Beginnen Sie mit Copilot in Outlook für Windows 11

2024/02/08

Um Copilot in Outlook zu verwenden, erstellen Sie eine neue E-Mail, wählen Sie „Daft with Copilot“ und verfassen Sie eine Eingabeaufforderung zum Generieren des Inhalts.
Sie können auch eine bestehende E-Mail öffnen und auf „Zusammenfassung von Copilot“ klicken , um eine Zusammenfassung des E-Mail-Threads zu erstellen.
Außerdem können Sie beim Beantworten einer E-Mail mit Copilot eine Antwort basierend auf dem Inhalt vorschlagen.

Outlook enthält Copilot , und in diesem Leitfaden werde ich Ihnen die Schritte beibringen, die Sie benötigen, um mit der Chatbot-KI in Outlook (Web), Windows, macOS, iPadOS und Mobilgeräten zu beginnen. (Diese Anweisungen konzentrieren sich auf die Webversion des E-Mail-Dienstes, die Erfahrung ist jedoch bei allen Erfahrungen gleich.)

Was ist Copilot in Outlook?

Copilot ist ein Chatbot-KI-Assistent, der mithilfe großer Sprachmodelle (LLMs) Ihre Produktivität beim Verfassen und Verwalten von E-Mails steigert.

In Outlook kann Copilot mit einer einfachen Eingabeaufforderung E-Mail-Entwürfe erstellen, E-Mail-Threads zusammenfassen, indem es die wichtigsten Punkte jeder E-Mail abruft, und Ihre E-Mail überprüfen, um Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.

Die Chatbot-KI in Outlook ist eine Premium-Funktion, das heißt, Sie benötigen zusätzlich zu einem Microsoft 365 Personal- oder Family-Abonnement ein Abonnement für Copilot Pro . Außerdem ist die Funktion nur für das primäre Postfach verfügbar und wird für Postfächer von Exchange Online nicht unterstützt.

In dieser Anleitung beschreibe ich die Schritte zur Verwendung von Copilot in Outlook für Windows 11 und wo sie unterstützt werden. ( Copilot ist auch in Word verfügbar .)

So verwenden Sie Copilot in Outlook

Mit Copilot in Outlook können Sie E-Mails zusammenfassen, Entwürfe erstellen und Coaching-Hilfe erhalten. Hier ist wie

Erstellen Sie neue E-Mail-Entwürfe

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mit Copilot E-Mail-Entwürfe in Outlook zu erstellen:

Öffnen Sie Outlook .
Klicken Sie auf Startseite .
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ , um den E-Mail-Composer zu starten.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Nachricht“ .
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Copilot“ und wählen Sie die Option „Entwurf mit Copilot“.
Verfassen Sie im Feld eine Eingabeaufforderung, in der Sie detailliert beschreiben, wie die Chatbot-KI einen E-Mail-Entwurf erstellen soll.
Öffnen Sie das Menü „Generierungsoptionen“ und wählen Sie den Ton und die Länge der Nachricht aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Generieren“ .
Überprüfen Sie den E-Mail-Entwurf.
(Optional) Verfassen Sie eine zusätzliche Eingabeaufforderung mit Details, die Sie hinzufügen oder ändern möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ .
(Optional) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu generieren“ , um den Entwurf neu zu schreiben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Behalten“ , um den Entwurf in den E-Mail-Text einzufügen.

Sobald Sie die Schritte abgeschlossen haben, ist es wichtig, den Entwurf zu bearbeiten, um ihn zu Ihrem eigenen zu machen, den E-Mail-Vorgang wie gewohnt abzuschließen und ihn zu senden.

Für die Entwurfsfunktion gibt es keine Begrenzung der Länge der Eingabeaufforderung. Allerdings durchsucht die KI die Nachrichten- oder E-Mail-Threads nach Antworten, um eine Antwort zu generieren. Es gibt jedoch eine Grenze dafür, wie tief der Chatbot lange Threads verarbeiten kann.

Erstellen Sie E-Mail-Antworten

Gehen Sie wie folgt vor, um mit Copilot auf Nachrichten in Outlook zu antworten:

Öffnen Sie Outlook .
Wählen Sie im Bereich „Posteingang“ die E-Mail aus, die Sie beantworten möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Antworten“ .
Wählen Sie einen der Copilot-Vorschläge für die Antwort oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzerdefiniert“ .

Kurzer Hinweis: Die Option „Benutzerdefiniert“ öffnet das Eingabeaufforderungsfeld, in dem Sie die Details eingeben können, die Sie zum Erstellen des Antwortentwurfs verwenden möchten.
Verfassen Sie im Feld eine Eingabeaufforderung, in der Sie detailliert beschreiben, wie die Chatbot-KI einen E-Mail-Entwurf erstellen soll.
Öffnen Sie das Menü „Generierungsoptionen“ und wählen Sie den Ton und die Länge der Nachricht aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Generieren“ .
Überprüfen Sie den E-Mail-Entwurf.
(Optional) Verfassen Sie eine zusätzliche Eingabeaufforderung mit Details, die Sie hinzufügen oder ändern möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ .
(Optional) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu generieren“ , um den Entwurf neu zu schreiben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Behalten“ , um den Entwurf in den E-Mail-Text einzufügen.

Nachdem Sie die Schritte abgeschlossen haben, wird die Antwort in die Nachricht eingefügt und Sie können mit der Fertigstellung der E-Mail fortfahren.

E-Mails zusammenfassen

Um Copilot zum Zusammenfassen von E-Mails in Outlook zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Öffnen Sie Outlook .
Wählen Sie die E-Mail im Bereich „Posteingang“ aus.
Klicken Sie oben in der E-Mail auf die Option „Zusammenfassung durch Copilot“ .

Nachdem Sie die Schritte abgeschlossen haben, scannt die Chatbot-KI die E-Mail-Threads und erstellt eine Zusammenfassung.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Funktion aufgrund der Datenmenge, die die KI gleichzeitig verarbeiten kann, nur eine begrenzte Anzahl von Threads verarbeiten kann. Daher sind alte E-Mails möglicherweise nicht in der endgültigen Zusammenfassung enthalten.

Copiloten-Coaching

Die Chatbot-KI bietet außerdem eine Coaching-Funktion, die Ihre E-Mails überprüft und Vorschläge zur Verbesserung der Klarheit, des Tons und der Leserstimmung macht.

Öffnen Sie Outlook .
Klicken Sie auf Startseite .
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ , um den E-Mail-Composer zu starten.
Verfassen Sie den Text der E-Mail wie gewohnt.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Nachricht“ .
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Copilot“ und wählen Sie die Option „Coaching durch Copilot“ .

Kurzer Hinweis: Sie können diese Funktion auch beim Beantworten einer E-Mail aufrufen.
Klicken Sie auf Ton .
Überprüfen Sie die Vorschläge und wenden Sie sie (nach Bedarf) per E-Mail an.
Überprüfen Sie die Vorschläge und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor (je nach Bedarf).
Klicken Sie auf Klarheit .
Überprüfen Sie die Vorschläge und schreiben Sie die Nachricht neu (nach Bedarf).
(Optional) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu generieren“ , um die Vorschläge neu zu erstellen.

Wenn Sie die Schritte abgeschlossen haben, überprüfen Sie die gesamte Nachricht und senden Sie die E-Mail.

Die Coaching-Funktion funktioniert nur bei Nachrichten mit mehr als 100 Zeichen.

Außerdem können Sie Copilot in Outlook nicht anpassen, Sie sollten jedoch wann immer möglich Ihren Daumen nach oben und unten verwenden, um die von der KI generierten Inhalte zu bewerten und so zur Verbesserung des Systems beizutragen.

Denken Sie abschließend daran, dass die KI ungenaue Antworten generieren kann. Daher ist es wichtig, den Inhalt immer zu überprüfen, bevor Sie ihn senden.