So fügen Sie eine Dropdown-Liste in Google Sheets und Excel hinzu

Damit können Sie die Dateneingabeoptionen eines Benutzers in einer bestimmten Zelle auf eine Reihe von Optionen beschränken. Sie müssen sich keine Sorgen über Rechtschreibfehler oder darüber machen, dass jemand nicht weiß, was er eingeben soll. Außerdem geht die Eingabe von Informationen so viel schneller.

Hinzufügen einer Dropdown-Liste in Google Tabellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Werteliste für Ihre Dropdown-Liste in Google Tabellen zu erstellen. Manche Benutzer ziehen es vor, eine versteckte Spalte mit den Werten in ihrem vorhandenen Tabellenblatt oder in einem anderen Tabellenblatt in derselben Datei zu erstellen. Andere ziehen es vor, die Elemente später im Prozess hinzuzufügen. Jede dieser Optionen funktioniert genauso gut, um Ihre Liste zu erstellen.

Wählen Sie eine einzelne Zelle oder einen Zellbereich aus, in den Sie Ihre Dropdown-Liste einfügen möchten. Wählen Sie Daten – > Datenüberprüfung .

Auf der rechten Seite wird ein neues Fenster angezeigt. Klicken Sie auf Regel hinzufügen , um eine Datenüberprüfungsregel hinzuzufügen. Überprüfen Sie, ob der Zellbereich korrekt ist. Wenn nicht, geben Sie ihn manuell ein oder schließen Sie dieses Fenster und markieren Sie Ihren Bereich erneut.

Wählen Sie im Abschnitt „Kriterien“ den Regeltyp aus. Dropdown ist die Standardeinstellung. Geben Sie Optionen manuell ein, oder wählen Sie Dropdown (aus einem Bereich) aus, wenn Sie bereits an anderer Stelle in Ihrer Tabelle eine Liste mit Optionen haben, und geben Sie den Bereich ein. Sie können auch ein Kontrollkästchen, verschiedene Textarten, Daten und mehr auswählen. Für mein Beispiel verwende ich Dropdown (aus einem Bereich) .

Klicken Sie direkt unter Ihren Kriterien auf „Erweiterte Optionen“ . Wählen Sie beliebige Warnungen oder Vorschläge aus, damit Benutzer wissen, was sie eingeben sollen. Wählen Sie „ Fertig“ aus , wenn Sie fertig sind.

Klicken Sie in den Zellen mit Dropdown-Pfeilen, die Ihnen das Hinzufügen der Liste ermöglichen, auf den Pfeil, um eine Option auszuwählen.

Ich habe meine Dropdown-Liste so eingestellt, dass Eingaben abgelehnt werden. Wenn jemand einen anderen Wert eingibt, wird eine Warnung angezeigt und die Eingabe wird abgelehnt.

Wenn Sie die Datenüberprüfung entfernen oder bearbeiten müssen, gehen Sie zu Daten -> Datenüberprüfung , wählen Sie Ihre Regel aus und nehmen Sie Ihre Änderungen vor oder wählen Sie Regel entfernen aus .

Wenn Sie Ihre Listen weiter anpassen möchten, ändern Sie die Farbe der Zelle automatisch basierend auf der gewählten Eingabe. Alternativ können Sie diese Google Sheets-Formeln verwenden , um allgemeine Aufgaben zu automatisieren.

Hinzufügen einer Dropdown-Liste in Excel

Wenn Sie Excel gegenüber Google Sheets bevorzugen, können Sie trotzdem Dropdown-Listen verwenden. Der Vorgang ist in Excel ähnlich, aber die Optionen zur Datenüberprüfung sehen etwas anders aus.

Markieren Sie die Zelle oder den Bereich, in dem Sie Ihre Dropdown-Liste hinzufügen möchten. Wählen Sie das Menü „Daten“ und wählen Sie im Abschnitt „Datentools“ die Option „Datenüberprüfung“ .

Genau wie bei Google Sheets stehen mehrere Kriterien zur Auswahl, darunter:

• Jeder Wert – alles ist möglich
• Ganze Zahl – akzeptiert nur ganze Zahlen
• Dezimal – erlaubt Dezimalzahlen
• Liste – wählen Sie Werte aus einer vorgegebenen Liste oder geben Sie Ihre Liste durch Kommas getrennt ein
• Datum – akzeptiert nur Daten
• Zeit – akzeptiert nur Zeitformate
• Textlänge – akzeptiert nur Text einer bestimmten Länge oder eines bestimmten Bereichs
• Benutzerdefiniert – Verwenden Sie eine Formel

Da wir Dropdown-Listen erstellen, müssen Sie sich nur um die Option „ Liste“ kümmern .

Wählen Sie Liste aus und geben Sie Ihren Wertebereich ein (wenn Sie eine vorgegebene Liste auf demselben Blatt oder einer anderen Registerkarte in der Arbeitsmappe haben) oder geben Sie jedes Listenelement durch Kommas getrennt ein. Wenn Sie einen Bereich eingeben, markieren Sie den Bereich entweder auf Ihrem Blatt oder geben Sie ihn beginnend mit einem Gleichheitszeichen (=) ein, z. B. =E3:E6oder =$E$3:$E$6.

Standardmäßig sind die Optionen Leere Felder ignorieren und Dropdownliste in Zelle aktiviert. Sie stellen sicher, dass die Zelle(n) nicht leer bleiben und die Dropdownliste in der Zelle angezeigt wird. Sie können diese Optionen bei Bedarf deaktivieren.

Wählen Sie die Registerkarte „Eingabenachricht“ . Lassen Sie dieses Feld leer (deaktivieren Sie „ Nachricht anzeigen “) oder geben Sie einen Titel und eine Nachricht ein, um dem Benutzer mitzuteilen, was von ihm erwartet wird. In meiner Dropdown-Liste können Benutzer beispielsweise einen Artikelstandort auswählen. Ich habe „Artikelstandort“ und „Standort auswählen“ als meine Eingabenachricht eingegeben.

Wählen Sie die Registerkarte „Fehlerwarnung“ . Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Warnung anzeigen“ , um keine Warnungen anzuzeigen. Oder wählen Sie zwischen:

• Stopp – Benutzer können nichts mehr eingeben
• Warnung – Benutzer werden gewarnt, können aber trotzdem etwas anderes eingeben
• Informationen – Benutzer können alles eingeben, was sie möchten, erhalten aber eine benutzerdefinierte Nachricht

Normalerweise entscheide ich mich für Stop . Schließlich besteht der einzige Grund, eine Dropdown-Liste hinzuzufügen, darin, Werte einzuschränken. Geben Sie Ihren Titel und Ihre Nachricht ein, um den Benutzern mitzuteilen, was sie falsch machen.

Wenn Sie mit allen drei Registerkarten fertig sind, klicken Sie auf „OK“ , um Ihre Änderungen zu speichern.

In der ersten Zelle Ihres Bereichs sollte ein Dropdown-Pfeil angezeigt werden. Wenn Sie eine Eingabenachricht ausgewählt haben , wird diese mit dem Pfeil angezeigt.

Wenn Sie versuchen, einen falschen Wert einzugeben und eine Fehlerwarnung eingerichtet haben, sollte die Warnung sofort angezeigt werden.

Wenn Sie die Liste bearbeiten oder entfernen möchten, markieren Sie die Zelle oder den Bereich, in dem die Dropdown-Liste verwendet wird. Gehen Sie zurück zu Daten -> Datenüberprüfung . Nehmen Sie Ihre Änderungen vor oder wählen Sie auf der Registerkarte „ Einstellungen“ die Option „Alles löschen“ . Drücken Sie „OK“ , um Ihre Dropdown-Liste zu löschen.

Wenn Sie einfacher in Excel navigieren möchten, verwenden Sie diese Excel-Tastaturkürzel .

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Listenelemente alphabetisch, nach der am häufigsten verwendeten Methode oder auf eine andere von mir gewählte Weise sortieren?

Ja. Wenn Sie die Listenelemente manuell in das Feld „Datenüberprüfung“ eingeben, platzieren Sie sie in der Reihenfolge, in der sie angezeigt werden sollen.
Wenn Sie eine vorgefertigte Liste in einer Spalte Ihrer Tabelle verwenden, sortieren Sie Ihre Daten nach Wunsch. Die Reihenfolge im Dropdown-Menü wird automatisch geändert.

Warum ist vor einigen meiner Listenelemente ein Leerzeichen?

Dies geschieht normalerweise, wenn Sie Elemente manuell eingeben. Während jedes Element durch ein Komma getrennt werden muss, sollte zwischen den Elementen nur ein Komma stehen. Wenn Sie beispielsweise „Wahr“ und „Falsch“ als Listenoptionen haben möchten, geben Sie „Wahr,Falsch“ ein. Geben Sie nach dem Komma kein Leerzeichen ein, da Ihre Liste sonst etwas seltsam aussehen könnte.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Elemente in der Liste?

Nicht wirklich. Sie sollten jedoch versuchen, die Anzahl der Elemente so kurz zu halten, dass Benutzer problemlos ein Element aus der Liste auswählen können. Lange Listen sind schwierig zu verwenden.

Was ist, wenn ich meiner Liste weitere Werte hinzufügen möchte?

Wenn Sie in Google Sheets und Excel eine Dropdown-Liste hinzufügen, rechnen Sie möglicherweise nicht mit der Notwendigkeit zusätzlicher Werte, aber es gibt zwei Möglichkeiten, neue Elemente hinzuzufügen.
Wenn Sie einen Bereich verwenden, klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle in Ihrem Bereich, fügen Sie eine neue Zelle hinzu und geben Sie dann Ihren neuen Wert ein. Dadurch sollte Ihr Bereich für die Dropdown-Liste automatisch aktualisiert werden. Alternativ können Sie Ihren Dropdown-Listenbereich markieren, zu „Daten -> Datenüberprüfung“ gehen und den Bereich manuell ändern, um die neuen Elemente in Ihrer Liste zu berücksichtigen.
Wenn Sie im Fenster „Datenüberprüfung“ eine manuelle Liste erstellt haben, markieren Sie Ihre Dropdown-Listenzellen und gehen Sie zu „Daten -> Datenüberprüfung“. Fügen Sie Ihrer vorhandenen Liste Elemente hinzu und speichern Sie Ihre Änderungen. Sie können auch Daten zwischen Ihren Tabellen verknüpfen, indem Sie diesem Tipp folgen.

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