Entdecken Sie, warum das selbstgehostete Kimai die ultimative Zeiterfassungslösung ist

In den letzten zehn Jahren habe ich mich bei der Verwaltung der Kundenabrechnung auf Zeiterfassungstools verlassen. Unter allen Lösungen, die ich untersucht habe, ist die selbstgehostete Version von Kimai meine erste Wahl. In diesem Artikel wird erklärt, warum ich die selbstgehostete Version von Kimai für den besten verfügbaren Zeiterfassungsdienst halte – nicht nur für Freiberufler wie mich, sondern auch für Unternehmen und Privatanwender, die mehr Klarheit über ihr Zeitmanagement suchen.

Wir stellen vor: Kimai, mein Go-To-Zeittracker

Ich bin vor einigen Jahren auf Kimai gestoßen , als ich nach einer Open-Source-Lösung zur Zeiterfassung suchte, die auf meine speziellen Anforderungen zugeschnitten werden konnte. Zunächst war ich skeptisch. Denn könnte ein Projekt, das seit 2006 existiert, wirklich mit modernen Plattformen konkurrieren? Meine Erfahrungen waren jedoch äußerst positiv.

Meine Erfahrung mit Kimai verlief reibungslos. Die Benutzeroberfläche schien für meine Verwendung konzipiert worden zu sein. Ich konnte damit Timer bei Bedarf mühelos starten und anhalten.

Ein herausragendes Merkmal ist die Möglichkeit, sich überschneidende Projekte zu verwalten. An vielen Tagen ertappe ich mich dabei, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen – ich beschäftige mich mit einem Kunden und erledige gleichzeitig ein anderes Projekt. Kimai vereinfacht den Prozess der Nachverfolgung dieser sich überschneidenden Zeiträume.

Darüber hinaus kann ich umfassende Berichte und professionelle Rechnungen direkt aus meinen Zeitprotokollen erstellen, was meinen Abrechnungsprozess rationalisiert. Kunden haben die Professionalität und Klarheit meiner Rechnungen gelobt (zuvor habe ich auf anpassbare Vorlagen zurückgegriffen), was sich positiv auf meine Geschäftsbeziehungen auswirkt.

Darüber hinaus darf ich Kimais umfangreiches Ökosystem an Plugins und Integrationen nicht übersehen , das die Funktionalität des Zeittrackers erheblich verbessert. Ich verwende beispielsweise das kostenlose Easy Backup-Plugin für One-Click-Backups meiner gesamten Kimai-Umgebung und habe die KimaiBar macOS-Menüleisten-App integriert, um die Arbeitszeit direkt von meinem Desktop aus zu erfassen. Während viele Plugins kostenlos sind, sind einige erweiterte Plugins, wie das Plugin zur Ausgabenverwaltung, kostenpflichtig.

Der überzeugendste Aspekt von Kimai ist für mich jedoch die Möglichkeit, diese Zeiterfassungslösung auf meinem eigenen Server selbst zu hosten.

Vorteile des Self-Hosting von Kimai

Kimai ist bereits ein fantastisches Tool zur Zeiterfassung, aber durch die Selbsthosting-Funktion wird es noch besser. Hier sind drei Hauptgründe, warum ich diesen Ansatz befürworte.

Kosteneinsparung ohne Kompromisse bei der Qualität

Als Freiberufler ist es wichtig, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten. In der Vergangenheit habe ich bei abonnementbasierten Zeiterfassungstools hohe Gebühren bezahlt, insbesondere für erweiterte Funktionen, die nur in Premium-Plänen verfügbar waren.

Die gehosteten Preise von Kimai beginnen bei 2,99 € (3,32 $) pro Benutzer und Monat für den Standardplan und 3,99 € (4,43 $) für den Professional-Plan. Obwohl diese Preise wettbewerbsfähig sind, sind sie weit von den Einsparungen beim Selbsthosting entfernt.

Durch das Selbsthosting von Kimai konnte ich diese wiederkehrenden Kosten vermeiden. Da ich bereits einen Server für meine persönliche Website eingerichtet hatte, fielen für die Installation von Kimai keine zusätzlichen Kosten an. Im Laufe der Jahre hat mir diese Entscheidung Hunderte von Dollar gespart – Geld, das ich für das Unternehmenswachstum oder andere wichtige Ausgaben verwenden konnte.

Volle Kontrolle über meine Daten

Datensicherheit ist von größter Bedeutung, nicht nur für mich, sondern auch für meine Kunden. Es war schon immer beunruhigend, vertrauliche Informationen auf Servern von Drittanbietern zu hosten. Das Self-Hosting von Kimai gab mir unübertroffene Sicherheit.

Wenn ich alte Datensätze lösche, bin ich sicher, dass sie dauerhaft entfernt werden – und es bleiben keine Zweifel darüber, ob ein Cloud-Dienst Kopien meiner Daten aufbewahrt.

Darüber hinaus kann ich durch das Self-Hosting meine Backup-Protokolle anpassen. Ich habe automatische tägliche Backups auf einem verschlüsselten externen Laufwerk eingerichtet, um sicherzustellen, dass meine Zeiterfassungsdaten und Abrechnungsunterlagen sicher sind und im Notfall wiederhergestellt werden können.

Für größtmögliche Sicherheit empfehle ich, Kimai lokal auf einem Gerät wie einem Raspberry Pi zu hosten und per Fernzugriff über ein sicheres VPN wie Tailscale darauf zuzugreifen.

Kimai an meinen Arbeitsablauf anpassen

Eine große Stärke von Kimai ist seine Anpassungsfähigkeit. Da es Open Source ist, sind umfangreiche Anpassungen möglich. Obwohl ich kein professioneller Entwickler bin, reichten meine begrenzten Programmierkenntnisse aus, um Kimai so zu modifizieren, dass es besser zu meinem Arbeitsablauf passte.

Ich habe zwar einige von mir verwendete Plugins hervorgehoben, aber die Anpassungsmöglichkeiten gehen darüber hinaus. Ich habe auch meine eigene benutzerdefinierte Rechnungsvorlage entworfen. Gemäß den Anweisungen in der Kimai-Dokumentation und mit Unterstützung von ChatGPT habe ich eine Vorlage erstellt, die nahtlos zu meiner Marke passt und alle Elemente enthält, die meine Kunden erwarten.

Der Vorgang erwies sich als recht intuitiv. Kimai speichert Rechnungsvorlagen im Verzeichnis „extensions/ki_invoice/invoices/“, sodass Sie sie mit Open Office-Dokumenten oder HTML erstellen können – ich habe HTML gewählt, um mehr Kontrolle über das Design zu haben.

Mein optimaler Ansatz zum Self-Hosting von Kimai

Wenn Sie nicht über umfassende technische Kenntnisse verfügen oder die Serververwaltung vermeiden möchten, können Sie Kimai am einfachsten über einen Webhosting-Anbieter wie Namecheap selbst hosten, der ein Softaculous-Installationsprogramm anbietet.

Softaculous vereinfacht die Installation verschiedener Webanwendungen, einschließlich Kimai. Melden Sie sich zunächst bei Ihrem cPanel-Konto bei Ihrem Hosting-Anbieter an und suchen Sie in Ihrem cPanel-Dashboard die Option „ Softaculous Apps Installer “.

Suchen Sie in der Softaculous-Oberfläche nach „Kimai“ oder durchsuchen Sie die aufgelisteten Anwendungen. Wenn Sie Kimai gefunden haben, wählen Sie es aus, um auf die Installationsseite zuzugreifen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Installieren, um die Installation zu starten.

Sobald Ihre selbstgehostete Kimai-Installation aktiviert ist, denken Sie daran, Ihre Anmeldeinformationen sicher aufzubewahren und Ihre Installation regelmäßig zu aktualisieren, um von Sicherheitsverbesserungen und neuen Funktionen zu profitieren.

Das Self-Hosting von Kimai bietet eine robuste, anpassbare und kostengünstige Lösung zur Zeiterfassung, mit der Sie die Kontrolle über Ihre Daten behalten. Egal, ob Sie wie ich Freiberufler, Inhaber eines Kleinunternehmens oder Teil einer größeren Organisation sind, Kimai kann sich an Ihre Anforderungen anpassen und bietet gleichzeitig die Sicherheit und Flexibilität des Self-Hostings.

Wenn Sie weitere Tools zur Steigerung der Produktivität Ihres Teams entdecken möchten, sollten Sie sich unbedingt diese Projektmanagement-Tools ansehen .

Alle Bilder und Screenshots von David Morelo.

Quelle