ONLYOFFICE DocSpace-Rezension

Dies ist ein gesponserter Artikel und wurde von ONLYOFFICE ermöglicht. Die tatsächlichen Inhalte und Meinungen sind die alleinigen Ansichten des Autors, der auch bei gesponserten Beiträgen seine redaktionelle Unabhängigkeit wahrt.

Übersicht über die Funktionen

ONLYOFFICE DocSpace ist ein kollaborativer Arbeitsbereich, der die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit ermöglicht. Alles geschieht in „Räumen“. Dabei handelt es sich um individuelle Arbeitsbereiche zum Organisieren von Dateien und Teammitgliedern. Der Vorteil besteht darin, dass Sie Berechtigungen nur für einen einzelnen Raum und nicht für einzelne Dokumente festlegen müssen.

Für eine bessere Zusammenarbeit nutzen Sie die Chat-Funktionen oder führen Sie Audio-/Videoanrufe durch. Hinterlassen Sie außerdem Kommentare zu Dateien, um Änderungen und die nächsten Schritte besser im Auge zu behalten.

Obwohl ONLYOFFICE Open Source ist, ist es hochgradig kompatibel mit Microsoft Office-Dateiformaten. Sie können Folgendes erstellen, bearbeiten und damit arbeiten:

• Word-Dokumente
• Tabellenkalkulationen
• Präsentationen
• Digitale Formulare
• PDFs
• E-Books
• Multimedia

Wenn Sie im Rahmen eines Projekts Audio-/Videodateien hochladen müssen, unterstützt ONLYOFFICE dies ebenfalls. Alle Ihre relevanten Dateien befinden sich an einem einzigen Ort.

Bei ONLYOFFICE hat Sicherheit oberste Priorität. Tatsächlich ist es überraschend einfach, alle Sicherheitsdetails direkt auf der DocSpace-Homepage zu finden. Zu den Sicherheitsfunktionen gehören:

• Datenschutzkonformität für DSGVO- und HIPAA-Standards
• AES-256-Verschlüsselung
• HTTPS
• TLS-Verschlüsselungsalgorithmus
• Erweiterte Berechtigungen
• JWT
• Aktivitätsverfolgung und Berichterstattung
• IP-Einschränkungen
• Vertrauenswürdige Domänen
• 2FA
• Einmalige Anmeldung
• Datensicherungen

Um die Privatsphäre noch privater zu gestalten, können Sie private Räume erstellen, in denen alles vollständig verschlüsselt ist.

Während der Cloud-Zugriff ein großer Vorteil ist, bietet ONLYOFFICE dank Android-, iOS-, Windows-, macOS- und Linux-Apps auch Offline-Zugriff. Derzeit ist keine selbst gehostete Version verfügbar, aber sie ist in Arbeit.

Einstieg

Der Einstieg in ONLYOFFICE DocSpace könnte nicht einfacher sein. Melden Sie sich einfach an, benennen Sie Ihren Bereich und schon können Sie mit der Arbeit beginnen.

Das Armaturenbrett hat ein unglaublich klares, minimalistisches Layout. In der Mitte werden Ihre Räume und aktuellen Dokumente aufgelistet, auf der linken Seite alle Ihre Aktionen. Auch wenn Sie keinen Raum erstellen, können Sie die verschiedenen Dokumentformate erstellen, hochladen und bearbeiten.

Ich begann damit, einen Raum zu schaffen. Ich konnte zwischen zwei Typen wählen: Zusammenarbeit und Benutzerdefiniert. Mit Collaboration wird alles automatisch für die Zusammenarbeit eingerichtet. Mit „Benutzerdefiniert“ richten Sie alle Details von Grund auf ein.

Der Prozess zum Erstellen beider ist jedoch zunächst derselbe. Wählen Sie einen Raumnamen aus, fügen Sie Tags hinzu und laden Sie ein Symbol hoch. So einfach ist das.

Natürlich können Sie jederzeit Mitglieder zum Haupt-Dashboard oder zu einzelnen Räumen einladen.

Anpassen des Erscheinungsbilds

Nachdem ich einen Raum erstellt hatte, beschloss ich, ein wenig zu erkunden, ob ich das Aussehen von ONLYOFFICE DocSpace anpassen könnte. In den DocSpace-Einstellungen können Sie zwischen hellen und dunklen Themen wählen und die Akzentfarbe ändern. Wählen Sie zwischen sechs voreingestellten Farben oder passen Sie Akzente und Tasten mit Ihrer eigenen Farbauswahl an.

Wenn Sie ein zahlender Benutzer sind, können Sie auch Ihren Firmennamen und Ihr Logo hochladen, um ein einheitliches Branding für alle Tools Ihres Unternehmens zu schaffen. Es ist eigentlich ganz einfach, Anpassungen im Branding-Bereich vorzunehmen, und es gibt mehrere Arten von Logos (für verschiedene Bereiche der Plattform), die Sie hochladen können.

Weitere Anpassungen von ONLYOFFICE DocSpace

Ich war während meiner Rezension ein kostenloser Benutzer, daher kann ich nicht viel zu den Premium-Funktionen sagen. Aber auch als kostenloser Benutzer können Sie Ihre Mindestkennwortanforderungen festlegen, 2FA aktivieren, IP-Sicherheit aktivieren, Administratornachrichten aktivieren und Sitzungsdauern aktivieren. Als kostenpflichtiger Benutzer erhalten Sie Zugriff auf den vollständigen Anmeldeverlauf und einen Audit-Trail, beides unglaublich nützliche Tools für die Teamverwaltung.

In den Anpassungseinstellungen können Sie außerdem Folgendes tun:

• Richten Sie Sicherungen ein und stellen Sie sie aus Sicherungen wieder her – auch aus Quellen von Drittanbietern.
• Integrationen aktivieren – im Moment habe ich nur 10 Integrationen gesehen, aber sie umfassten wichtige Tools/Plattformen wie Dropbox, Google, LinkedIn, AWS, OneDrive und Facebook.
• Entwicklertools – Passen Sie die Größe von Fenstern weiter an.
• Löschen/Deaktivieren – Ich bin ein großer Fan jeder Plattform, die es einfach macht, Ihr Konto und Ihre Daten zu deaktivieren und zu löschen, ohne viel Aufwand betreiben zu müssen.
• Zahlungen – verwalten Sie Ihren Plan und Ihre Zahlungen und sehen Sie, wie viel Platz, Räume und Benutzer Sie derzeit nutzen.

Dokumenteditoren

ONLYOFFICE DocSpace erfindet das Rad nicht neu, wenn es um die verschiedenen Dokumenteditoren geht. Wenn Sie bereits Google Docs oder Microsoft Office verwendet haben, befinden Sie sich auf vertrautem Terrain. In vielerlei Hinsicht gefiel mir das Layout der Symbolleisten tatsächlich etwas besser, aber das ist vielleicht nur meine persönliche Vorliebe.

Natürlich können Sie Dateien hochladen, um sie mit anderen zu teilen oder zu bearbeiten. Während meines Tests hatte ich keine Probleme mit dem Hochladen. Ich verwende die meiste Zeit LibreOffice und Microsoft Office und hatte beim Hochladen vorhandener Dateien keinerlei Formatierungsprobleme. Dies ist eine enorme Verbesserung gegenüber Google Docs, das nicht immer mit Microsoft Office-Dateien übereinstimmt.

Um etwas Neues zu erstellen, musste ich lediglich auf die große Schaltfläche „+“ klicken und meinen Dokumenttyp auswählen. So einfach ist das.

Wie bei den meisten Cloud-basierten Plattformen speichert DocSpace alle Änderungen sofort, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Ihre Arbeit verloren geht, wenn etwas schief geht. Wenn Sie offline arbeiten, werden die Änderungen hochgeladen, wenn Sie die Verbindung wiederherstellen.

Die Redakteure sind unglaublich schnell. Mir ist aufgefallen, dass sowohl das Bearbeiten als auch das Hochladen tendenziell schneller war als bei Microsoft Office 365 und Google Docs. Dies gilt insbesondere bei großen Präsentationsdateien und größeren Tabellenkalkulationen.

Ich würde dringend empfehlen, einen Screenshot der in DocSpace verfügbaren Hotkeys zu machen, bis Sie sie kennengelernt haben. Sie finden diese, indem Sie auf die Punkte neben Ihrem Namen in der linken Seitenleiste klicken und „HotKeys“ auswählen oder indem Sie Ctrl+ drücken /.

Meine einzige Beschwerde ist, dass die Kommunikationstools nicht sofort offensichtlich sind. Ich musste das Benutzerhandbuch lesen, um herauszufinden, dass Sie ein Plugin aktivieren müssen, wenn Sie sich in einem geöffneten Dokument befinden, um mit dem Chatten oder einem Audio-/Videoanruf zu beginnen.

Preisgestaltung

Derzeit bietet ONLYOFFICE DocSpace zwei Pläne an:

• Kostenloser Start – nur für begrenzte Zeit.
• Business – 30 $/Administrator oder Poweruser. Derzeit kostet es nur 15 $/Administrator oder Poweruser.

Beide Pläne bieten unbegrenzte reguläre Benutzer. Der Business-Plan bietet unbegrenzte Administratoren, Hauptbenutzer, Räume und Benutzer pro Raum. Außerdem erhalten Sie 100 GB Speicherplatz pro Administrator/Poweruser.

Der kostenlose Plan beschränkt Sie auf 2 GB Speicherplatz, 1 Administrator, 2 Hauptbenutzer und bis zu 12 Räume. Außerdem können Sie das Branding nicht anpassen und der Support ist nur über das Community-Forum verfügbar.

Abschließende Gedanken

Insgesamt ist ONLYOFFICE DocSpace eine willkommene Alternative zu Google Docs und sogar Microsoft Office 365, wenn es um die Dokumentenverwaltung, -erstellung und -bearbeitung geht. Das Layout ist viel übersichtlicher und benutzerfreundlicher und eignet sich perfekt für Teams.

Ein weiterer Vorteil ist der Fokus auf Sicherheit und Datenschutz. Es ist außerdem überraschend kostengünstig, da Sie nicht für Standardbenutzer bezahlen müssen.

Probieren Sie ONLYOFFICE DocSpace aus und beginnen Sie mit der Erstellung von Gemeinschaftsräumen für Ihr Team.