beispielsweise ein Leistungsproblem mit Ihrem Manager besprechen müssen, schreiben Sie eine Eingabeaufforderung wie:

Ich bin mit meiner Leistungsbeurteilung unzufrieden. Bitte verfassen Sie eine Nachricht an meinen Vorgesetzten mit der Bitte um eine Beurteilung.

Profi-Tipp: Sie können den Ton und die Länge Ihres E-Mail-Entwurfs vor der Fertigstellung mithilfe der Generierungsoptionen anpassen.

Schritt 2: E-Mails nahtlos beantworten

Klicken Sie beim Beantworten einer E-Mail auf die Schaltfläche „Antworten“ oder „Allen antworten“. Copilot bietet einige Antwortvorschläge, aus denen Sie auswählen können. Alternativ können Sie mit der Option „Benutzerdefiniert“ eine Antwort basierend auf Ihren eigenen Eingaben erstellen.

Schritt 3: E-Mail-Zusammenfassungen schnell erstellen

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, können Sie eingehende E-Mails auch mit Copilot zusammenfassen. Suchen Sie in der E-Mail nach der Option „Zusammenfassung von Copilot“, um einen kompakten Überblick zu erhalten.

Schritt 4: Entwürfe durch Coaching verbessern

Um Ihre E-Mail-Entwürfe zu verbessern, verwenden Sie die Funktion „Coaching by Copilot“. Klicken Sie nach dem Verfassen Ihrer E-Mail auf das Copilot-Symbol im Outlook-Menüband und wählen Sie diese Option aus, um aufschlussreiches Feedback zu Ton, Klarheit und Leserstimmung zu erhalten.

Profi-Tipp: Gehen Sie jeden Vorschlag von Copilot durch, um Ihren Entwurf zu verfeinern und sicherzustellen, dass er Ihre Botschaft effektiv vermittelt.

Zusammenfassung

Microsoft Copilot bietet wertvolle Tools zur Automatisierung von E-Mail-Aufgaben in Outlook. Vom Verfassen von E-Mails über das Zusammenfassen von Inhalten bis hin zur Verbesserung Ihrer Nachrichtenübermittlung durch Coaching ist Copilot eine wichtige Ressource zur Produktivitätssteigerung. Nutzen Sie diese Funktionen, um Zeit zu sparen und eine effektive Kommunikation sicherzustellen.

Abschluss

Mit Microsoft Copilot können Sie Ihre E-Mail-Produktivität in Outlook ganz einfach und effizient steigern. Indem Sie KI zum Verfassen, Beantworten und Zusammenfassen von E-Mails nutzen und Ihre Kommunikation durch Coaching verbessern, können Sie sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren und gleichzeitig sicher sein, dass Ihre E-Mail-Aufgaben in guten Händen sind.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Kann Microsoft Copilot automatisch E-Mails versenden?

Nein, Copilot kann keine E-Mails automatisch versenden. Seine Hauptfunktion besteht darin, Benutzer beim Verfassen und Verfeinern von E-Mails zu unterstützen und so die Produktivität zu steigern, ohne den Sendevorgang selbst auszuführen.

Ist die Nutzung von Microsoft Copilot kostenlos?

Microsoft Copilot ist sowohl in einer kostenlosen als auch einer kostenpflichtigen Version verfügbar. Während Windows 11-Benutzer kostenlos auf Copilot zugreifen können, genießen Microsoft 365-Abonnenten die gesamte Palette der Copilot-Funktionen in Outlook und anderen Microsoft 365-Anwendungen.