15 Tipps und Tricks zu Microsoft Excel, mit denen Sie Zeit sparen

Microsoft Excel ist bei professionellen und alltäglichen Benutzern gleichermaßen beliebt. Was Sie vielleicht nicht wissen, ist, dass Excel viel mehr kann, als Sie denken. Möglicherweise verpassen Sie einige tolle zeitsparende Funktionen und sind sich dessen nicht bewusst. Die folgenden Excel-Tipps und Tricks können Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben schneller zu erledigen.

1. Geben Sie das aktuelle Datum oder die aktuelle Uhrzeit ein und formatieren Sie sie

Möglicherweise wissen Sie bereits, dass Sie über eine Funktion das aktuelle Datum oder die aktuelle Uhrzeit auf Ihrem Blatt eintragen können. Aber wussten Sie, dass Sie das statische Datum oder die statische Uhrzeit über eine Tastenkombination eingeben können? Dies ist ein praktischer Weg, wenn Sie einen festen Wert wünschen und nicht einen, der jedes Mal aktualisiert wird, wenn Sie die Arbeitsmappe öffnen.

Wählen Sie eine Zelle aus und geben Sie eine der folgenden Tastenkombinationen ein:

• Aktuelles Datum : Ctrl+ ;(Semikolon) unter Windows oder Command+ ;auf Mac
• Aktuelle Uhrzeit : Ctrl+ Shift+ ;unter Windows oder Command+ Shift+ ;auf dem Mac
• Aktuelles Datum und Uhrzeit : Ctrl+ ;, Space, Ctrl+ Shift+ ;unter Windows oder Command+ ;, Space, Command+ Shift+ ;auf Mac.

Formatierungsverknüpfungen

Standardmäßig wird das Datum als MM/TT/JJJJ angezeigt, Sie können dies jedoch auch mit einer Tastenkombination ändern.

• Wählen Sie mit der Tastenkombination oben die Zelle aus, in die Sie gerade das Datum eingegeben haben.
• Halten Sie Ctrl+ Shiftunter Windows oder Command+ Shiftauf Mac gedrückt.
• Drücken und loslassen #(Nummernzeichen oder Hashtag).
• Lassen Sie Ctrl+ Shiftoder Command+ los Shift.

Das Datum wird als TT-MMM-JJ formatiert.

Ähnlich wie das Datum ist auch die Uhrzeit standardmäßig formatiert. Das Format ist HH:MM:SS AM/PM. Wenn Sie die Sekunden aus der Uhrzeit entfernen möchten, können Sie dies über eine Verknüpfung tun.

• Wählen Sie mit der vorherigen Verknüpfung die Zelle aus, in die Sie gerade die Uhrzeit eingegeben haben.
• Halten Sie Ctrl+ Shiftunter Windows oder Command+ Shiftauf Mac gedrückt.
• Drücken und loslassen @(am Symbol).
• Lassen Sie Ctrl+ Shiftoder Command+ los Shift.

Die Uhrzeit wird als HH:MM AM/PM formatiert.

2. Fügen Sie einen Zeilenumbruch in eine Zelle ein

Dies ist eine häufig gesuchte Aktion in Excel. Möglicherweise möchten Sie einen Zeilenumbruch zwischen den Daten in Ihrer Zelle einfügen, anstatt sie umzubrechen. Dies ist praktisch, wenn Sie beispielsweise eine Liste in einer Zelle erstellen.

Platzieren Sie Ihren Cursor hinter dem Text an der Stelle, an der Sie den Zeilenumbruch einfügen möchten, und drücken Sie Alt+ Enterunter Windows oder Option+ Returnauf Mac, um Ihren Zeilenumbruch anzuzeigen.

Beachten Sie, dass Sie möglicherweise die Zeile oder Formelleiste verlängern müssen, um den gesamten Zelleninhalt anzuzeigen.

3. Kopieren Sie Daten mit Ihrem Cursor in benachbarte Zellen

Mit Maus- oder Trackpad-Gesten können Sie ganz einfach eine Reihe von Zellen nach rechts, links, oben oder unten kopieren. Sie können auch zusätzliche Optionen für die kopierten Daten aufrufen.

Kopieren Sie die Zellen

Kopieren Sie mit dem Füllgriff einen Zellbereich ohne zusätzliche Tastendrücke oder Menübefehle.

• Wählen Sie die Zellen aus, die Sie kopieren möchten, indem Sie den Cursor darüber ziehen.
• Unten rechts sehen Sie den Füllpunkt (Pluszeichen). Klicken Sie auf den Füllpunkt und ziehen Sie ihn an die Stelle, an der Sie die Zellen kopieren möchten.

Kopieren Sie die Zellen mit Optionen

Wenn Sie mehr mit Ihren kopierten Zellen machen möchten, können Sie schnell weitere Aktionen aufrufen.

• Wählen Sie die Zellen aus, die Sie kopieren möchten, um den Füllpunkt wie oben beschrieben anzuzeigen.
• Ziehen Sie mit der „rechten Maustaste“ an die Stelle, an der Sie die kopierten Zellen haben möchten, und lassen Sie sie los.
• Die Optionen wie „Zellen kopieren“, „Reihen füllen“, „Nur Formatierung füllen“ und mehr werden in einem Popup-Fenster angezeigt. Wählen Sie einfach das gewünschte aus.

4. Führen Sie beim Einfügen von Daten Berechnungen durch

Eine Berechnung ist eine häufige Aktion in Excel, es gibt jedoch mehr als eine Möglichkeit, sie durchzuführen. Wenn Sie Daten schnell addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren möchten, können Sie dies mit der Funktion „Spezial einfügen“ tun.

Als einfaches Beispiel verwenden wir die Addition. Wir möchten die Werte in den Zellen B2 bis B6 zu denen in den Zellen D2 bis D6 addieren.

• Kopieren Sie die Zellen B2 bis B6 mit „Kopieren“ auf der Registerkarte „Startseite“ oder indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und „Kopieren“ wählen.

• Wählen Sie die Startzelle aus, die die Werte für die Berechnung enthält. In diesem Beispiel ist es D2.

• Wählen Sie „Einfügen -> Inhalte einfügen“ auf der Registerkarte „Startseite“ oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Inhalte einfügen“.

• Wählen Sie die Berechnung unter „Betrieb“ aus. In unserem Beispiel wählen wir „Hinzufügen“.

• Wenn Sie auf „OK“ klicken, werden Ihre Zellen mit der von Ihnen ausgewählten Berechnung eingefügt und erhalten neue Werte.

5. Überspringen Sie leere Zellen beim Einfügen von Daten

Wenn Sie vorhandene Daten durch Kopieren und Einfügen ersetzen möchten, enthalten einige der Daten möglicherweise leere Zellen. Höchstwahrscheinlich möchten Sie tatsächliche Daten nicht durch Leerzeichen ersetzen. Fügen Sie Ihre Daten erneut mit der Funktion „Inhalte einfügen“ ohne die leeren Zellen ein.

Beispielsweise aktualisieren wir die Umsatzsummen einiger Verkäufer. Wir möchten diese Daten kopieren, um das Original zu ersetzen. Da die kopierten Daten leere Zellen enthalten, möchten wir das Einfügen dieser Zellen überspringen und die Originaldaten beibehalten.

• Kopieren Sie die Zellen mit Ihrer bevorzugten Methode, wählen Sie die Zelle aus, in die Sie sie einfügen möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ auf „Einfügen -> Inhalte einfügen“.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Leerzeichen überspringen“ unten im Feld „Inhalte einfügen“ und klicken Sie auf „OK“.

• Ihre eingefügten Daten ignorieren die leeren Zellen und behalten die Originaldaten bei.

6. Beseitigen Sie leere Zellen

Möglicherweise sind die leeren Zellen in Ihrem Blatt bereits vorhanden. Beseitigen Sie sie schneller als durch manuelles Verschieben der Zellen mit nur wenigen Klicks.

• Wählen Sie die Spalte, Zeile oder den Zellbereich aus, drücken Sie Ctrl+ Gunter Windows oder Command+ Gauf Mac, um das Tool „Gehe zu“ zu öffnen, und klicken Sie auf „Spezial“.

• Wählen Sie im nächsten Feld „Leerzeichen“ und „OK“.

• Drücken Sie Ctrl+ -(Bindestrich) unter Windows oder Command+ -auf Mac und wählen Sie dann „Zellen nach oben verschieben“.

• Wählen Sie „OK“ und Ihre leeren Zellen verschwinden.

7. Entfernen Sie zusätzliche Leerzeichen aus einer Zelle

Möglicherweise haben Sie Daten importiert oder bei der Dateneingabe versehentlich zusätzliche Leerzeichen eingegeben. Unabhängig davon, ob es sich um Daten oder eine Formel handelt, können Sie mit der TRIM-Funktion unnötige Leerzeichen entfernen, die später zu einem Problem werden könnten.

Wählen Sie eine leere Zelle aus, geben Sie die folgende Formel ein und ersetzen Sie die A3-Zellreferenz durch Ihre eigene:

=TRIM(A3)

Ihr Datum verfügt nicht mehr über die zusätzlichen Leerzeichen.

Kopieren Sie entweder die bereinigten Daten und fügen Sie sie in die Originalzelle ein oder entfernen Sie die Originaldaten.

Sehen Sie sich für ähnliche Optimierungen diese zusätzlichen Möglichkeiten zum Bereinigen Ihrer Excel-Daten an .

8. Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste

Eine etwas versteckte Funktion in Excel kann Ihre Dateneingabe drastisch verbessern. Es verhindert nicht nur, dass Sie Daten falsch eingeben, sondern erspart Ihnen auch die Eingabe von Daten überhaupt. Die Funktion „Aus Dropdown-Liste auswählen“ verwendet Ihre aktuellen Dateneinträge.

Wir haben eine Liste mit Namen in der ersten Spalte unseres Blattes. Wenn Sie beginnen, einen dieser Namen in die Zelle darunter einzugeben, bietet Excel Vorschläge für die schnelle erneute Auswahl dieses Namens.

• Eine andere Möglichkeit, einen dieser Namen einzugeben, besteht darin, mit der rechten Maustaste zu klicken und „Aus Dropdown-Liste auswählen“ auszuwählen.

• Excel zeigt eine Dropdown-Liste dieser Namen an, aus der Sie einen auswählen können.

Beachten Sie, dass Sie die Zelle direkt unter dem letzten Element in der Spalte verwenden müssen, um die Dropdown-Liste in Excel anzuzeigen .

9. Ändern Sie die Formeln in statische Werte

Wenn Sie die Berechnung oder Analyse Ihrer Daten mit Formeln in Excel abgeschlossen haben und die Formelergebnisse stattdessen als statische Werte anzeigen möchten, verwenden Sie erneut die bewährte Funktion „Spezial einfügen“.

• Kopieren Sie die Zelle(n), die die Formel(n) enthält.

• Wählen Sie „Einfügen -> Inhalte einfügen“ auf der Registerkarte „Startseite“. Hinweis: Wählen Sie keine andere Zelle oder einen anderen Bereich aus. Lassen Sie die Zelle(n), die Sie kopieren, ausgewählt, damit Sie sie ersetzen können.

• Wählen Sie im Feld „Inhalte einfügen“ die Option „Werte“ und klicken Sie auf „OK“.

• Sie werden sehen, dass Ihr Formelergebnis die tatsächliche Formel durch einen festen Wert ersetzt.

10. Konvertieren Sie Ihre Zeilen in Spalten und umgekehrt

Dies ist ein praktischer Excel-Tipp, wenn Ihre Zeilen zu lang oder Spalten zu kurz sind und Sie sie umkehren möchten. Verwandeln Sie Ihre Zeile in eine Spalte oder umgekehrt.

• Wählen Sie die Zellen aus, die Sie konvertieren möchten, und kopieren Sie sie.

• Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die Daten platzieren möchten, und wählen Sie „Inhalte einfügen“ mit Ihrer bevorzugten Methode.
• Wenn das neue Fenster erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Transponieren“ und klicken Sie auf „OK“.

• Ihre Zeile wird in eine Spalte umgewandelt.

Weitere Möglichkeiten zum Transponieren von Daten in Excel finden Sie in unserem vollständigen Tutorial.

11. Text in eine Spalte umwandeln

Mit diesem nächsten Trick können Sie die Daten einer einzelnen Zelle ganz einfach in mehrere Zellen aufteilen. Konvertieren Sie den Zellentext in eine Spalte, anstatt Daten manuell auszuschneiden und einzufügen oder erneut einzugeben.

• Wählen Sie die Zelle aus, die die Daten enthält, gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Datentools“ auf „Text in Spalten“.

Es gibt drei Schritte, um Ihre Daten richtig zu konvertieren. Während Sie Ihre Auswahl treffen, wird unten im Feld eine Vorschau angezeigt, sodass Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen können, bevor Sie fortfahren.

• Wählen Sie aus „Getrennt“ oder „Feste Breite“ die Option aus, die am besten zu Ihren aktuellen Daten passt, und klicken Sie auf „Weiter“.

• Wählen Sie diese Option basierend auf der Option, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise „Getrennt“ gewählt haben, wählen Sie das Trennzeichen.

• Wählen Sie ein „Spaltendatenformat“ und geben Sie das „Ziel“ ein oder passen Sie es an. Klicken Sie auf „Fertig stellen“.

• Der Inhalt Ihrer Zelle wird in separate Zellen aufgeteilt, eine pro Spalte.

12. Diagramme als Vorlagen speichern

Wenn Sie in Excel ein Diagramm erstellen, das Sie für verschiedene Daten in Ihrer Arbeitsmappe wiederverwenden möchten, speichern Sie es als Vorlage. Dadurch können Sie diese Vorlage für das nächste von Ihnen erstellte Diagramm auswählen und das Farbschema und andere Stile beibehalten.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie „Als Vorlage speichern“.

• Geben Sie im Feld „Diagrammvorlage speichern“ einen Namen ein und wählen Sie „Speichern“.

• Um Ihre Vorlage zu verwenden, wählen Sie die Daten aus, gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und klicken Sie auf „Empfohlene Diagramme“.

• Öffnen Sie die Registerkarte „Alle Diagramme“, wählen Sie links „Vorlagen“ und rechts Ihre Vorlage aus.

• Klicken Sie auf „OK“ und Ihr individuelles Diagramm ist einsatzbereit.

13. Verwenden Sie die Schaltfläche „Schnellanalyse“ für Formatierungen, Diagramme und mehr

Eine weitere Excel-Funktion, die häufig nicht ausreichend genutzt wird, ist die Schnellanalysefunktion. Wenn Sie mit einer Gruppe von Zellen arbeiten und diese formatieren, in ein Diagramm umwandeln oder Berechnungen dafür durchführen möchten, verwenden Sie die Funktion „Schnellanalyse“.

• Wählen Sie die Zellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, und klicken Sie unten rechts im Bereich auf die Schaltfläche „Schnellanalyse“.

• Verwenden Sie die Registerkarten im Fenster „Schnellanalyse“, um die Art der Aktion auszuwählen, die Sie ausführen möchten.

Die Registerkartenoptionen hängen von der Art der von Ihnen ausgewählten Daten ab, umfassen jedoch normalerweise Formatierung, Diagramme, Summen, Tabellen und Sparklines . Wählen Sie eines aus, um sich schnell um Ihre Daten zu kümmern.

14. Führen Sie Aktionen schnell mit wichtigen Tipps aus

Wenn Sie Excel unter Windows verwenden, nutzen Sie die Tastenkombinationen „Key Tips“. Zeigt Buchstaben an, die Registerkarten, Menübefehlen und Multifunktionsleistenschaltflächen zugewiesen sind. Wählen Sie einfach den Buchstaben oder die Buchstabenkombination aus, um diese Aktion auszuführen.

• Wählen Sie die AltTaste auf Ihrer Tastatur aus und die Tastentipps werden als weiße Buchstaben in schwarzen Quadraten angezeigt.

• Wählen Sie den Buchstaben aus, der der Registerkarte entspricht, die Sie öffnen möchten. In diesem Beispiel drücken wir Hauf die Registerkarte „Home“.

• Wählen Sie den Buchstaben für die Multifunktionsleistenschaltfläche oder das Dropdown-Menü aus und drücken Sie dann, Mum das Menü „Zusammenführen und zentrieren“ zu öffnen.

• Wählen Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Buchstaben für die Aktion aus. In diesem Beispiel drücken wir Cauf „Zusammenführen und zentrieren“ unserer Zelle.

15. Gängige Excel-Tastaturkürzel

Wir haben eine vollständige Liste der Tastaturkürzel für Excel , die Sie sich ansehen können. Aber für einige gängige Verknüpfungen in Windows sind hier einige, die Sie interessieren könnten:

• Strg + – : Zeigt Optionen zum Löschen von Zellen an
• Strg + A : Wählt alle Blattdaten aus
• Umschalt + Leertaste : Wählt die aktive Zeile aus
• Strg + Leertaste : Wählt die aktive Spalte aus
• Strg + C : kopiert ausgewählte Daten
• Strg + V : Fügt kopierte Daten ein
• Strg + Pos1 : wählt die erste Zelle mit Ihren Daten aus
• Strg + Ende : Wählt die letzte Zelle mit Daten aus
• Strg + Aufwärtspfeil : Wählt die erste Zelle der aktiven Spalte aus
• Strg + Abwärtspfeil : Wählt die letzte Zelle der aktiven Spalte aus

Häufig gestellte Fragen

Wie ändere ich das Datums- und Uhrzeitformat in Excel?

Für ein schnelles Datums- oder Uhrzeitformat wählen Sie die Zelle aus und gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“. Wählen Sie das Format im Dropdown-Menü „Zahlenformat“ im Abschnitt „Zahl“.

Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken, die das Datum oder die Uhrzeit enthält, und „Zellen formatieren“ wählen. Gehen Sie zur Registerkarte „Zahl“, wählen Sie „Datum“ oder „Uhrzeit“, um rechts das Format auszuwählen, und klicken Sie auf „OK“.

Warum gibt es in Excel kein Schnellanalysetool?

Die Schaltfläche für die Schnellanalyse wird nicht angezeigt, wenn Sie in Excel eine einzelne Zelle, eine Gruppe leerer Zellen, eine Spalte oder eine Zeile auswählen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Zellbereich oder ein Array mit Daten auswählen. Unten rechts sollte die Schaltfläche „Schnellanalyse“ angezeigt werden.

Wie speichere ich jede Minute automatisch in Excel?

Wenn Sie die Funktion „AutoSpeichern“ verwenden, um Ihre Excel-Arbeitsmappe automatisch zu speichern, können Sie auswählen, wie oft AutoSpeichern aktiviert wird.

Gehen Sie zu „Datei -> Optionen“ und wählen Sie links „Speichern“. Aktivieren Sie rechts das Kontrollkästchen „AutoRecover-Informationen alle X Minuten speichern“ und geben Sie „1“ in das Feld ein. Aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen unten für „Die letzte automatisch wiederhergestellte Version behalten, wenn ich schließe, ohne zu speichern.“

Bildnachweis: Pixabay . Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.