Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Outlook

Wichtige Hinweise

  • Erfahren Sie, wie Sie Signaturen auf verschiedenen Outlook-Plattformen hinzufügen.
  • Passen Sie Ihre Signatur mit Rich-Text-Formatierungsoptionen an.
  • Verwalten Sie die Signatureinstellungen für Standardnachrichten und -antworten.

Erstellen Ihrer Signatur in Outlook: Eine umfassende Anleitung

Das Erstellen einer effektiven E-Mail-Signatur kann Ihre professionelle Korrespondenz aufwerten. Diese Anleitung führt Sie durch die Schritte zum nahtlosen Hinzufügen und Anpassen Ihrer Signatur auf verschiedenen Outlook-Plattformen – Web, Windows, Mac und Mobilgerät.

Schritt 1: Hinzufügen einer Signatur in Outlook.com und Outlook PWA

Schritt 1: Zugriff auf Ihre Signatureinstellungen in Outlook.com

Melden Sie sich mit einem beliebigen Webbrowser bei Ihrem Outlook-Konto an. Klicken Sie nach der Anmeldung auf „ Einstellungen “ (Zahnradsymbol) in der oberen rechten Ecke, um das Einstellungsmenü zu öffnen.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihre Signatur

Navigieren Sie zu Mail → Verfassen und Antworten → E-Mail-Signatur. Wenn keine Signatur aufgeführt ist, geben Sie unten einen Namen ein. Geben Sie bitte einen Signaturnamen ein. Klicken Sie andernfalls auf Neue Signatur, um eine zu erstellen.

Schritt 3: Bearbeiten Sie Ihre Signatur

Geben Sie im Rich-Text-Editor den gewünschten Signaturtext ein. Klicken Sie für erweiterte Optionen auf das Symbol mit den drei Punkten, um auf Funktionen wie hochgestellte Zeichen, Tabellen und Bilder zuzugreifen.

Schritt 4: Finalisieren Sie Ihre Signatur

Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern, um Ihre neue Signatur zu speichern. Sie können diese Signatur in jede E-Mail einfügen, indem Sie im Fenster zum Erstellen der E-Mail auf das Signatursymbol klicken.

Schritt 5: Standardsignaturen festlegen

Wählen Sie Standardsignaturen für neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen aus den entsprechenden Dropdown-Menüs unter dem Signaturfeld aus.

Schritt 2: Einfügen einer Signatur in Outlook für Windows

Schritt 6: Signatureinstellungen öffnen

Klicken Sie in der Outlook-App für Windows auf Neue E-Mail und navigieren Sie dann zu Signatur, um das Popup-Fenster „Signaturen und Briefpapier“ zu öffnen.

Schritt 7: Erstellen und Bearbeiten Ihrer Signatur

Wenn keine Signaturen vorhanden sind, wählen Sie „Neu“ aus, um eine zu erstellen. Geben Sie Ihrer Signatur einen Namen und geben Sie dann den Inhalt Ihrer Signatur ein, einschließlich Text, Bilder und Hyperlinks.

Schritt 8: Abschließen und speichern

Falls verfügbar, verwenden Sie Vorlagen zum Abrufen von Signaturen für weitere Optionen. Denken Sie immer daran, auf „OK“ zu klicken, um Ihre Änderungen zu speichern.

Schritt 3: Einrichten Ihrer Signatur in Outlook für Mac

Schritt 9: Zugriff auf Signaturen in Outlook für Mac

Öffnen Sie Ihre Outlook-App und klicken Sie im Menü auf Microsoft Outlook → Einstellungen → Signaturen, um zu beginnen.

Schritt 10: Erstellen Sie Ihre Signatur

Klicken Sie im Fenster „Signaturen“ auf die Schaltfläche „+“, um eine neue Signatur hinzuzufügen. Verwenden Sie die Option „Bearbeiten“, um Ihre Signatur im Editor zu formatieren.

Schritt 11: Speichern und Standardeinstellungen auswählen

Denken Sie daran, nach Abschluss Ihrer Signatur auf „Speichern“ zu klicken. Wählen Sie beim Verfassen der E-Mail Ihre Signatur aus dem Menü aus, indem Sie auf „Signatur“ klicken.

Schritt 4: Implementieren einer Signatur in Outlook Mobile Apps

Schritt 12: Einstellungen in mobilen Apps öffnen

Tippen Sie in der mobilen Outlook-App (verfügbar für Android und iOS ) auf das Outlook-Symbol in der oberen linken Ecke, scrollen Sie nach unten zu „Einstellungen“ und wählen Sie dann „Signatur“ aus.

Schritt 13: Erstellen Sie Ihre Klartext-Signatur

Sie können in den mobilen Apps nur eine Signatur im Klartext erstellen. Sobald Sie den gewünschten Text eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um ihn zu speichern.

Schritt 14: Geräteübergreifende Synchronisierung

Ihre E-Mail-Signatur wird standardmäßig in allen ausgehenden Nachrichten automatisch synchronisiert. Beachten Sie jedoch, dass einige Funktionen möglicherweise nicht zwischen Geräten übertragen werden.

Weitere Tipps für wirkungsvolle Signaturen

  • Halten Sie Ihre Signatur kurz und prägnant, jedoch informativ.
  • Integrieren Sie relevante Links, beispielsweise zu Ihrem LinkedIn-Profil oder Ihrer Unternehmenswebsite.
  • Vermeiden Sie zu viele Bilder und bleiben Sie bei einfachem HTML, um die Kompatibilität zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Das Hinzufügen einer Signatur in Outlook steigert die Professionalität Ihrer E-Mails. In diesem Handbuch wird der Vorgang für verschiedene Plattformen detailliert beschrieben. So können Sie eine maßgeschneiderte Signatur erstellen, die zu Ihrem Stil passt und den Geschäftsstandards entspricht.

Abschluss

Das Erstellen einer gut gestalteten Signatur in Outlook ist ein wesentlicher Schritt zur Verfeinerung Ihrer E-Mail-Kommunikation. Befolgen Sie die oben beschriebenen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur auffällt und gleichzeitig Ihre professionelle Persönlichkeit widerspiegelt.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Kann ich meiner E-Mail-Signatur in Outlook Bilder hinzufügen?

Ja, Sie können Bilder in Ihre Outlook-Signatur einfügen, wenn Sie die Desktopversionen verwenden. Allerdings sind Outlook-Apps für Mobilgeräte auf reine Textsignaturen beschränkt.

Wird meine Signatur auf allen Geräten synchronisiert?

Ihre Signatur im Nur-Text-Format wird auf allen Geräten synchronisiert, Rich-Text-Funktionen werden jedoch möglicherweise nicht automatisch übertragen.